Innovative Arbeitswelt für eine bessere Kollaboration

Ziel der Heidelberger Druckmaschinen AG war es, eine neue innovative Arbeitsumgebung zu schaffen. 

Herausforderungen
  • Investition in neue Technologien für eine verbesserte übergreifende Zusammenarbeit im Unternehmen 
  • Aufbau einer modernen State-of-the-Art Informations- und Kollaborations­-Plattform sowie einer innovativen Arbeitsumgebung, die auch künftigen organisatorischen Anpassungen standhält
Lösung
  • Migration in die Cloud mit SharePoint Online
  • Innovativer Aufbau der Arbeitswelt mit klarer thematischer Navigationsstruktur, intelligenter Suche und definierten Metadaten
  • Klare Orte und Strukturen für Wissen und Informationen
  • Optimale Ausstattung der Räume, damit die Nutzer bestmöglich darin arbeiten können
Mehrwert
  • Schnellerer und einfacherer Zugang zu Wissen und Informationen
  • Effizienteres Informationsmanagement und besserer Wissenstransfer
  • Deutliche Verbesserung der Kollaboration
  • Verringerung der Komplexität und größere Flexibilität

"Unser Ziel war es, eine neue innovative Arbeitsumgebung zu schaffen, in der alle effizient zusammenarbeiten können und in der wir all unser Wissen an einem Ort haben. Das haben wir gemeinsam mit novaCapta erreicht."

Jürgen KellerProjektleiterHeidelberger Druckmaschinen AG
Meetingsituation mit Collaboration

Digitale Transformation der Arbeitswelt: Chancen der Cloud nutzen

Im Zuge einer strategischen Neuausrichtung beschloss die Heidelberger Druckmaschinen AG (Heidelberg) ihren Fokus künftig verstärkt auf den Ausbau digitaler Geschäftsmodelle zu legen und die digitale Transformation im Unternehmen weiter voranzutreiben. Die Chancen der Digitalisierung sollen frühzeitig auch in der internen Arbeitsumgebung genutzt werden. Durch den Wechsel auf neuere Technologien zielt das Unternehmen darauf ab, eine übergreifende Zusammenarbeit im Unternehmen zu fördern und bestehende Silos in der Arbeitswelt abzubauen. 

Zentraler Bestandteil der Arbeitswelt bei Heidelberg ist die unternehmensweite Informations- und Kollaborationsplattform, für deren Betrieb die globale IT verantwortlich ist. Es galt, die Technologie auf den neuesten Stand zu bringen. Das IT-Team plädierte für einen Wechsel auf eine moderne Cloudtechnologie mit ihren umfassenden Vorteilen. 

So entschied sich das Unternehmen für einen Umzug der Arbeitsumgebung auf SharePoint Online. Ziel von Heidelberg war es, eine moderne State-of-the-Art Plattform im Einsatz zu haben, die von überall erreichbar ist und auch die Anbindung externer Nutzer wie Kunden oder Dienstleister auf einfache Weise zulässt. 

Thematische Arbeitswelten schaffen organisationsstabile Arbeitsumgebung

Die Heidelberger IT arbeitete Anfang 2016 intensiv daran, das grundlegende Setup für den Einzug in die Cloud aufzubauen. Neben der Technik spielte auch das nutzerzentrierte Konzept für den Erfolg einer Informations- und Kollaborationsplattform eine wichtige Rolle. Dazu holte sich Heidelberg die Experten der novaCapta Software & Consulting GmbH mit ins Boot, die sich dezidiert mit Informationsarchitektur, nutzerzentrierter Orientierung und Navigation auskennen. novaCapta ist bereits seit vielen Jahren zuverlässiger Consulting-Partner von Heidelberg und arbeitet kontinuierlich und erfolgreich in diversen Projekten mit dem Unternehmen zusammen. 

Die Experten von novaCapta stellten dem Unternehmen ein ganz neues, innovatives Konzept für ihre neue Arbeitsumgebung vor. „Die Themen- und Projektbereiche der neuen Arbeitswelten sind nicht fest an die organisationale Unternehmensstruktur gebunden, sondern thematisch offen gestaltet. Dadurch ist das Unternehmen flexibler, kann auf Veränderungen im Unternehmen besser reagieren, und einfachere thematische Zusammenhänge herstellen.“ Beschreibt Thomas Imhof, Senior Business Consultant bei novaCapta. 

So werden stabilere Strukturen geschaffen, die unabhängig vom organisationalen Aufbau sind. Diese neue Herangehensweise fand bei Heidelberg große Zustimmung, sodass die beiden Partner gemeinsam an dem Einzug in die neuen Arbeitswelten arbeiteten.

