„Wir wollten unser Teamwork moderner gestalten“

Gemeinsam mit der novaCapta hat die Erni Gruppe Ihre Arbeitswelt digitalisiert. Welche Herausforderungen dabei gemeistert wurden und welche Rolle die Bausteine von Microsoft spielen, verraten uns Andreas Wermelinger und Pascal Brunner im Interview.

Wie wurde die bisherige Zusammenarbeit der Erni Gruppe organisiert?

Andreas Wermelinger: Unsere Office-Mitarbeitenden haben sich über eine Vielzahl an E-Mails abgestimmt, während die an den verschiedenen Einsatzorten tätigen Fachkräfte und Firstline Worker WhatsApp Gruppen genutzt haben. Zusätzlich war noch ein „analoges“ schwarzes Brett im Einsatz, um allgemeine Informationen und Events zu verkünden und Einsätze zu planen.

Welche Herausforderungen hat das verursacht?

Andreas Wermelinger: Zum einen wurde es mit der wachsenden E-Mail-Flut immer schwieriger, den zentralen Überblick zu behalten. Zum anderen konnten wir mit der Nutzung von WhatsApp nicht mehr gewährleisten, dass die Trennung der privaten- und geschäftlichen Kommunikation bei uns liegt. Auch war der Zugriff auf alle nötigen Informationen für unsere Firstline Worker von unterwegs nicht immer reibungslos möglich.

Pascal Brunner: Wir können die Erfahrung auch aus anderen Projekten bestätigen. Die gesamte Baubranche befindet sich in einem starken Wandel. Dabei klafft eine grosse Lücke zwischen den Unternehmungen und Gewerken, denn während die einen schon voll digital unterwegs sind, arbeiten die anderen noch analog.

Worauf kam es beim „Bau“ des Modern Workplace an?

Andreas Wermelinger: Wir wollten unsere Zusammenarbeit moderner gestalten und hatten dafür ein klares Bild vor Augen. Unser komplexes Organigramm mit einer Holding, vier Firmen und einzelnen Abteilungen sollte in einer digitalen Kollaborations-Plattform aufgehen. Dazu sollte ein modernes Intranet die interne Kommunikation zentralisieren. Und da wir bereits Microsoft 365 im Testeinsatz hatten, wollten wir mit der novaCapta eine gangbare Lösung erarbeiten.

Pascal Brunner: Für uns war es wichtig, nicht nur die technische Lösung zu planen, sondern die Erni Gruppe auch bei der Umsetzung und dem Change-Management zu begleiten. Denn wer das volle Potenzial des Microsoft Universums ausschöpfen will, muss bei allen Beteiligten Akzeptanz schaffen.

Wie sieht die Lösung jetzt aus?

Pascal Brunner: Für die Erni Gruppe haben wir einen Teams Only-Ansatz verfolgt. Dabei konnte die gesamte Gruppe in einem einzigen Tenant abgebildet werden. Das analoge schwarze Brett wurde durch ein digitales Pendant und der bisherige Fileshare durch SharePoint ersetzt, was das Suchen und Finden von Dokumenten aller vier Firmen erleichtert. Indem das neue Intranet nun auf der funktionsstarken Baukastenlösung Valo Intranet aufsetzt, ist ein reibungsloser Informationsfluss gewährleistet. Und um bei aller grenzenlosen Zusammenarbeit auch die Governance im Griff zu behalten, ist unsere eigene Lösung novaWorxx im Einsatz.

Andreas Wermelinger: Die Firstline Worker machen immerhin 70 % aller Mitarbeitenden bei der Erni Gruppe aus, weshalb uns ihre Anbindung besonders wichtig war. Dafür hat uns die novaCapta Teams und Valo Intranet als mobile Versionen bereitgestellt. Egal, wo unsere Firstline Worker nun im Einsatz sind – mit ihren Smartphones können sie von überall auf alles zugreifen.

Bietet die moderne Arbeitswelt noch weitere Vorteile?

Andreas Wermelinger: Das Baukastensystem Valo bietet uns ein agiles Intranet, das sich einfach in die Infrastrukturen von Microsoft 365 integrieren lässt. So hat sich Teams mittlerweile als zentrale Drehscheibe für alle Anwendungen etabliert. Über das digitalisierte schwarze Brett lassen sich die wöchentlichen Unternehmensnews, Einsatzpläne und weitere Infos bequem und jederzeit abrufen. Zusätzlich ergänzt eine neue Datenablage mit verbesserter Metadatensuche die Möglichkeiten unserer Kollaborations-Plattform.

Pascal Brunner: Ich möchte noch die gezielte Automatisierung von Workflows erwähnen, die bisher noch manuell durchgeführt wurden. Wird die Microsoft Power Platform genutzt, um verschiedene Geschäftsanwendungen für die Erni Gruppe zu erstellen. Über das Intranet haben die Mitarbeitenden nun unter anderem die Möglichkeit, ihre Arbeitszeiten zu erfassen oder Urlaubsanträge zu stellen.

Wer profitiert noch vom Digitalisierungsschub?

Andreas Wermelinger: Ganz klar unsere Personalabteilung, die einen eigenen Arbeitsbereich in Teams bekommen hat. Hier lassen sich nun alle Mitarbeitenden digital verwalten, einzelne Dossiers pflegen und sämtliche Personaldaten finden und bearbeiten.

Pascal Brunner: Weil auch Vorgesetzte auf die vertraulichen Daten zugreifen können, handelt es sich um einen sensiblen Bereich, in dem beim Berechtigungsmanagement keine Fehler unterlaufen dürfen. Aber auch dafür sorgt jetzt unsere Teams-Governance-Lösung novaWorxx.

Welches Fazit können Sie ziehen?

Andreas Wermelinger: Für eine moderne und bessere Zusammenarbeit wollten wir neue Wege gehen. Dafür haben wir einen IT-Partner gesucht, der uns berät und gleichzeitig bei der Umsetzung unterstützt. Im Ergebnis hat die novaCapta uns nicht nur mit dem richtigen Mix aus Teams, Valo Intranet, Power Platform, SharePoint und weiteren Microsoft Anwendungen, sondern auch umfassend beim Change-Management geholfen.

Pascal Brunner: Man kann nicht oft genug betonen, dass die Einführung des Modern Workplace nie nur ein reines IT-, sondern vielmehr ein unternehmensweites Change Projekt ist. Umso mehr freuen wir uns darüber, dass die Mitarbeitenden der Erni Gruppe ihre neue, moderne Arbeitswelt angenommen haben und nun deutlich produktiver zusammenarbeiten.

Das Interview erschien zuerst auf inside-it.ch.