Egal ob Umzug in die Cloud, Einführung von Microsoft 365 und Teams oder Umstieg auf neue Applikationen: Veränderungsprozesse sollten stets von einem professionellen Change Management und entsprechenden User Adoption Maßnahmen begleitet werden. Denn nur, wenn es Ihnen gelingt, Ihr Team für die Zusammenarbeit in der vernetzten Welt zu begeistern, schaffen Sie echte Akzeptanz für neue Lösungen. Wir unterstützen Sie gerne mit unseren bewährten Change Management & Adoption Werkzeugen und Methoden auf Ihrer Reise zu Ihrem digitalen Arbeitsplatz!
Change Management & Adoption in IT-Projekten
Wir bieten nachhaltige Beratung für erfolgreiche Veränderungsprozesse
Beratung & Konzepte für erfolgreiche Veränderungsprozesse
Vorteile
Warum sind Change Management & Adoption wichtig?
Bei vielen IT-Projekten steht die neue Anwendung, deren Funktion und Aussehen im Vordergrund. Während des Roll-outs werden die Nutzenden dann in der Bedienung der neuen Anwendung geschult. Zwar ist dies ein zentraler Punkt, aber bei Weitem nicht der einzige zu beachtende: Häufig verändert sich nicht nur die Technologie – stattdessen eröffnet sich die Chance, Verhaltensweisen und Arbeitsabläufe zu verändern und zu optimieren.
Change Management mit der novaCapta
Für uns ist Change mehr, als um allgemeingültige Modelle zu wissen; wir kennen die Bedürfnisse, Sorgen und Ängste Ihrer User.
Die Einführung neuer Technologien bedeutet für Mitarbeitende weit mehr als nur eine technische Umstellung. Sie verlassen vertraute Arbeitsweisen, die über Jahre hinweg erlernt und emotional verankert wurden. Diese bisherigen Routinen geben Sicherheit und sind Teil des gewohnten Arbeitsalltags – sie sind bekannt.
Demgegenüber steht die neue Technologie, die nicht nur neue Tools, sondern auch veränderte Abläufe und Verhaltensweisen mit sich bringt. Diese sind zunächst ungewohnt, oft mit Unsicherheit verbunden und noch nicht Teil des persönlichen Kompetenzrepertoires – sie sind unbekannt.
Genau hier setzt unser Change Management an: Wir schaffen Verständnis für diese Unterschiede und begleiten Ihre Mitarbeitenden gezielt durch den Wandel, damit aus Unsicherheit Vertrauen und aus Unbekanntem gelebte Praxis wird.
Um alte Verhaltensweisen, Erlerntes und auch emotional Behaftetes zu ersetzen und Unbekanntes zu akzeptieren, sind immer begleitende Prozesse notwendig. Ihre Mitarbeitenden müssen hier sprichwörtlich an die Hand genommen werden, damit auf lange Sicht ein optimaler Projekterfolg erzielt werden kann.
Unser Ansatz zum erfolgreichen Change
Welche Change Management Methoden nutzen wir?
Mit den richtigen Werkzeugen (Toolset), dem Wissen über den Umgang damit (Skillset) und dem Willen zur Nutzung (Mindset) werden Ihre Mitarbeitenden erfolgreich auf der Reise zum digitalen Arbeitsplatz mitgenommen.
Schulungen sind für uns ein wichtiger Hebel, um den Change und die digitale Transformation flächendeckend zu unterstützen. Mit novaCapta haben wir hier einen Partner gefunden, der uns ganzheitlich und nachhaltig unterstützt.
Reto Alberini
Leader Business Information Center
Birchmeier Gruppe
Sowohl das Projektteam als auch unsere Mitarbeitenden haben sich jederzeit von novaCapta hervorragend betreut gefühlt. Vor allem die Coffee Corner Calls kamen sehr gut an, und weitere regelmäßige Schulungen zu Neuerungen wurden aktiv gewünscht. Wir freuen uns, auch in Zukunft mit der novaCapta zusammenzuarbeiten!
Dr. Susanne Schmitt
Verbandsdirektorin
Verband der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft in Niedersachsen und Bremen e.V.
Häufig wird angenommen, dass der Umstieg auf moderne Technik automatisch auf Begeisterung treffen muss und die Veränderung ein Selbstläufer wird. Aber jeder Mitarbeitende ist anders! Deshalb war uns das Change Management bei diesem Projekt besonders wichtig.
