STIHL: von SharePoint 2013 in die Cloud

Mit dem Wunsch auf SharePoint Online umzusteigen und den Weg in die Cloud zu gehen, kam STIHL auf die novaCapta zu. Als kompetenter Partner war novaCapta dem Unternehmen schon aus vorherigen Projekten bekannt und daher erste Wahl für dieses Projekt.

Die digitale Reise: von On-Premises in die Cloud

Mit dem Digital Collaboration Programm startete STIHL ein großes Digitalisierungsprojekt. Ein erfolgsentscheidender Teil davon: der Umzug in die Cloud. Mit dem Auslaufen des Supports von SharePoint 2013 war eine klare Deadline gesetzt. In diversen Projekten konnte novaCapta bereits seine Expertise als erfahrener Partner mit STIHL beweisen. So auch in dem Projekt beim Betriebssysytemwechsel der SharePoint 2013 Umgebung.

Mit Struktur wechseln: die Analyse der STIHL SharePoint Umgebung

Mit einer detaillierten Analyse- und Planungsphase startete das Projekt. Für die erfolgreiche Durchführung der Migration erstreckte sich die Vorbereitung über ein dreiviertel Jahr hinweg. Ziel war es, eine Übersicht der zu migrierenden Site Collections zu erlangen, zu identifizieren wie viel Volumen reduziert werden kann und welche Berechtigungen benötigt werden. Zudem wurde viel geprüft und getestet, um so möglichst viele Fehlerquellen vorab auszuräumen und Automatisierungspotenziale zu identifizieren. Die strukturierte Planung war für STIHL essentiell, denn mehrere tausend Mitarbeitende nutzen das System.

Am Ende der Analysephase stand fest: das STIHL SharePoint Universum umfasst fast 2.000 Site Collections, davon wurden 1.630 Seiten von novaCapta migriert, 350 zusätzlich entweder gelöscht oder von Mitarbeitenden umgezogen. Ein riesiges Projekt, trotz der fast 20 Prozent Volumen, die reduziert werden konnten. Durch die strukturierte Planung des Projekts wussten alle Beteiligten zu jedem Zeitpunkt, was zu tun ist und was als Nächstes anstand. Mit dem Auslaufen des Supports von SharePoint 2013 und der tiefgehenden Analyse wurde Ende 2022 als realistisches Migrationsziel festgehalten.

Großumzug: mit vier Severn migrieren

Oftmals reicht bereits ein Server für die Migration aus – bedingt durch das hohe Datenvolumen bei STIHL, insgesamt 12 TB, wurden vier Server parallel genutzt, um die Site Collections schnell und strukturiert zu übertragen. Als Basis wurde das Migrationstool ShareGate genutzt und um Scripte ergänzt, welche die Funktionalitäten automatisierten. Das Ganze wurde in der Microsoft Azure Cloud und On-Premises gehostet inklusive des novaCapta Migration Managers, um die Migrationsarchitektur so automatisiert und integriert wie möglich aufzubauen. Mit dem Migration Manager von novaCapta wurden die vier Migrationsserver orchestriert, die Logs zusammengefasst und so die Migration auf einer Oberfläche übersichtlich dargestellt.

Sukzessive Migration von Daten und Abteilungen

Jeden Freitag wurde der Migrationsprozess gestartet. Mit der voranschreitenden (Teil-)Automatisierung der Prozesse wurde das Volumen nach einer kurzen Pilotphase auf 40 Seiten erhöht. Durch die Verlagerung auf das Wochenende wurde das Daily Business nicht gestört. In wöchentlichen „Post Migration Mondays“ führte das aus STIHL und novaCapta Mitarbeitenden zusammengesetzte Projektteam anschließend eine manuelle Überprüfung des Datenumzugs durch. Es wurde bei allen umgezogenen SharePoint Site Collections sichergestellt, dass alle Berechtigungen und Daten zu 100 Prozent übertragen wurden.

Die sukzessive Übertragung der Daten ermöglichte den Abteilungen im Laufe des Projekts nacheinander in die Cloud zu wechseln. Ende Juli 2022 war die Migration der Site Collections nach nur 13 Monaten abgeschlossen und so dank der (Teil-)Automatisierung und der strukturierten Organisation fünf Monate früher als angesetzt. Der Gesamtprojektabschluss inklusive finalem Abbau der SharePoint 2013 Umgebung fand im Oktober 2022 statt.

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