SharePoint Portal für das Dokumentenmanagement

Deutsche Post DHL Group Konzernsicherheit entwickelt ein neues SharePoint-Portal zum effizienten Dokumentenmanagement unter Anleitung der SharePoint-Experten von novaCapta.

Herausforderungen

Keine eigene, konzernweite Fachapplikation für das Dokumentenmanagement vorhanden

Projektziele
  • Einführung eines Portals zum Dokumentenmanagement der Konzernsicherheit in SharePoint
  • Zeitnahe Umsetzung und nach Möglichkeit mit Standardmitteln
Lösung
  • Umsetzung des angestrebten Portals mit eigenen Mitteln
  • Unterstützung von den SharePoint-Spezialisten der novaCapta Software & Consulting GmbH durch Schulungen, Coaching und gemeinsamen Austausch
  • Zurückgreifen auf Standard SharePoint-Konfigurationen, sodass auf aufwendige Programmierarbeit vollständig verzichtet wird
Mehrwert
  • Zukunftsfähiges Portal durch Anwendung von Standard-Konfigurationen
  • Aufbau von umfangreichem SharePoint-Fachwissen im Unternehmen
  • Schneller Erfolg durch den Rückgriff auf die Erfahrung und Best Practices der novaCapta
Geschäftsführer novaCapta

"In diesem Projekt waren wir nicht als Entwickler, sondern vielmehr als Trainer engagiert. Wir haben geschult, gecoacht und gemeinsam mit dem Fachbereich diskutiert. Gab es Fragen oder Probleme bei der Umsetzung, konnten die ­Mitarbeiter jederzeit auf unsere Erfahrungswerte zurückgreifen. Unser Aufwand war dadurch sehr gering und lag nur bei rund 10 Personentagen."

Eric ChallGeschäftsführernovaCapta

Dokumentenmanagement mit SharePoint

Bereits seit 2005 ist novaCapta auftragsbezogen für die Deutsche Post DHL Group tätig. Aus dieser Zusammenarbeit heraus entstand eine Vielzahl unterschiedlicher ­Lösungen im Bereich Microsoft SharePoint, darunter viele Fachapplikationen. Von diesen, gemeinsam mit novaCapta erstellten Lösungen profitieren bis heute bereits mehr als 30 Abteilungen der Deutsche Post DHL Group. 

Dass zum Entwickeln eigener Fachapplikationen aber nicht zwingend ein externer Dienstleister notwendig ist, zeigt der in diesem Fall verfolgte Ansatz der Abteilung Konzern­sicherheit des Unternehmens. Die angestrebte ­Fachapplikation zum Dokumentenmanagement ­entwickelte man dort unter Anleitung der SharePoint-Experten der ­novaCapta Software & Consulting GmbH selbst.

Schnelle Umsetzung ohne Programmieren

Microsoft SharePoint-Applikationen können im Tages­geschäft spürbar unterstützen und die Mitarbeiter ­entlasten. Diese Vorteile im Auge, entschloss sich die Abteilung ­Konzernsicherheit von Deutsche Post DHL Group für eine eigene, konzernweite Fachapplikation auf ­Basis von ­SharePoint. Ein zentraler Aspekt war dabei das ­Berücksichtigen spezifischer Anforderungen zur Doku­menten- und Datenkontrolle. Um diese zu erfüllen, waren eine klare Rechteverwaltung und integrierte, automatisierte Workflows wichtige Aspekte des Portals. 

„In Microsoft SharePoint können Anwendungen mit klaren Berechtigungskonzepten und definierten Prozessabläufen relativ schnell umgesetzt werden. Die Konfigurationsmöglichkeiten von SharePoint sind so umfassend und ­vielseitig, dass den meisten Anforderungen sogar ganz ohne ­Programmierarbeit entsprochen werden kann“, erklärt Eric Chall, Geschäftsführer der novaCapta GmbH.

Intensive Schulung, Coaching & Diskussion

Gemeinsam entwickelten die Mitarbeiter der Konzern­sicherheit von Deutsche Post DHL Group und die SharePoint-Spezialisten der novaCapta das Konzept für das ­spätere ­Dokumentenmanagementsystem. Die anschließende technische Umsetzung des Konzeptplans in SharePoint führte das Unternehmen eigenständig durch. Das durch diese enge Zusammenarbeit entstandene Portal befindet sich bereits erfolgreich im praktischen Einsatz.

 

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Eingesetzte Technologien

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Deutsche Post DHL Group

Deutsche Post DHL Group ist das weltweit führende Post- und ­Logistikunternehmen, dessen Konzernmarken Deutsche Post und DHL für ein einzigartiges Portfolio rund um Logistik (DHL) und Kommunikation (Deutsche Post) stehen.  Die rund 480.000 Mitarbeiter in mehr als 220 ­Ländern und ­Territorien bilden ein ­globales Netzwerk, das auf Service, ­Qualität und Nachhaltigkeit ­ausgerichtet ist.

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