Flottweg: Pilotprojekt zur Einführung von Microsoft 365 Copilot

Strategische Einordnung von Copilot im bestehenden M365-Ökosystem

KI-Einführung als nächster Schritt der laufenden Digitalisierungsstrategie

Datenschutz- und Compliance-Risiken durch unkontrollierte KI-Nutzung und Schatten-KI

Strukturierte Pilotphase über sechs Monate

Use-Case Werkstätten und „Flugschreiber“-Ansatz zur systematischen Dokumentation und Begleitung von Use Cases

Change- & Adoption-Begleitung durch Workshops, Deep Dives und Sprechstunden

Strukturierte Vorgehensweise, schnelle Umsetzung und gezielte Wissensvermittlung durch externe Beratung

Aufbau von praktischem KI-Know-how und bereichsübergreifendem Wissensaustausch

Fundierte Entscheidungsgrundlage für KI-Roadmap und Governance

Identifikation nächster Schritte wie Agenten-Ansätze und Drittintegrationen

Flottweg erkannte früh das Potenzial von Künstlicher Intelligenz als produktivitätssteigerndes Werkzeug für seine Mitarbeitenden. Im Rahmen eines sechsmonatigen Pilotprojekts testete das Unternehmen gemeinsam mit novaCapta den Einsatz von Microsoft 365 Copilot mit dem Ziel, nicht nur Technologie zu evaluieren, sondern die organisatorischen, technischen und kulturellen Voraussetzungen für eine nachhaltige KI-Nutzung zu schaffen. Ein Bottom-Up-Ansatz wurde bewusst gewählt, um die tatsächlichen Bedarfe aus der Belegschaft zu ermitteln und praxisnahe Anwendungsfälle zu identifizieren, anstatt eine reine IT-getriebene Einführung vorzunehmen.

Nach Abschluss der M365-Basiseinführung befand sich Flottweg in der nächsten Phase seiner Digitalisierungsstrategie. Auf dieser Basis wurde Copilot als logischer nächster Schritt identifiziert. Gleichzeitig gab es eine zunehmende Nutzung von Schatten-KI: Mitarbeitende griffen bereits auf frei verfügbare KI-Tools zurück. Daraus entstand der Bedarf, sichere und Governance-konforme Alternativen bereitzustellen.

Der Pilot zeigte deutlich: Erfolgreiche KI-Einführung erfordert mehr als die Bereitstellung eines Tools. Klare Governance-Regeln, strukturierte Begleitung und kontinuierliche Motivation waren entscheidend für nachhaltige Nutzung. Gleichzeitig entstand ein unternehmensweiter Lernprozess, in dem Mitarbeitende gemeinsam neue Arbeitsweisen entwickelten und Erfahrungen teilten. 

Auf Basis der Ergebnisse entschied sich Flottweg für einen gruppenweiten Rollout von Copilot Chat, während der Einsatz der kostenpflichtigen M365-Copilot-Lizenzen künftig gezielt anhand konkreter Business Cases bewertet wird. Unterschiedliche Anforderungen werden damit bewusst mit unterschiedlichen Lösungen adressiert.

Die Erkenntnisse des Piloten flossen direkt in die KI-Roadmap des Unternehmens ein. Als nächste Schritte wurden unter anderem der Einsatz von Agenten-Technologien identifiziert. Der Proof of Concept markierte damit keinen Abschluss, sondern den strukturierten Einstieg in eine langfristige KI-Strategie. Flottweg verfügt damit über klare Entscheidungsgrundlagen, etablierte Methoden und ein organisatorisches Fundament für den nachhaltigen Einsatz von KI im Unternehmen.

Flottweg Case Study als PDF (DE)

Flottweg Case Study als PDF (EN)