Drag & Drop aus Outlook mit O2S bei STIHL

Mit dem Outlook-Plugin Office 2 SharePoint speichern die Mitarbeiter der STIHL-Firmengruppe ihre Mails bequem und unkompliziert in SharePoint – ohne dass wichtige Informationen verloren gehen.

Herausforderung
  • Aufwändige Zwischenschritte sind erforderlich, um Mails in einer gemeinsamen SharePoint-Ablage zu speichern
  • Dabei werden essentielle Mail-Informationen wie Absender, Empfänger oder Empfangsdatum nicht auf den ersten Blick als Spalten dargestellt
  • Aufgrund dieser Hürden wurden Mails zu großen Teilen nur noch in den ­persönlichen Outlook-Postfächern der Anwender gespeichert
  • Dadurch droht Informationsverlust in Projekten und hoher Aufwand bei Datenrecherchen, bspw. im Rahmen von neuen Themen oder Produkthaftungsfällen
Lösung
  • Mit der Einführung des Outlook-Plugin Office 2 SharePoint (O2S) ist es möglich, Mails und/oder Anhänge bequem per Drag & Drop in SharePoint abzulegen
  • Metadaten können bei Bedarf ergänzend direkt in Outlook zugewiesen werden
  • O2S ist nahezu selbsterklärend und sorgt für eine schnelle und hohe Akzeptanz bei den Anwendern, da die Bedienung sehr dem Umgang mit den früheren Outlook Öffentlichen Ordnern ähnelt
  • In manchen Anwendungsszenarien kann auf die Nutzung des Browsers ­komplett verzichtet werden
Mehrwert
  • Dank Drag & Drop optimieren die beschleunigten Ablageprozesse durch O2S die Zusammenarbeit im Unternehmen erheblich
  • Da O2S für den Einsatz in großen Unternehmen entwickelt wurde, sind Administration und Konfiguration der Anwendung für die IT gut durchdacht und einfach umzusetzen
  • Mit O2S wurde die Usability und die Benutzerakzeptanz von SharePoint ­maßgeblich erhöht

"Dank O2S können unsere Kollegen Mails bequem und unkompliziert in SharePoint ablegen, ohne dass wichtige Informationen verloren gehen!"

Constanze PretzlerReferentin für Dokumentenmanagement und KollaborationsanwendungenSTIHL

Die Unternehmensgruppe STIHL nutzt SharePoint 2013 für die Zusammenarbeit weltweit. Eine der Anforderungen bei STIHL ist es dabei, Mails in einer gemeinsam zugänglichen Ablage zu speichern. Nach der Ablösung der Exchange Public Folders durch Microsoft (bei STIHL in 2014 vollführt) war dies nun nicht mehr so einfach möglich. Die Integration von Outlook und SharePoint in der Windows 7-Welt ist nur mäßig komfortabel: Mails müssen manuell gespeichert werden, bevor man sie in ­SharePoint hochladen kann, und Metadaten können nur im ­SharePoint den Entitäten hinzugefügt ­werden. Auch mit der Einführung von Windows 10 und dem ­Edge-Browser hat sich das Szenario nur marginal ­verbessert, wichtige Informationen wie Absender, Empfänger und Empfangsdatum werden nicht in den ­SharePoint-Spalten dargestellt. Deshalb war STIHL auf der Suche nach einem einfachen und bequemeren Weg, Mails in SharePoint bei den jeweiligen Projektunterlagen abzulegen.

Outlook2SharePoint im Einsatz bei Stihl

Bestes Preis-Leistungs-Verhältnis

In einer Markterkundung wurde das Projektteam um Constanze Pretzler, Referentin für Dokumentenmanagement und Kollaborationsanwendungen, auf das Plugin der novaCapta aufmerksam. „Das Office 2 SharePoint-­Plugin trifft unsere Anwendungsszenarien und bietet für STIHL mit dem bestehenden Funktionsumfang das beste Preis-Leistungs-Verhältnis“, resümiert Constanze Pretzler die Entscheidung. Nach einer intensiven Begutachtung der Funktionen von Office 2 SharePoint, kurz O2S, entschied STIHL, das einfach zu bedienende Add-In am Standort Waiblingen bei allen Outlook-Anwendern auszurollen und in einer dreimonatigen Pilotphase auf Herz und Nieren zu prüfen. Seit Juni 2018 arbeitet das Stammhaus der Unternehmensgruppe STIHL mit O2S, aktuell sind das ca. 4.500 Mitarbeiter. Bis Januar 2019 ­erhalten ca. 1.200 zusätzliche Mitarbeiter an fünf ­weiteren deutschsprachigen Standorten O2S. Die ­optimistische Herangehensweise bescherte dem Team gleich zu Projektbeginn einen Dämpfer: Ein vielfach genutztes Add-In im Unternehmen war mit O2S nicht kompatibel und führte bei etlichen Anwendern zu Problemen. 

„Dank der sehr guten Zusammenarbeit mit dem Support und dem Produktmanagement der novaCapta ­konnten wir diese Probleme aber schnell und zügig lösen“, ­berichtet Constanze Pretzler. „Die Akzeptanz des neuen Tools ist trotzdem enorm gut – es gibt etliche Anwender, die in vielen Fällen nur noch mit O2S arbeiten – trotz der Startschwierigkeiten.“

Usability first

Die Drag & Drop-Funktionalität und das einfache Übernehmen der Outlook-Eigenschaften macht O2S bei den STIHL-Mitarbeitern so beliebt und sorgt für eine hohe Nutzerakzeptanz. Constanze Pretzler lobt die beigelegte Anwender-Dokumentation: „O2S ist das erste Produkt bei STIHL, das mit der Standardanleitung der ­novaCapta an die Anwender ­ausgerollt wurde.“ Doch auch auf die Bedürfnisse von Administratoren in einer weltweit tätigen Unternehmensgruppe wird bei O2S Wert gelegt. Die Konfiguration von O2S ist sehr gut dokumentiert und kann variabel angepasst werden. 

Mit Riesenschritten nähert sich STIHL dem nächsten Meilenstein im O2S-Projekt. In der nächsten Version von O2S werden einige STIHL-spezifische Anforderungen umgesetzt, bevor ­diese weltweit in der gesamten ­Unternehmensgruppe bei mehr als 10.000 Anwendern ausgerollt und als ­Standard-Software auf jedem Rechner installiert werden soll. 

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Kundenprofil

STIHL

Die STIHL Gruppe entwickelt, fertigt und vertreibt Motorsägen und -geräte für die Forst- und Landwirtschaft, die Garten- und Landschafts­pflege, die Bauwirtschaft sowie den anspruchsvollen Privatanwender. Das Unternehmen wurde 1926 gegründet und hat seinen Stammsitz in ­Waiblingen bei Stuttgart. 2017 erzielte die STIHL Gruppe mit weltweit 15.875 Mitarbeitern einen Gesamtumsatz von 3,8 Milliarden Euro. Seit 1971 ist STIHL die meistverkaufte Motorsägenmarke der Welt.

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