Sie möchten in moderne Technologie für eine orts- und geräteübergreifende Zusammenarbeit investieren? Prima: Im zweiten Teil unserer Modern Workplace-Serie verraten wir, mit welchen Bausteinen Microsoft das hybride Arbeiten möglich macht.
Stellen Sie sich den Modern Workplace wie ein Bauprojekt vor: Verschiedene Bausteine und Gewerke müssen perfekt ineinandergreifen, damit eine stabile Struktur entsteht, die individuelle Arbeitsweisen optimal unterstützt. Das Fundament dafür bildet die Cloud, die den ortsunabhängigen und geräteübergreifenden Zugriff auf diese Struktur möglich macht.
Ihr Vorteil mit Microsoft: Mit Azure stellt der Cloud-Anbieter alle nötigen Ressourcen und Services bequem und unkompliziert aus seinen eigenen Datacentern bereit. Ganz gleich, ob Sie auf Infrastructure as a Service (IaaS) bzw. Platform as a Service (PaaS) bauen oder die mit Azure eng verzahnte Modern Workplace-Suite Microsoft 365 als Software as a Service (SaaS) nutzen.
Wenn vom Modern Workplace mit Microsoft die Rede ist, ist Microsoft 365 gemeint. Die Komplettlösung bietet sämtliche Office-Anwendungen wie Word, Excel, PowerPoint und Outlook, Clouddienste wie Teams oder SharePoint und integrierte Sichherheitsfunktionen aus einer Hand.
Durch die Installation auf PCs, Macs, Tablets und Smartphones können alle von überall und mit jedem Gerät auf die zentrale Kommunikations-, Kollaborations- und Dokumentenplattform zugreifen. Dabei lassen sich die in der Suite enthaltenen Apps individuell kombinieren – Sie entscheiden also selbst, in welchem Umfang Ihre Transformation zum Modern Workplace erfolgen soll.
Für reibunsgloses Teamplay bildet Microsoft Teams den zentralen Hub. Von der schnell getippten Chatnachricht über die Telefonie und das Desktop-Sharing bis hin zu Videomeetings mit maximal 10‘000 Beteiligten ist jede Art der digitalen Kommunikation möglich.
Dabei bietet das in Teams integrierte und via SharePoint realisierte Dokumentenmanagement die Möglichkeit, gemeinsam und in Echtzeit an Inhalten zu arbeiten. Durch die zentrale Speicherung der Daten ist es nicht mehr nötig, unübersichtliche E-Mails mit Dateianhängen zu versenden. Dazu gibt es mit Microsoft Project, Microsoft Project for the web und Microsoft Planner drei Projekmanagement-Tools, die sich innerhalb Teams nutzen lassen.
Überhaupt sind viele Apps integrierbar: Etwa auch der novaCapta Building Explorer für alle, die in der Baubranche tätig sind und ein Tool benötigen, das den Aufruf und die Bearbeitung von 3D-Modellen oder 2D-Plänen erlaubt – und zwar ohne zusätzliche Baumanagement- oder CAD-Software installieren zu müssen.
Das Intranet ist das Planungsbüro Ihrer Baustelle: Hier laufen alle Fäden für einen ungestörten Informationsfluss zusammen, der alle Beteiligten auf dem Laufenden hält. Vorteil Microsoft 365: Mit SharePoint ist bereits eine Vielzahl an Optionen und Tools zum Erstellen von Intranetsites inklusive. Es lassen sich hochfunktionale Seiten erstellen, ohne dafür Programmierkenntnisse besitzen zu müssen. Oder Sie nutzen Tools externer Anbieter wie unseren Intranet-Baukasten Valo: Die Lösung integriert sich vollständig in Microsoft 365 und bringt Ihre Mitarbeitenden in Teams zum Teilen von Informationen und Inhalten zusammen. Dabei lassen sich Intranets nach individuellen Vorlieben anpassen.
Von Grund auf ist Microsoft 365 mit einem leeren Parkplatz zu vergleichen, auf dem keine Parklinien eingezeichnet sind: Jeder darf alles und es sind keine Grenzen gesetzt. Klar: Unternehmen sollen sich in der Produktivitäts-Cloud „austoben“ und Teams, SharePoint und Office-Apps „grenzenlos“ für sich nutzen.
