Grünenthal optimiert Prozesse mit SharePoint und Nintex

Grünenthal hat sich dazu entschieden, ihre SharePoint Plattform mit Nintex Workflow zu erweitern, mit dem Ziel, die internen Geschäftsprozesse zu optimieren. ​​​​​​​

Herausforderungen
  • Zeitaufwändige und intransparente papier- und formular-basierte Arbeitsabläufe im Unternehmen   
  • Zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Tätigkeiten
Projektziele
  • Sinnvolle Erweiterung des Funktionsangebots von SharePoint aufgrund der ­anhaltend positiven Akzeptanz der Plattform im Unternehmen
  • Automatisierung unternehmensweiter Prozesse und Workflows
  • Kontrollierbare Implementierungsaufwände und die Möglichkeit, Anpassungen idealerweise auch in Eigenregie umzusetzen
Lösung
  • Einsatz von Nintex Workflow für die Abbildung jeglicher Fachprozesse als ­Erweiterung von Microsoft SharePoint um einen anwenderfreundlichen Workflow-Designer und zahlreiche Workflow-Features  
  • Gegebene Konnektivität zur vorhandenen Infrastruktur sowie Option für ­individuelle Erweiterungen
  • Beratende Unterstützung durch erfahrene SharePoint-Experten der novaCapta
Mehrwert
  • Automatisierung der Fachprozesse, schnelle Realisierung von Optimierungs­potentialen und erhebliche Aufwandsreduktion
  • Datenaktualität, Minimierung von Fehlerquellen sowie deutliche Erhöhung der Transparenz für die Prozessbeteiligten
  • Geringer Aufwand für User-Trainings
  • Agile Vorgehensweise, die den Fachbereich entlastet und Aufwand minimiert

"Die Entscheidung, mit Nintex unsere SharePoint-Plattform zu erweitern, erlaubt uns heute, Prozessanforderungen agil, zeitnah und effizient umzusetzen."

Marco PoloManager ITGrünenthal Pharma GmbH & Co. KG

Kontrollierbare Implementierungsaufwände

Im Fokus waren von Beginn an papier- und formular-­basierte Arbeitsabläufe, für welche sich Optimierungs­potentiale nur dann sinnvoll realisieren lassen, wenn die Implementierungsaufwände kontrollierbar bleiben und sich Anpassungen idealerweise auch in Eigenregie umsetzen lassen. Nintex Workflow bietet für beide Prämissen hervorragende Voraussetzungen. 

Während der Anforderungsklärung erarbeiteten der Fachbereich und ein erfahrener SharePoint-Anwendungs­berater der novaCapta innerhalb eines kurzen Workshops die ­spezifischen Fachanforderungen und analysierten den ­Prozess. Bereits am gleichen Tag entstand ein erster Entwurf in SharePoint, der die weitere Abstimmung mit dem Fachbereich erheblich erleichterte. Dieser erste Entwurf wurde schließlich zu einem Proof Of Concept (PoC) weiterentwickelt. Die Beteiligten konnten somit schon frühzeitig einen Eindruck des zukünftigen User-Interface gewinnen. 

Die Möglichkeiten der Plattform wurden unmittelbar ­berücksichtigt und Funktionswünsche hinsichtlich des ­potentiellen Umsetzungsaufwands kritisch diskutiert. Den Abschluss fand diese Phase in der Erstellung einer ­kompakten Anforderungsdokumentation als Basis für eine ­belastbare Aufwandsplanung.

Gruppe von Personen, die mit Laptop, Smartphone an einer Blaupause arbeiten.

Geringer Trainings-Aufwand für User

In der sich anschließenden Implementierungsphase ­entstand die eigentliche Lösung, wobei tiefgehende ­Details in ­kurzen Zyklen mit dem Fachbereich ­abgestimmt und konkretisiert wurden. Im Anschluss daran ­folgte die Test- und Abnahmephase durch den Fachbereich, der aufgrund der Vorgehensweise bereits gut auf die Lösung eingestimmt war. Änderungen wurden per Remote-Support durch novaCapta oder durch Grünenthal Global IT selbst vorgenommen. 

Die Einführungsphase wurde durch Prozess­verantwortliche im Fachbereich gesteuert. Ein User-Training zur ­Bedienung der Plattform entfiel, da SharePoint im ­Unternehmen ­bereits etabliert war. Trainiert wurde ­lediglich der Prozess. Mit Nintex Workflow lassen sich jegliche Fachprozesse abbilden. In verschiedenen Unternehmensbereichen hat Grünenthal inzwischen zahlreiche Anwendungsfälle für ­Beschaffungs- und Verwaltungsprozesse realisiert.

Prozessgestützte Verwaltung der Bedarfsanforderungen

Die ehemals zeitaufwändigen und intransparenten Excel- und papierbasierten Fachbereichsprozesse wurden mit ­Nintex vollständig abgelöst. Nintex übernimmt nun die ­Berechnung von Bestands- und Entnahmemengen, ­vervollständigt Daten und steuert die Genehmigungsprozesse. Die Prozesse sind damit jederzeit nachvollziehbar und schneller als zuvor.

Effizientes Dokumentenmanagement im Konzern-Controlling

Statt monatlich ca. 300 Standard-Reports per E-Mail ­aufzubereiten und zu verteilen, stützt heute Nintex ­diesen Prozess. Für die neuen Ablageorte wurden zuerst ­entsprechende Metadaten definiert, um auch die SharePoint-Suche optimal nutzen zu können. Weiterhin wurde ein Berechtigungsmodell festgelegt, dessen Umsetzung durch einen Workflow gewährleistet wird. Die gesamte Prozessgestaltung ist in großen Teilen automatisiert, womit der Bearbeitungsaufwand im Controlling in erheblichem Maße gesenkt werden konnte.

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Grünenthal

Die Grünenthal Gruppe ist ein unabhängiges, international tätiges, forschendes Pharma­unternehmen im Familienbesitz mit Konzernzentrale in Aachen.  Die Grünenthal Gruppe ist in ­insgesamt 32 Ländern mit ­Gesellschaften in ­Europa, Lateinamerika und den ­Vereinigten Staaten vertreten. Grünen­thal-Produkte sind in mehr als 155 Ländern erhältlich und knapp 5.400 ­Mitarbeiter ­arbeiten ­weltweit für die ­Grünenthal Gruppe.

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