Klare Orte und Strukturen für eine bessere Zusammenarbeit

Neben der Schaffung von mehr Stabilität und Flexibilität hat das Arbeitswelten-Konzept darüber hinaus zum Ziel, die neue Arbeitsumgebung bei Heidelberg besser zu strukturieren, um so unternehmensweit eine bessere Zusammenarbeit zu ermöglichen. In der neuen Arbeitswelt gibt es heute eine Einstiegsseite, die über eine klare thematische Navigationsstruktur, eine intelligente Suche und definierte Metadaten den User einfach und schnell zu seinen Zielräumen navigiert. Klare Orte und Strukturen für Wissen und Informationen haben die Komplexität verringert und so die Kollaboration deutlich verbessert. Zudem unterstützte novaCapta das Unternehmen dabei, die einzelnen Räume so auszustatten, dass die Nutzer optimal darin arbeiten können.

"In der Vergangenheit waren unsere ­Sites nur unzureichend vernetzt. In der ­neuen Arbeitswelt wollten wir einen Einstiegspunkt haben, von wo aus jeder Mitarbeiter ganz elegant zu jeder Projekt-, Team- und ­Meetingseite gelangen kann."

Jürgen KellerProjektleiterHeidelberger Druckmaschinen AG

Effizientes Informationsmanagement für einen besseren Wissenstransfer

Ein weiteres Ziel von Heidelberg war, dass Informationen und Wissen besser unter den Mitarbeitern geteilt werden können. Jürgen Keller beschreibt den Heidelberger Lösungsansatz: „Bei der Zusammenarbeit in den Teamräumen entstehen Arbeitsdokumente, die die Mitarbeiter in ihre Bibliothek einpflegen. Bei der Zusammenarbeit entsteht aber auch Wissen, das auch für andere Teams und Bereiche relevant ist. Daher haben wir auf der Ebene der Arbeitswelten 'Knowledge-Bereiche' geschaffen, in die über die Bestimmung von Metadaten Wissen transferiert werden kann. Dadurch holen wir das Wissen aus den Räumen heraus, bringen es an die Oberfläche und machen es so allen leicht zugänglich.“

Martin Weinhardt, Leiter Business Unit Digital Work bei novaCapta ergänzt: „Heidelberg verortet heute Inhalte und Wissen genau dort, wo sie gebraucht werden. So findet ein effizienter Wissenstransfer statt und die Kollaboration wird deutlich verbessert.“

Modernisierung des Publishing-Intranets

Neben der Optimierung der Kollaborationsumgebung führte Heidelberg in Kooperation mit novaCapta parallel ein neues Publishing-Intranet ein. Ziel von Heidelberg ist es dabei, die zahlreichen Intranets der einzelnen Ländergesellschaften nach und nach abzulösen und künftig ein globales Intranet auf der modernen SharePoint Online-Technologie zu etablieren.

Eine Informationsarchitektur, die von Nutzern verstanden wird, und ein modernes und ansprechendes „Look & Feel“ zeichnen das neue Intranet aus. Mit der Etablierung von News Channels für unterschiedliche Standorte und Bereiche ist Heidelberg einen entscheidenden Schritt Richtung Personalisierung gegangen.

„In den News Channels veröffentlichen die einzelnen Bereiche jetzt direkt ihre News – mit eigenen Ownern und Editoren. Diese Dezentralisierung hat unsere Workflows deutlich optimiert. Und auch die Nutzer profitieren davon: Sie können heute News nach ihren eigenen Interessen abonnieren.“ So Carmen Rembalski, Service Manager IT Collaboration, Heidelberger Druckmaschinen AG. Auch in den kommenden Jahren hat Heidelberg noch viel vor: Nach und nach plant das Unternehmen, immer mehr Bereiche in die Cloud zu verlagern und den Digital Workplace weiter auszubauen.

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Eingesetzte Technologien

Kundenprofil


Heidelberger Druckmaschinen AG

Die Heidelberger Druckmaschinen AG ist seit vielen Jahren ein zuverlässiger Partner mit hoher Innovationskraft für die ­globale Druckindustrie. Seit über 160 Jahren steht das Unternehmen für Qualität und Zukunftsfähigkeit. Damit ist Heidelberg ein Unternehmen mit einer langen Tradition, bestimmt aber gleichzeitig dank moderner Technologien und innovativer Geschäftsideen die Zukunftstrends in der Branche. Mit einem Marktanteil von über 40 Prozent bei Bogenoffsetmaschinen ­konnte das Unternehmen auch im ­laufenden Geschäftsjahr seine Position als Markt- und Technologieführer in der Druckbranche festigen. 

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