Markus Danowski
CIO und Projektleiter
TDK Electronics AG
Die Experten der novaCapta haben sich immer in unsere Belange rein gedacht und empathisch auf unsere Anforderungen, die Situation und die Mitarbeiter reagiert. Das war aus unserer Sicht eine wirklich gute Projektzusammenarbeit.
Klaus Schaffranek
IT Servicemanagement
RheinEnergie AG
Adoption Erfolgsfaktoren
Unsere Bausteine für eine langfristige User Adoption
Viele IT-Projekte scheitern nicht an der Technik, sondern an der fehlenden Akzeptanz der Nutzenden. Daher darf neben begleitenden Change Management Maßnahmen auch die User Adoption nicht zu kurz kommen: Ihre Mitarbeitenden sollen die Veränderungen nicht nur verstehen und akzeptierten, sondern die neuen Technologien, Software oder IT-Systeme auch langfristig in ihre Arbeitsabläufe integrieren und aktiv nutzen.
Dafür sind Erfolgsfaktoren wie kontinuierliche, auf die Zielgruppe angepasste Kommunikation, klare Trainingskonzepte und auch der Einsatz von Multiplikator:innen entscheidend.
Kommunikation
Kommunikation ist der Schlüssel, um die Mitarbeitenden auf die Veränderung aufmerksam zu machen und ein Bewusstsein für die Notwendigkeit zu schaffen. Ziel ist es, positive Anstöße zu geben und Mitarbeitenden trotz der Alltagshektik zur Auseinandersetzung mit den Tools zu motivieren. Wir unterstützen Sie mit unserer Erfahrung bei Kommunikationskonzepten und sorgen für eine hohe Nutzerakzeptanz.
Wir erarbeiten mit Ihnen ein individuell abgestimmtes Kommunikationskonzept, das Ihre genutzten Kanäle, Zielgruppen und Mittel spezifiziert. Sowohl etablierte Kanäle als auch neue Medien werden von uns zielführend eingesetzt und auf die verschiedenen Personengruppen Ihres Unternehmens zugeschnitten. Dabei kann die Kommunikationsplanung flexibel an Ihre bereits bestehenden Anforderungen und den technischen Roll-out angepasst werden.
Wir erarbeiten mit Ihnen ein individuell abgestimmtes Kommunikationskonzept, das Ihre genutzten Kanäle, Zielgruppen und Mittel spezifiziert. Sowohl etablierte Kanäle als auch neue Medien werden von uns zielführend eingesetzt und auf die verschiedenen Personengruppen Ihres Unternehmens zugeschnitten. Dabei kann die Kommunikationsplanung flexibel an Ihre bereits bestehenden Anforderungen und den technischen Roll-out angepasst werden.
Multiplikator:innen
In unserem ganzheitlichen Konzept ist die Ausbildung der „Ansprechpartner:innen“ (Multiplikator:innen) für die restlichen Mitarbeitenden die dritte tragende Säule. Diese unterstützen den bevorstehenden Roll-out sowie längerfristig bei weiteren Change-Maßnahmen. Die Multiplikator:innen werden sorgfältig von uns auf ihre Rolle vorbereitet und unterstützen in verschiedensten Bereichen.
Auf diese Weise entsteht eine nachhaltige Weiterbildungsstruktur, mit der über einen längeren Zeitraum immer wieder neue Module bereitgestellt werden können, um z.B. einer stufenweisen Einführung, aber auch der steten Weiterentwicklung der Software gerecht zu werden. Aber auch für andere Themen (z. B. Einführung neuer Datenschutzverordnung oder Onboarding neuer Mitarbeiter:innen) lässt sich diese einmal etablierte Struktur verwenden.
Auf diese Weise entsteht eine nachhaltige Weiterbildungsstruktur, mit der über einen längeren Zeitraum immer wieder neue Module bereitgestellt werden können, um z.B. einer stufenweisen Einführung, aber auch der steten Weiterentwicklung der Software gerecht zu werden. Aber auch für andere Themen (z. B. Einführung neuer Datenschutzverordnung oder Onboarding neuer Mitarbeiter:innen) lässt sich diese einmal etablierte Struktur verwenden.
