Drei Personen in einer Besprechung an einem Tisch besprechen den Zeitplan auf ihrem Microsoft-Laptop

Microsoft Teams Governance und automatisiertes Lifecycle Management mit novaWorxx

Provisionierung, Governance und Lifecycle für Teams und SharePoint in einer Lösung. Damit Ihre M365-Umgebung strukturiert bleibt, auch wenn Ihr Unternehmen wächst.

Governance, Provisionierung und Lifecycle Management für Microsoft 365

Jeder darf Teams anlegen, niemand räumt auf. SharePoint-Bereiche wachsen unkontrolliert, Dateien liegen in Teams, OneDrive und SharePoint gleichzeitig, und Gastzugänge bleiben aktiv, lange nachdem das Projekt abgeschlossen ist. Was als flexible Zusammenarbeit gedacht war, wird zum Sicherheitsrisiko und zur Belastung für Ihre IT.

novaWorxx gibt Ihnen die Kontrolle zurück: Mit geführter Provisionierung, flexiblen Governance-Regeln und automatisiertem Lifecycle Management sorgen Sie dafür, dass Teams und SharePoint-Räume nach Ihren Vorgaben entstehen, genutzt und wieder abgebaut werden. novaWorxx ist vollständig in Microsoft Teams integriert, nutzt Microsoft-Standards wie PnP und Graph, und passt sich an Ihre Unternehmensstruktur an. So arbeiten Ihre Mitarbeitenden produktiv im Self-Service, während Ihre IT die Kontrolle behält.

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Warum Microsoft 365 ohne Governance zum Problem wird

Microsoft Teams und SharePoint machen Zusammenarbeit einfach. Zu einfach, wenn klare Regeln fehlen. Ohne Governance entstehen Strukturen, die Ihre IT langfristig belasten.

Teams-Wildwuchs:

Projektgruppen, Testbereiche, persönliche Arbeitsräume: Ohne Steuerung entstehen Hunderte Teams, viele davon verwaist. Jedes neue Team erzeugt automatisch eine SharePoint-Site, eine Mailbox und weiteren Speicherverbrauch. Das Ergebnis: unübersichtliche Strukturen, steigende Kosten und wachsender Bereinigungsaufwand für die IT.

Fehlende Zugriffssteuerung:

Externe Gäste behalten Zugriff, obwohl das Projekt längst abgeschlossen ist. Berechtigungen werden selten überprüft, Freigaben veralten, und Sicherheitsrisiken bleiben unentdeckt. Compliance-Vorgaben werden nicht bewusst verletzt, aber eben auch nicht systematisch eingehalten.

Keine Struktur, keine Auffindbarkeit:

Dokumente liegen ohne Metadaten in Teams, SharePoint und OneDrive. Es gibt keine einheitliche Navigation, keine Namenskonventionen und keine Ablagelogik. Das Ergebnis: Mitarbeitende suchen statt zu arbeiten, Wissen geht verloren und Doppelarbeit entsteht.

Microsoft-Bordmittel reichen nicht aus:

Microsoft 365 bietet Governance-Einstellungen, aber nur global für den gesamten Tenant. Differenzierte Regeln pro Bereich oder Projekttyp erfordern manuelle Konfiguration über mehr als 40 Admin-Rollen und verschiedene Admin Centers. novaWorxx ergänzt diese administrative Ebene um eine Business-Governance: differenzierte Regeln, zentral gesteuert, ohne PowerShell.

Governance, Provisionierung und Lifecyclemanagement für Microsoft Teams und SharePoint

Was novaWorxx für Ihre M365-Umgebung leistet:

Geführte Provisionierung statt Teams-Wildwuchs

Neue Teams und SharePoint-Räume entstehen über einen geführten Self-Service-Assistenten mit vordefiniertem Template, Namenskonvention und Genehmigungsworkflow. Jeder Raum ist ab dem ersten Moment standardisiert, berechtigt und nutzbar.

Governance-Regeln passend zum Anwendungsfall

Vertrieb, Produktion, Personal und Legal brauchen unterschiedliche Regeln. Die zentrale Rule Engine von novaWorxx weist jedem Bereich eigene Templates, Klassifizierungen, Gastzugriffs-Vorgaben und Aufbewahrungsrichtlinien zu. Was im Microsoft-Standard globale Admin-Konfiguration erfordert, steuert novaWorxx differenziert auf Business-Ebene.

Lifecycle Management für Teams und SharePoint

novaWorxx steuert den gesamten Lebenszyklus von Räumen: Erstellung, Nutzung, Deaktivierung, Archivierung. Status, Laufzeiten und automatische Aktionen wie der Entzug von Berechtigungen sind frei konfigurierbar und über Power Platform erweiterbar.

