Das Einmaleins zum Aufbau eines Intranets

Ein modernes Intranet vereint als einziges Instrument der internen Unternehmenskommunikation sowohl Informations-, Dialog- als auch Kollaborationsfunktionen. So trägt es dazu bei, eine eigenständige und lebhafte Kommunikationskultur entstehen zu lassen. Dafür muss es aber sorgfältig geplant, regelmäßig betreut und gezielt weiterentwickelt werden.

Das Intranet ist aber auch eine sehr individuelle Angelegenheit. Jedes Unternehmen verfolgt eigene Ziele und Kommunikationsstrategien. Ein gutes Intranet sollte vorhandene Strukturen stützen und ergänzen und somit einen wertvollen und vielleicht sogar den wichtigsten Kommunikationskanal darstellen. Auch die Anforderungen der Mitarbeitenden an das Intranet variieren in jedem Unternehmen. Daher ist es notwendig, den Bedarf im Vorfeld bereits in der Planungsphase so detailliert wie möglich zu ermitteln. Dies kann beispielsweise mit Hilfe von Workshops gelingen. Aus dem Bedarf wird dann die Intranet-Strategie definiert. Mit der richtigen Strategie und den daraus abgeleiteten Zielen steht und fällt die weitere Planung des Intranets.

Um eine effiziente und effektive Nutzung zu gewährleisten, kommt vor allem einer ausgefeilten und sorgfältig geplanten Informationsarchitektur zentrale Bedeutung zu. Ein schlecht strukturierter Content kostet die Nutzer:innen sehr viel Zeit bei der Suche nach Informationen und das Unternehmen somit Geld. Eine einfache Bedienung, klare Navigationsstrukturen und nachvollziehbare Anordnungen der Themenbereiche bilden die Basis für die Akzeptanz des Intranets. Daneben ist es hilfreich, den Nutzer:innen ein Intranet zur Verfügung zu stellen, das an die eigenen Erfahrungen im Internet herankommt. Das bedeutet, das Intranet muss einfach zu bedienen sein. Die Konventionen zur Bedienung bzw. die Bedienoberflächen müssen aus anderen Bereichen bekannt sein.

Ein Intranet benötigt regelmäßige Pflege. Deshalb muss es eine zentrale Ansprechperson geben, welche die Inhalte plant, pflegt und koordiniert. Die Ansprechperson verantwortet die inhaltliche Ausgestaltung des Intranets und ist Orientierungsgeber für Mitarbeitende und Führungsebene. Der oder die Intranet-Verantwortliche muss dabei mehrere Anspruchs- und Zielgruppen berücksichtigen: Mitarbeitende, Führungsebene und Geschäftsleitung sowie ggf. den Betriebsrat. Diese Gruppen haben unterschiedliche Anforderungen und Vorgaben für das Intranet. Während beispielsweise die Mitarbeitenden vor allem auf Mehrwert, Aktualität und Austausch bauen, verfolgt die Geschäftsführung im Regelfall die gezielte Informationsverbreitung sowie das Wissensmanagement. Der Stellenwert des Intranets im Unternehmen sollte dementsprechend auch organisatorisch hoch bewertet werden. Das bedeutet auch: Der oder die Intranet-Verantwortliche muss ein definiertes Zeitkontingent haben, um sich um diese Aufgaben zu kümmern. Einem Kollegen oder einer Kollegin diese Rolle zusätzlich zur bisherigen Arbeit zu geben, ist ein häufiger Fehler. Die Zeitbedarfe variieren stark und ebenso die Faustregeln, die die Experten anbieten: von 0,1 FTE je 100 Mitarbeiter:innen bis 4 pro 1000 Mitarbeiter:innen lassen sich viele Empfehlungen finden. Unserer Erfahrung nach sind solche Faustregeln wenig hilfreich: Zu stark ist die Abhängigkeit vom jeweiligen Unternehmen und dessen Intranet. Was wir jedoch häufig beobachten, ist, dass die redaktionelle Aufgabe unterbewertet und unterbesetzt ist. Lassen Sie sich nicht zu diesem Fehler verleiten, denn der oder die Intranet-Verantwortliche hat nicht nur die inhaltliche Gestaltung, die Interaktion mit den Nutzer:innen und die technische Weiterentwicklung auf der Agenda, sondern muss sich ebenfalls darum kümmern, die Sichtbarkeit des Intranets gegenüber der Unternehmensleitung sicherzustellen: Plattformen ohne Management-Support sind zur Bedeutungslosigkeit und ultimativ zum Scheitern verurteilt.