Training & Schulungsmaterialien
Den Nutzenden das Wissen rund um Einsatz und Funktionsweisen der neuen Anwendungen zu vermitteln, ist essentiell. Nicht nur grundsätzliche Funktionen der Tools sollten im Vordergrund stehen, sondern auch typische Anwendungsfälle in der täglichen Arbeit.
Wir nutzen verschiedene Lernmedien (online und offline), um Ihre Mitarbeitenden individuell abzuholen. Mit Trainingsvideos und -inhalten, Workshops, Flyern, Webinaren und weiteren Maßnahmen schulen wir individuell. In unserem Trainingskonzept ist die unternehmensweite Bereitstellung von Kurzanleitungen, in denen neue Funktionen anhand konkreter Anwendungsfälle vorgestellt werden, zentraler Bestandteil. Begleitet wird dies durch weiterführende Inhalte und Werkzeuge, wie beispielsweise Erklärvideos oder „A Day in the Life Stories“, die detailliert aufzeigen, wie die neuen Anwendungen die tägliche Arbeit unterstützen können, und die problemlos über eine Online-Plattform den Endnutzer:innen zur Verfügung gestellt werden können.
Wir nutzen verschiedene Lernmedien (online und offline), um Ihre Mitarbeitenden individuell abzuholen. Mit Trainingsvideos und -inhalten, Workshops, Flyern, Webinaren und weiteren Maßnahmen schulen wir individuell. In unserem Trainingskonzept ist die unternehmensweite Bereitstellung von Kurzanleitungen, in denen neue Funktionen anhand konkreter Anwendungsfälle vorgestellt werden, zentraler Bestandteil. Begleitet wird dies durch weiterführende Inhalte und Werkzeuge, wie beispielsweise Erklärvideos oder „A Day in the Life Stories“, die detailliert aufzeigen, wie die neuen Anwendungen die tägliche Arbeit unterstützen können, und die problemlos über eine Online-Plattform den Endnutzer:innen zur Verfügung gestellt werden können.
Schulungsmaterialien für M365
Sowohl für Ihre anfänglichen Pilotprojekte als auch für den letztendlichen firmenweiten Rollout sollte Ihre interne Kommunikation Priorität haben. Sobald Ihre Mitarbeitenden von den neuen Microsoft 365 Tools erfahren haben, ist es an der Zeit, Motivation aufzubauen und eine Vielzahl von Schulungsoptionen anzubieten, mit denen die Nutzenden schnell produktiv werden. Wir bieten Ihnen für einen reibungslosen Start Schulungspakete mit Lernmaterialien zu den wichtigsten M365 Tools. Diese enthalten verschiedene Formate, von einfachen Fact Sheets bis hin zu Screencast- und animierten Erklärvideos.
Die novaCapta Change Management & Adoption Expert:innen
Zertifiziert und ausgezeichnet
Aktuell besteht für das Change Management die Herausforderung, dass Veränderungszyklen kürzer, Zusammenhänge komplexer und Veränderungen kleinteiliger werden. Daher sind die bisher genutzten starren Prozesse des klassischen Change Managements nicht mehr geeignet.
Genau an diesem Punkt setzen unsere Beratung und unser Rahmenkonzept an - indem sie die Aspekte des Change Managements, die wir benötigen, adaptieren und erweitern.
Prosci® Zertifizierung
Unsere Change- & Adoption-Spezialist:innen sind Prosci® zertifiziert und unterstützen Sie optimal und individuell bei Ihren Veränderungsprozessen.
Microsoft Specialization „Adoption and Change Management“
Unsere Expertise bestätigt auch Microsoft: Als Microsoft Solutions Partner für Modern Work wurden wir unter anderem mit der Microsoft Specialization zu „Adoption and Change Management“ ausgezeichnet.
Mit dieser bescheinigt uns Microsoft unser fundiertes Wissen und Erfahrung bei der erfolgreichen Umsetzung von Change-Prozessen mit Microsoft 365.
Unsere Mitgliedschaft im Microsoft Council Adoption and Change Management garantiert zudem den Expertenaustausch zu aktuellen Entwicklungen auf diesem Gebiet.
Adoption & Change Management Beispiele unserer Kunden:
Gerne beraten wir Sie zu Ihren Change & Adoption Projekten
Mein Team und ich freuen uns auf Ihre (unverbindliche) Anfrage.
Carsten Schulz
Head of Modern Work