Navigation und Struktur für Teams & SharePoint

Ein zentrales Dashboard in Microsoft Teams gibt Mitarbeitenden die Orientierung, die Teams und SharePoint nativ nicht bieten: Filterung, kontextbezogene Suche, konfigurierbare Ansichten, bei Bedarf pro Unternehmensbereich.

Strukturierte Dateiablagen bei der Cloud-Migration

Bestehende Fileshare-Strukturen lassen sich selten 1:1 in die Cloud übertragen. novaWorxx virtualisiert Ordnerhierarchien, reichert Dateien mit Metadaten an und erstellt definierte Ablageräume inklusive Berechtigungen während der Migration.

Standardisierte Gästeverwaltung in M365

novaWorxx standardisiert den gesamten Gastzugang: von der Einladung über zeitlich begrenzte Berechtigungen bis zur automatischen Deaktivierung in Entra ID. Compliance-Vorgaben bleiben eingehalten, ohne manuellen Aufwand.

So arbeiten Sie mit novaWorxx

Dashboard in Microsoft Teams

Zentraler Einstieg für alle Räume, mit Filterung, Suche und Favoriten. Vollständig in Teams integriert, konfigurierbar pro Unternehmensbereich.

Self-Service-Assistent

Geführte Beantragung neuer Räume mit Template-Auswahl, Metadatenerfassung und optionaler Genehmigung. Mitarbeitende arbeiten eigenständig, die IT behält die Kontrolle.

Rule Engine und Business Policies

Differenzierte Governance-Regeln pro Bereich, Template und Raumtyp. Klassifizierung, Gastzugriff, Aufbewahrung und Namenskonventionen zentral konfigurierbar.

Configuration Center

Template-Management, Lifecycle-Konfiguration und Regelwerk-Administration an einem Ort. Ohne Programmierkenntnisse bedienbar.

Was novaWorxx über den Microsoft-Standard hinaus leistet

Microsoft 365 bringt grundlegende Governance-Funktionen mit. Für einfache Szenarien reicht das aus. Sobald unterschiedliche Bereiche unterschiedliche Regeln brauchen, stößt der Standard an seine Grenzen. novaWorxx setzt dort an und erweitert die Microsoft-Administration um eine Business-Governance-Ebene.

	Microsoft Standard (Stand 2026)	Mit novaWorxx
Teams-Erstellung	Steuerbar nur über eine globale Sicherheitsgruppe. Kein nativer Genehmigungsworkflow, kein geführter Assistenzprozess.	Geführter Provisionierungsprozess mit Templates, Metadatenerfassung und optionalem Genehmigungsworkflow
Namenskonventionen	Beschränkt auf Prefix-/Suffix-Regeln mit festen Strings oder Benutzer-Attributen (z. B. Department). Keine freie Formatgestaltung.	Frei konfigurierbar, metadatenbasierend, anpassbar an Bereiche und Projekttypen
Templates	Native Templates im Teams Admin Center verfügbar, aber limitiert: keine Private/Shared Channels, max. 15 Kanäle/Template, keine Synchronisation mit bestehenden Teams, bis zu 24 Std. Verzögerung	Umfangreiches Template-Management inkl. Private Channels, Folder-Strukturen, Planner-Inhalte, Berechtigungen. Änderungen sofort wirksam, auch auf bestehende Räume anwendbar
Gastzugriff	Steuerung über Sensitivity Labels oder manuelle PowerShell-Konfiguration. Kein Self-Service-Workflow, keine automatische zeitliche Begrenzung.	In der Beantragung festgelegt, automatisch zeitlich begrenzt, nachvollziehbare Verwaltung inkl. Entra ID-Integration
Aufbewahrungsrichtlinien	Tenant-weite Policies oder manuelle Zuweisung per Label. Keine automatische Zuordnung pro Bereich oder Raumtyp.	Pro Abteilung, Template oder Raumtyp konfigurierbar und automatisch zugewiesen
Lifecycle	Globale Expiration Policy (eine Ablaufzeit für alle Gruppen). Manuelles Archivieren/Löschen. Kein statusbasierter Workflow.	Frei konfigurierbare Status und Laufzeiten, erweiterbar über Power Platform Workflows, automatische Aktionen pro Status
Policies	Global für den gesamten Tenant. Differenzierung erfordert Konfiguration über 40+ Admin-Rollen in verschiedenen Admin Centers oder PowerShell.	Differenziert pro Geschäftsbereich, Organisationseinheit oder Projekttyp über eine zentrale Rule Engine

Passt novaWorxx zu Ihrer M365-Umgebung?

