Migration von Domino/Notes zu Microsoft 365

novaCapta unterstützt Aurubis bei der Ablösung von Domino/Notes und dem wichtigen Schritt Richtung Microsoft 365 als neue Mail- und Collaboration-Plattform.

Steigender Bedarf an Möglichkeiten und Tools für eine bessere Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens sowie mit Partnern

Strategische Entscheidung für Microsoft 365 als neue Mail- und Collaboration-Plattform

Ablösung der bisherigen Plattform Domino/Notes in Form einer „Koexistenz-Umstellung“

Einführung von “Microsoft 365 Outlook Client” sowie “OneDrive” zum Abspeichern und Teilen von persönlichen Dokumenten

Aufbau einer Koexistenz-Umgebung für Domino/Notes und Microsoft 365 Exchange/Outlook

Entwicklung und Durchführung eines Change/Learning Programms

Vollständige Migration nach Microsoft 365

Kontrollierter Übergang in die neue Technologie

Nutzer sind nach der Umstellung wieder schnell arbeitsfähig

Hohe Akzeptanz für die neuen Programme und Tools

Kostenvorteile

Der Bedarf an der Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens sowie über dieses hinaus mit Partnern (wie z.B. Lieferanten, Kunden, etc.) steigt im Zeitalter der Digitalisierung stetig an. Für die Zusammenarbeit stehen Collaboration-Werkzeuge, wie z.B. Mail, Chat, Telefon- und Videokonferenzen genauso wie eine gemeinsame Dateibearbeitung im Fokus. Eine sichere Handhabung dieser Werkzeuge sollte heute, auch über Unternehmensgrenzen hinaus, auf möglichst jedem Endgerät (PC, Laptop, Tablet oder Smartphone) zum Standard gehören.  ​

Aurubis hat sich, dem Bedarf folgend, strategisch für Microsoft 365 als neue Mail- und Collaboration-Plattform entschieden. Daraus ergab sich die Notwendigkeit die bisherige Plattform Domino/Notes als Collaboration-Plattform abzulösen. Nachdem mehrere Alternativen zur Umsetzung beleuchtet wurden, entschied man sich bei ca. 4.500 Benutzern für eine Koexistenz-Umstellung und gegen eine Big-Bang-Umstellung.

In einem ersten Schritt führte Aurubis zum Abspeichern und Teilen von persönlichen Dokumenten einen “Microsoft 365 Outlook Client” für Mail sowie “OneDrive Persönlich” ein. Nach dem Aufbau einer Koexistenz-Umgebung für Domino/Notes und Microsoft 365 Exchange/Outlook sowie einer ersten Testmigration erfolgte eine Pilotmigration mit 50 Usern aus allen Bereichen. Begleitend zur Test- und Pilotmigration wurde die Koexistenz-Umgebung optimiert. Im Anschluss an die Pilotumgebung wurden Gruppen bis ca. 300 User definiert und migriert. Parallel zur Technik wurde ein speziell für Aurubis optimiertes Change- und Learning-Programm für die Benutzer entwickelt und parallel zur technischen Umsetzung durchgeführt. Unterstützend zur Migration war der “Quest Migrator for Notes to Exchange” sowie der “Quest Coexistence Manager for Notes” im Einsatz. 

Die Benutzer hatten auf einen Stichtag die neuen Programme, waren entsprechend ausgebildet und vorbereitet, um mit den Programmen umzugehen. Ebenso wurden alle Daten aus den Domino Maildatenbanken und Domino Mailarchiven nach Microsoft 365 migriert – insgesamt waren das 35 TB Volumen. 

Eine Koexistenz-Umstellung schafft einen kontrollierten Übergang in eine neue Technologie und hilft, abhängig von der jeweiligen Aufgabenstellung, Kosten zu sparen. Die Benutzer sind auf den Umgang mit den neuen Programmen vorbereitet und verlieren nach der Umstellung keine Zeit im Arbeitsalltag, wichtige Funktionen zu suchen. Die Vorgehensweise “Technik und Change/Learning parallel” verhindert Frust bei den Benutzern sowie ein erhöhtes Supportaufkommen. Direkt nach der technischen Umstellung und der Change-Begleitung durch begleitende Informationen sowie ein angemessenes Training sind die Benutzer schnell wieder voll arbeitsfähig. Die Akzeptanz für die neuen Werkzeuge ist hoch.

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