Die Ecclesia Gruppe hat den Schritt in die Welt von Microsoft 365 gemeistert: Mit einer klaren Change-Story, gezielten Führungskräfte-Workshops und individuellen Formaten wurde die gesamte Organisation abgeholt. Das Ergebnis: moderne, sichere Datenspeicherung und eine nachhaltige, kollaborative Daten- und Kommunikationskultur im gesamten Unternehmen.
Ecclesia Gruppe: Change Management als Treiber für moderne Kollaboration
Akzeptanz für moderne Datenspeicherung schaffen – hin zu einer vernetzen und transparenten Zusammenarbeit
Herausforderung
Ablösung der On-Premises Datenablage zu M365 (OneDrive und SharePoint)
Verbindung von technischer Umstellung mit kulturellem und organisatorischem Change
Gruppenweites Projekt mit unterschiedlichen Unternehmenskulturen und Hierarchieebenen
Notwendigkeit, eine starke Führungskräfte-Koalition aufzubauen, die die Veränderungen versteht, unterstützt und vorlebt
Lösung
Entwicklung einer klaren Change Story, die strategische Ziele und Mehrwerte der Umstellung vermittelt
Fokussierung der Change- und Adoption-Maßnahmen auf die Unternehmenskultur und Bedürfnisse der Gruppe
Unterstützung der Führungsebene mit zielgruppenspezifischen Formaten, z.B. Use-Case-Werkstätten, Führungskräfte-Workshops & Sprechstunden
Begleitung als Sparring-Partner, um Herausforderungen schnell aufzufangen und pragmatische Lösungen zu entwickeln
Mehrwert
Etablierung einer neuen, vernetzten und kollaborativen Arbeitsweise in M365
Klare Governance: Rollen, Verantwortlichkeiten, Datenschutz- und Löschkonzept sowie verbindliche Leitplanken für Zusammenarbeit und Informationsablage
Transparenter und nachvollziehbarer Umgang mit Informationen und Dokumenten zur Vermeidung von Redundanzen
Einheitliche Prinzipien für Struktur, Auffindbarkeit und Nutzung von Inhalten über alle Speicherorte hinweg
Nachhaltige Change‑Strategie, die auch neue Mitarbeitende sowie künftige organisatorische und technologische Entwicklungen berücksichtigt
Mit novaCapta hatten wir einen Partner, der schnell reagierte, unsere Anforderungen sofort verstand und uns genau den Spielraum gab, den wir brauchten. Das Projekt war klar strukturiert, transparent und menschlich – ein echter Erfolgsfaktor.
Veronika Gollan
Senior Projekt Manager
Ecclesia Gruppe
Erfolgsfaktor Change in der M365 Transformation
Die Ecclesia Gruppe mit mehr als 2.400 Mitarbeitenden stand vor einer entscheidenden Weichenstellung: Der Umstieg auf moderne Datenspeicherung in der Microsoft Cloud mit OneDrive, SharePoint und Microsoft Teams war bereits technisch vorbereitet. Da das Thema für die gesamte Organisation von hoher Relevanz war, wurde bewusst darauf verzichtet, die Verantwortung ausschließlich an einzelne Change Agents zu delegieren.
Stattdessen suchte das interne Projektteam nach einem Partner, der gezielt mit allen Führungskräften arbeitet, um eine breite Verankerung, aktive Mitgestaltung und nachhaltige Akzeptanz sicherzustellen.
Maßgeschneidertes Change-Konzept
Die technische Migration zu Microsoft 365 wurde von Ecclesia als Chance für einen nachhaltigen Change genutzt. Das Konzept stützte sich dabei auf zwei Säulen: einem klaren Datenspeicherungskonzept und dem Aufbau einer Change-Koalition auf Führungsebene. Gemeinsam mit novaCapta entwickelte die Ecclesia Gruppe dafür eine klare Change Story, die die strategischen Ziele der Gruppe in den Vordergrund stellt: transparente, kollaborative Zusammenarbeit und sichere Datenhaltung.
Mit Führungskräfte-Workshops, Use-Case-Werkstätten sowie interaktiven Sprechstunden wurde die Führungsebene abgeholt. Dabei lag der Fokus darauf, die Rolle der Führungskräfte zu stärken und einen Raum zu schaffen, in welchem sie die Veränderung für sich und ihre Teams nachvollziehen können.
Die Führungskoalition als aktiver Unterstützer
So wurde die Führungskoalition befähigt, die Veränderung zu verstehen, zu kommunizieren und in ihren Teams zu verankern. Die Workshops fanden dabei über alle Führungsebenen hinweg statt – von der von der Geschäftsleitung bis zur Teamleitung. In den Use-Case-Werkstätten wurden Team- und Abteilungsleiter eingebunden, um die veränderte Arbeitsweise und individuelle Use Cases für verschiedene Bereiche zu identifizieren und zu beleuchten.
Mit der gezielten Abholung der Führungsebene konnten sie den Wandel aktiv unterstützen. Ergänzend sorgten lerntypspezifische Selbstlernformate zu M365 wie Videonuggets, OnePager und eine Self-Learning-Landingpage für die kontinuierliche Begleitung aller Mitarbeitenden.
Nachhaltiger Change für Organisation und Mitarbeitende
So wurde die neue Arbeitsweise erfolgreich integriert. Führungskräfte fühlen sich durch die Maßnahmen in ihrer Rolle gestärkt, Mitarbeitende profitieren von klaren Prozessen und effizienteren Workflows. Durch die strukturierte Change-Begleitung wurde nicht nur die Akzeptanz für die neuen M365-Tools geschaffen, sondern auch die Vorbereitungen getroffen, dass auch nach Projektende neue Mitarbeitende strukturiert auf die Nutzung der M365-Anwendungen vorbereitet sind.
Das Projekt zeigt deutlich: Technische Umstellungen allein reichen nicht aus, um nachhaltigen Erfolg zu sichern. Erst durch gezielte Change- und Adoption Maßnahmen werden Menschen befähigt, die neuen Technologien zu nutzen. Für die Zukunft ist die Gruppe damit bestens aufgestellt – sowohl technisch als auch kulturell.
Kundenprofil: Ecclesia Gruppe
Mit mehr als 2.400 Mitarbeitenden und einem platzierten Prämienvolumen von rund drei Milliarden Euro p. a. ist die Ecclesia Gruppe einer der größten Versicherungsmakler für Unternehmen und Institutionen in Deutschland und Europa. Neben unserem Hauptsitz in Detmold sind wir mit eigenen Unternehmen in ganz Deutschland und vier weiteren europäischen Ländern präsent.
Eingesetzte Technologien
Wir beraten Sie gern zu Ihren Change & Adoption Maßnahmen
Mein Team und ich freuen uns auf Ihre Anfrage.
Carsten Schulz
Head of Modern Work
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