In einer persönlichen Demo zeigen wir Ihnen, wie novaWorxx Governance und Provisionierung in Ihrem Kontext umsetzt.

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Union Investment setzt auf strukturierte Governance mit novaWorxx

Union Investment stand vor der Herausforderung, die bewährten Kollaborationsstrukturen aus einer SharePoint-2013-On-Premises-Umgebung in die Microsoft 365 Cloud zu übertragen. Die bisherige Eigenentwicklung war nicht für die Cloud ausgelegt, und eine Neuentwicklung wäre aufwändig und teuer gewesen.

Mit novaWorxx konnte Union Investment auf eine fertige Lösung setzen: Raum-Bereitstellung, Lifecycle Management, Berechtigungsvergabe und Navigation sind heute über novaWorxx abgebildet.

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Mit der novaCapta haben wir einen erfahrenen Partner gewonnen, der moderne Microsoft-Lösungen um intelligente Tools ergänzt. novaWorxx ist einfach zu bedienen und wächst sogar mit unseren Anforderungen mit.

Christopher Till Projektleiter / Inhouse Consultant Union Investment

Unternehmen, die auf novaWorxx setzen

Mit novaWorxx können wir nicht nur die Zusammenarbeit auf Basis von M365 noch effizienter gestalten. Das Tool hilft uns auch das User-Verhalten innerhalb MS Teams genau zu steuern und unsere regulatorischen Vorgaben zu erfüllen.

Matthias Kraft Manager Unified Communication & Collaboration Schwäbisch Hall

Flexibel im Betrieb, schnell produktiv

novaWorxx lässt sich in Ihrer eigenen Azure-Instanz oder als Cloud-Dienst betreiben. Installation und Einrichtung sind weitgehend automatisiert.

Eigenbetrieb in Ihrer Azure-Instanz:

Ihre Daten bleiben in Ihrem Tenant. Volle Kontrolle über Betrieb und Updates.

Software as a Service:

Wir übernehmen Ihren Betrieb und Monitoring in Azure. Sie nutzen novaWorxx ohne eigenen Betriebsaufwand.

1-3

Tage Grundeinrichtung

u.a.: Governance-Regeln und Lifecycle-Konfigurationen

2-5

Tage Template Erstellung

Templates lassen sich vollständig über das Configuration Center verwalten.

0

Programmierkenntnisse nötig

Zur Konfiguration von novaWorxx sind keine Programmierkenntnisse nötig.

Basiert auf Microsoft-Standards: PnP Provisioning, Azure Functions, Microsoft Graph, Power Platform.
Anbindung an IAM-Systeme über API und REST Services.

FAQs zu novaWorxx

Brauche ich Programmierkenntnisse, um novaWorxx zu konfigurieren?

Nein. Templates, Governance-Regeln und Lifecycle-Konfigurationen lassen sich vollständig über das Configuration Center verwalten. Für erweiterte Workflows steht die Power Platform als No-Code/Low-Code-Erweiterung zur Verfügung.

Funktioniert novaWorxx nur mit Microsoft Teams?

novaWorxx provisioniert und verwaltet Teams, SharePoint Sites, Planner und Microsoft 365 Groups. Das Dashboard ist vollständig in Microsoft Teams integriert, kann aber auch über SharePoint genutzt werden.

Wie unterscheidet sich novaWorxx von den nativen Governance-Funktionen in Microsoft 365?

Microsoft 365 bietet Governance-Einstellungen auf Tenant-Ebene. novaWorxx ergänzt diese um eine Business-Governance-Ebene: differenzierte Regeln pro Bereich, Abteilung oder Projekttyp, gesteuert über eine zentrale Rule Engine statt über verteilte Admin Centers.

Kann novaWorxx an unser bestehendes IAM-System angebunden werden?

Ja. novaWorxx bietet flexible Schnittstellen (API, REST Services) zur Anbindung an Identity- und Access-Management-Systeme. Die Referenz Union Investment nutzt diese Anbindung an ihr eigenes Access Management.

Ist novaWorxx eine Alternative zu Valo Teamwork?

Ja. Der Support für Valo Teamwork wurde im Juli 2025 eingestellt. novaWorxx deckt die Kernfunktionen von Valo Teamwork ab (Provisionierung, Governance, Lifecycle Management) und erweitert sie um differenzierte Business Policies und eine zentrale Rule Engine.

Gerne stellen wir Ihnen novaWorxx unverbindlich vor

Mein Team und ich zeigen Ihnen gerne in einer persönlichen Demo, wie novaWorxx Governance und Provisionierung in Ihrer M365-Umgebung umsetzt.

Wolfgang Raestrup

Head of Modern Work

Mehr Struktur für Ihren digitalen Arbeitsplatz

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