Klar ist aber auch, dass Sie die Governance nicht aus den Augen verlieren dürfen, denn die besten Werkzeuge helfen nur, wenn man sie richtig nutzt. Und so gibt es Lösungen wie novaWorxx, die zahlreiche Konfigurations- und Einschränkungsmöglichkeiten bieten, um die Verwaltung zu erleichtern. Damit passen Sie Ihre Microsoft-Anwendungen an interne Arbeitsweisen an und übertragen bewährte Strukturen und Prozesse in Ihren Modern Workplace. Mit dem Ergebnis, dass Sie Anwenderfrust, gefährliche Sicherheitslücken und hohen manuellen Aufwand in der IT vermeiden.
Wenn häufig an gemeinsamen Dateien gearbeitet wird, sollte SharePoint als zentrale Drehscheibe zur Dateiablage dienen. Mit dem Ergebnis, dass sich alle Dokumente, die in sogenannten SharePoint Libraries gespeichert sind, gleichzeitig in Teams oder in einem Desktop-Client bearbeiten lassen. Die Bibliotheken können Sie dann auch als Netzlaufwerke in vorhandene Strukturen einbinden.
Die Zugriffsrechte vergeben Sie individuell: Legen Sie mit einem Governance-Tool wie novaWorxx ganz einfach und granular fest, wer welche Dateien von intern wie auch extern bearbeiten darf.
Ein zentraler Baustein des Modern Workplace ist die gezielte Automatisierung manueller, zeitaufwändiger und wiederkehrender Workflows wie etwa Bestellungen oder die Rechnungsverarbeitung.
Microsoft bietet dafür die Power Platform an: Mit der Low-Code-/No-Code-Umgebung sind auch „Citizen Developer“ ohne Programmierkenntnisse in der Lage, hochwertige Business Apps zu erstellen und Unternehmensprozesse zu automatisieren. Dabei lassen sich die einzelnen Power Bausteine über sogenannte Konnektoren und zugrunde liegende Datenquellen (z. B. SharePoint, Microsoft 365, Dynamics 365, SQLServer) nahtlos in das Microsoft-Cloud-Ökosystem integrieren.
Mit Azure Virtual Desktop (AVD) bietet Microsoft einen cloudbasierten Dienst an, der lokale Arbeitsplätze auf digitale Workplaces umstellt und damit den Zugriff auf den eigenen Desktop von überall und mit jedem Gerät möglich macht. Ein grosser Vorteil ist der Wegfall von Wartungs-, Installations- und Updateaufgaben, da Azure das übernimmt.
Und wer die genutzten Geräte wie Smartphones und Tablets sicher integrieren und verwalten will, kann mit Intune auf ein cloudbasiertes Mobile Device Management (MDM) aus dem Hause Microsoft setzen. Über die intelligente Plattform lassen sich Windows, Android und Apple Geräte verwalten.
Geht es mit dem Arbeitsplatz in die Cloud, sind eigene Datenschutz- und Sicherheitsvorkehrungen Pflicht. Genauso wichtig ist es allerdings, sicherzustellen, dass der eigene Cloud-Anbieter die eigenen Security-Anforderungen erfüllt. Denn nach dem Prinzip der geteilten Verantwortung (Shared Responsibility) müssen sich Cloud-Provider wie Microsoft um die physische Sicherheit der Rechenzentren und Server-Hardware kümmern, während der Schutz der eigenen Daten, Workloads und Anwendungen bei Ihnen liegt.
Aber keine Sorge: Mit Milliardensummen investiert Microsoft in solch einem Umfang in die Sicherheit seiner Systeme, dass kein lokales Datacenter mithalten kann. Dazu werden Ihre Unternehmensdaten in deutschen Rechenzentren gespeichert, so dass auch die DSGVO-Konformität gewährleistet ist.
Sie merken: Mit Azure, Microsoft 365, innovativen Office-Anwendungen und zusätzlichen Services bietet der Riese aus Redmond alles an, was das hybride Arbeiten möglich macht. Dabei brauchen Sie nicht gleich die ganze Kuh zu kaufen, wenn Sie nur ein Glas Milch wollen: Sie wählen einfach die Bausteine aus, die für Ihren Modern Workplace sinnvoll sind. Und falls Sie dabei Unterstützung brauchen, beraten wir Sie bei novaCapta nicht nur individuell, sondern begleiten Sie auch bei der Umsetzung und mit dem nötigen Support. Wie das dann in der Praxis aussehen kann, erfahren Sie im dritten Teil unserer Serie, in dem die Erni Gruppe von ihrer Transformation zum Modern Workplace berichtet.