Caritasverband Köln verwaltet Dokumente mit SharePoint 2013

Der Caritasverband der Stadt Köln e.V. verwaltet Qualitätsmanagement-Dokumente mit SharePoint 2013. Dem hohen Anspruch an das Qualitätsmanagement wurde nun mit einer neuen SharePoint 2013-basierten Lösung der novaCapta Rechnung getragen.

Ausgangssituation

Der Caritasverband für die Stadt Köln e.V. (Caritas Köln) verwaltet im Rahmen des Qualitätsmanagements (QM) umfangreiche Prozessbeschreibungen. Die ­bisher verwendete QM-Lösung war kompliziert zu bedienen, das Auffinden von ­Dokumenten umständlich und zeitraubend. Mussten Dokumente geändert werden, war systemseitig kein geregelter Workflow vorgegeben.

Lösung

Microsoft SharePoint bietet umfangreiche Möglichkeiten zum Dokumenten­management und deckt fast alle Anforderungen der Caritas Köln an ein QM-­System standardmäßig ab. Ergänzt um Nintex zum Workflow- und Prozess­management bildet die Dokumenten­bibliothek einen einheitlichen und kontrollierten Ablageort für alle QM-Dokumente. Die Bibliotheks­struktur und komfortable Suchfunktionen stellen das schnelle ­Auffinden von Dokumenten sicher. Verbindliche Prozessbeschreibungen stehen damit allen Mitarbeitern schnell und einfach zur Verfügung

Wert für den Kunden

Für die QM-Lösung wurden überwiegend Standard-Funktionalitäten ­verwendet. Dadurch kann sie neuen Anforderungen jederzeit unkompliziert angepasst ­werden. Die gesamte Dokumenten­verwaltung ist zudem prozesssicher und ­einfach administrierbar. Die Mitarbeiter der Caritas Köln profitieren von der bereits bekannten SharePoint-Oberfläche sowie der übersichtlichen SharePoint-Suche.

Verbesserungen
  • Prozesssichere Dokumentenablage
  • Schnelles Auffinden von Dokumenten
  • Einfacher Zugang für alle Mitarbeiter
  • Klares Workflowmanagement

Nutzerfreundliche und übergreifend zugängliche Qualitätsmanagement-Lösung

Qualitätsmanagement-Dokumente beinhalten verbindliche Prozessbeschreibungen und müssen daher von allen Mitarbeitern jederzeit unkompliziert eingesehen ­werden können.

Die Caritas Köln wollte das bisherige, komplexe Qualitätsmanagement-­System durch ein einfach administrierbares und ­über­greifend ­zugängliches System ersetzen. Die Wahl fiel auf das ­bereits als Intranet-Lösung eingesetzte Microsoft ­SharePoint, das bereits standardmäßig mit umfangreichen Dokumenten­management-Funktionen ausgestattet ist. ­Ergänzt um die Software Nintex bietet diese Lösung außerdem ein ­kom­plexes Workflow- und Prozessmanagement.

Effizientes Dokumentenmanagement und Automatisierung von Prozessen

Durch die neue QM-Lösung mit SharePoint profi­tieren die Caritas Mitarbeiter von einem System, das ihnen ­bereits ­vertraut ist. Mit seinem integrierten Dokumenten­management und Nintex verfügt SharePoint über alle Funktionen, die zur Verwaltung und Nutzung von umfang­reichen Organisations-Handbüchern notwendig sind: 

  • Automatische Versionierung der Dokumente
  • Gezielte Verschlagwortung der Dokumente
  • Microsoft Office-Konformität: Bearbeiten der Dokumente per Mausklick 
  • Check-in / Check-out: Automatisches Kennzeichnen von Dokumenten in Bearbeitung, Schreibschutz vor Änderungen durch andere Nutzer 
  • Einfache Kapitelverwaltung über eine einheitliche ­Baumstruktur (Basis: SharePoint-Termstore) 
  • Automatische Erstellung von Sammel­doku­­menten aus mehreren „Teilhandbüchern“ 
  • Flexible Vergabe von Nutzerrechten
  • Klar definierter, automatisierter Freigabe- und Genehmigungsprozess
  • Benutzerhinweise und Leseaufforderung bei ­aktualisierten/neuen Dokumenten
  • Gleichzeitiges Bearbeiten von Dokumenten im Team, ­sogar in Echtzeit

Komfortable Suchfunktion, individuelle User-Dashboards und flexible Systemanpassungen

Die facettierte Suchfunktion unterstützt die Nutzer ­dabei, Dokumente schnell und komfortabel zu finden. Eine ­grafische Navigation sowie individuelle User-Dashboards verbessern die User Experience zusätzlich. 

Da für das Dokumentenmanagement überwiegend Standard­funktionen zum Einsatz kommen, ist das System besonders stabil und passt sich neuen Anforderungen ­flexibel an. Das gesamte QM-System ist nah am Anwender konzipiert und kann von der Caritas Köln selbst konfiguriert und angepasst werden. 

Download CaseStudy Caritas DE (PDF)

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