Um ein erfolgreiches Intranet zu leiten, muss der oder die Redakteur:in die Erwartungen der einzelnen Zielgruppen kennen, daraus Anforderungen an seine/ihre Arbeit ableiten und Maßnahmen ergreifen. Um über die Anforderungen der User auf dem Laufenden zu bleiben, muss der oder die Intranet-Verantwortliche mit den Zielgruppen im Dialog sein. Das kann auf unterschiedlichen Kanälen geschehen, etwa durch Feedback-Funktionen auf der Website oder regelmäßig durchgeführte Evaluation der Nutzer:innenzufriedenheit. Um diese Vorgaben im Arbeitsalltag umsetzen zu können, ist der Einsatz eines Redaktionsplans für den News-Bereich empfehlenswert. Der Plan ist maßgeblich für die gesamte redaktionelle Arbeit und legt im Detail fest, wie die Kommunikation über das Intranet gestaltet wird.

Im Idealfall ist das Intranet für die Mitarbeitenden eine unverzichtbare Hilfe im Arbeitsalltag. Doch oft reichen eine ausgefeilte Informationsarchitektur und ein hochwertiger Content nicht aus. Vielfach erschweren fehlende Kenntnisse im Umgang mit dem Intranet und der Software den Mitarbeitenden den Zugang und die Nutzung. Ein Schulungsangebot kann die Mitarbeitenden für das Intranet fit machen und zusätzlich motivieren. So können die Mitarbeiternden lernen, wie das Intranet und insbesondere die Kollaborationsfunktionen gezielt im Arbeitsalltag eingesetzt werden können. Nach den Schulungen benötigen Mitarbeitende dauerhafte Unterstützung bei der Bedienung – durch direkten Kontakt zu dafür abgestellten Support-Mitarbeiter:innen oder durch Hilfe-Tools, die die Bedienung im laufenden Betrieb z.T. massiv erleichtern.

Neben der schnellen und gezielten Verbreitung von Inhalten (Push-Funktion), bietet das Intranet auch eine direkte Feedbackmöglichkeit vom Mitarbeitenden zur Führungsebene beziehungsweise zur Geschäftsleitung. Dafür gibt es mittlerweile eine Reihe von möglichen Interaktions- und Kommunikationsmöglichkeiten (Stichwort: Wissensmanagement), die je nach Wunsch des Unternehmens angepasst und eingesetzt werden können. Kommentarfunktionen bei News oder die Bewertung von Artikeln via Punktsystem sind nur einige Beispiele hierfür. Allerdings muss dann auch mit Kritik gerechnet werden. Dementsprechend sollten ebenfalls bereits in der Planungsphase klare Richtlinien erarbeitet werden, inwieweit eine Beteiligung und ein Feedback der Mitarbeitenden gewünscht ist. Etwas unverfänglicher ist die Einbindung einer „Gefällt mir“ Funktion. Viele Mitarbeitende fühlen sich motiviert, Inhalte einzustellen, wenn Kolleg:innen die Inhalte positiv bewerten können. Wenn Nutzer:innen aber die Möglichkeit erhalten, im Intranet ihre Meinung mitzuteilen (bitte beachten: niemals anonym – „Kummerkasten“ o.ä. ausgenommen), sollten diese Beiträge auch ernst genommen, bearbeitet und ggf. auch beantwortet werden. Dies dient nicht nur der Kontrolle, sondern ist schlussendlich auch ein Zeichen der Wertschätzung den Mitarbeitenden gegenüber. Planen Sie hierfür also zusätzliche Kapazitäten ein.

Wir lieben die Möglichkeiten, die Intranets bieten. Sie machen Informationen zugänglich, verteilen Neuigkeiten, machen in diesem Sinne Informationen demokratisch und bieten somit die Grundlage für das Arbeiten des „knowledge workers“ im 21. Jahrhundert. Richtig gemacht dient das Intranet nicht nur der Information, sondern auch der Identifikation mit dem Unternehmen und dem Team Spirit. Die Chancen eines guten Intranets sind erheblich – nutzen Sie sie!