Verbandsgebäude vdw

vdw: Mehr Miteinander dank Kommunikation & Kollaboration in M365

Maßgeschneidertes Change & Adoption Konzept für eine nachhaltige Nutzung von M365- und Cloud-Anwendungen

Der vdw hat gemeinsam mit novaCapta seinen modernen digitalen Arbeitsplatz mit Microsoft 365 & Teams geschaffen. Ein maßgeschneidertes Konzept unterschiedlicher Change & Adoption-Maßnahmen befähigt die Mitarbeitenden und sorgt dafür, dass alle Potentiale von M365 voll ausgeschöpft werden.

Herausforderung

  • Kurzfristige Einführung von Microsoft 365 (Fokus Teams) während Corona, aber nur geringe Nutzungstiefe – stattdessen weiter sehr papierlastige Arbeit und Doppelablage von Dateien
  • Unterschiedliche Erfahrungslevel mit M365 sowie teilweise Unsicherheiten bei der Nutzung
  • Getrennte Arbeitsbereiche erschweren eine einheitliche Arbeitsweise
  • Fehlende Governance sowie Maßnahmen für verschärfte Datenschutz- und Verschwiegenheitsanforderungen als Prüfungsverband

Lösung

  • Maßgeschneidertes Konzept unterschiedlicher Change & Adoption-Maßnahmen zur Befähigung der Mitarbeitenden bei der Nutzung von M365 und der Cloud-Etablierung inkl. Begleitung und Kommunikation
  • Umsetzung eines ersten Pilotprojekts (Use-Case-Werkstätten) in kleinerem Rahmen und anschließende Weiterführung und Ausbau im gesamten vdw

Mehrwert

  • Hohe Akzeptanz durch userfokussierte Change & Adoption-Strategie
  • Optimierte, verschlankte Arbeitsprozesse durch einheitliche Strukturen
  • Verbesserung der internen Kommunikation und Kollaboration mit allen Mitarbeitenden zu jeder Zeit – dank Zentralisierung in Teams
Portraitfoto Dr. Susanne Schmitt

Sowohl das Projektteam als auch unsere Mitarbeitenden haben sich jederzeit von novaCapta hervorragend betreut gefühlt. Vor allem die Coffee Corner Calls kamen sehr gut an, und weitere regelmäßige Schulungen zu Neuerungen wurden aktiv gewünscht. Wir freuen uns, auch in Zukunft mit der novaCapta zusammenzuarbeiten!

Dr. Susanne Schmitt Verbandsdirektorin Verband der Wohnungs- und Immobilienwirtschaft in Niedersachsen und Bremen e.V.

Wie so viele Organisationen hatte der Verband der Wohnungswirtschaft in Niedersachsen und Bremen e.V. während Corona kurzfristig Microsoft 365 mit Fokus auf Teams für die Kommunikation eingeführt. Ohne Konzept bzw. begleitendes Change Management war die Nutzungstiefe von M365 sowie der Cloud jedoch sehr niedrig, stattdessen fand weiterhin eine sehr papierlastige Arbeit sowie intransparente Arbeitsweise mit Doppelablagen in Outlook und Fileserver-Strukturen statt.  

Im vdw bestand daher der Wunsch, die Potentiale von Microsoft 365 besser auszuschöpfen, die komplette interne Kommunikation und Kollaboration auf Microsoft Teams umzustellen und zudem die aktuellen Prozesse auf den Prüfstand zu stellen. Da der bestehende externe IT-Dienstleister jedoch nur für die Administration von Soft- und Hardware zuständig ist und keine strategische Beratung anbietet, machte sich der vdw auf die Suche nach einem erfahrenen M365-Partner – und wurde durch bereits bestehende Kontakte in der novaCapta fündig.

Use-Case-Werkstätten als zentraler Pfeiler eines maßgeschneiderten Change & Adoption-Konzepts

Zunächst analysierte novaCapta die Ausgangssituation sowie Herausforderungen: Neben der fehlenden Struktur bei der Einführung und Nutzung von M365-Anwendungen inkl. geringer Potentialausschöpfung befanden sich die Mitarbeitenden auf deutlich unterschiedlichen Erfahrungs- und Nutzungsleveln und zeigten teilweise Unsicherheiten bei der Nutzung von M365-Diensten und der Cloud allgemein – u.a. wegen einer fehlenden Governance. Zudem wurde deutlich, dass keine geeigneten Maßnahmen für die verschärften Datenschutz-/Verschwiegenheitsanforderungen als Prüfungsverband im Einsatz waren.

novaCapta erstellte daraufhin ein maßgeschneidertes Konzept unterschiedlicher Change & Adoption-Maßnahmen, die die Mitarbeitenden genau dort abholen, wo sie stehen. Das Konzept der Use-Case-Werkstätten ermöglicht darüber hinaus eine individuelle Betrachtung verschiedener Prozesse zur Optimierung mit M365 – stets unter Berücksichtigung der Sicherheitsaspekte und mit Ausblick auf die Optimierung der IT-Landschaft. Konkrete Maßnahmen sahen wie folgt aus:

  • Entwicklung eines klaren Zielbilds für das Projekt  
  • Erstellung einer SharePoint-Landingpage mit diversen Lernmaterialien als zentrale Anlaufstelle für alle Mitarbeitenden inkl. begleitender Kommunikation
  • Durchführung von Use-Case-Werkstätten mit Vertreter:innen aus unterschiedlichen Fachbereichen zur Lösungsfindung für spezifische Probleme (z.B. Bearbeitung fristbehafteter Vorgänge in der Steuerabteilung)
  • Coffee Corner Call-Reihe durch die Applikationswelt von M365 zur Befähigung aller Mitarbeitenden
  • Tenant Health Check

Dieses Konzept wurde zunächst in einem kleineren Pilotprojekt angewandt: novaCapta führte eine erste Use-Case-Werkstatt für die Verbandsleitung und die Steuerabteilung durch und verprobte das Format mit dem Kernteam des vdw. Nach dieser erfolgreichen „Bewährungsprobe“ wurden die Maßnahmen dann mit einer größeren Zielgruppe weitergeführt und ausgebaut. IT-Koordinatorin Mandy Schwabenhausen erklärt: „Vereinheitliche Strukturen haben unsere Kommunikation und Kollaboration mit allen Mitarbeitenden – egal ob im Büro oder Remote Worker – vereinfacht. So konnten wir unsere Mailflut durch den Umstieg auf Teams deutlich reduzieren: Interne Meldungen, Tipps und Tricks sowie Ankündigungen aus der IT (z.B. anstehende Wartungen) werden nun schnell, einfach und transparent über Teams-Kanäle kommuniziert."

Grundlage für die weitere Optimierung der IT-Infrastruktur

Change und Adoption spielte eine zentrale Rolle, um den vdw erfolgreich auf die Reise in die M365-Welt mitzunehmen und die Mitarbeitenden für eine nachhaltige Nutzung zu befähigen. Neben dem Aufzeigen von Perspektiven und Chancen, aber auch Grenzen und Workarounds beim Einsatz von M365 und der Cloud gab das novaCapta Projektteam auch Anregungen zur Ausformulierung einer eigenen Cloud-Strategie sowie Richtlinien für M365.         

Der vdw hat mit einem sinnstiftenden Arbeiten in M365 nun die Grundlage für die weitere Prozessoptimierung und Digitalisierung im Verband gelegt. Darauf basierend haben sich weitere spannende Projekte für 2025 zusammen mit der novaCapta ergeben – darunter die Nutzung von KI (Microsoft 365 Copilot) für weitere Produktivitätsgewinne sowie die Optimierung der IT-Infrastruktur (Data Governance & Security) und erfolgreiche Sicherstellung des Betriebes.

 

Download Case Study vdw als PDF (DE)

Download Case Study vdw als PDF (EN)

Eingesetzte Technologien

Microsoft Teams Icon
Logo Microsoft 365

Kundenprofil

Logo vdw

vdw Verband der Wohnungswirtschaft in Niedersachsen und Bremen e.V.

Der vdw Verband der Wohnungswirtschaft in Niedersachsen und Bremen e.V. vertritt die Interessen von 180 Mitgliedsunternehmen und unterstützt sie in allen Bereichen ihrer täglichen Arbeit – von Rechtsberatung bis zu bautechnischen Fragen. Daneben bietet der VDW ein breites Spektrum an Aus- und Fortbildungsveranstaltungen und steht als Politikberater im ständigen Kontakt mit relevanten politischen Stellen.

https://vdw-online.de/

Digital Workplace
Referenz

RheinEnergie: Change & Adoption für Microsoft Teams

Für die Einführung von M365 und Teams setzte RheinEnergie auf novaCapta – mit Leistungsscheinen für die Ausschreibung und einem ganzheitlichen Change- und Adoption-Konzept für die neue Zusammenarbeit.

AdobeStock, zwei Männer im Büro im Austausch
Referenz

Mit professioneller Begleitung erfolgreich in die Cloud

Mit der Einführung von M365 hat Lehmann&Voss seine digitale Reise in die Cloud begonnen. Zentral für die erfolgreiche Implementierung war ein Change & Adoption-Konzept.

Eisenleger bei der Arbeit
Referenz

Berner Baumeisterverband: Zum Digital Workplace mit M365

Der Berner Baumeisterverband hat seinen modernen Arbeitsplatz mit Microsoft 365 geschaffen. Dank Teams, Intranet und strukturiertem Datencenter in der Cloud ist nun eine flexible Arbeitsweise möglich.

Luftballons am Ströer Standort in Köln während der Rollout-Days
Referenz

Ströer SE & Co. KGaA: Change-Begleitung für Microsoft 365

novaCapta begleitet das Medienhaus Ströer beim digitalen Wandel mit Office 365 mit Kommunikation, Trainings, Botschaftern und einer Prise Humor, weil Change mehr ist als "nur" Technologie.

Two women analyzing documents at office
Offering

novaCapta Adoption Service für M365

Unser Service bietet Ihnen eine kontinuierliche Kommunikation, Begleitung und Befähigung im Rahmen des M365-Evergreenings und somit nachhaltige Adoption der M365-Werkzeuge hin zum Modern Workplace.

Roadfreight
Referenz

Change- & Trainingskonzept für Hellmann

Für den globalen Roll-out von Microsoft 365 setzt Hellmann auf das Change- & Trainingskonzept der novaCapta.

Verlegung von Majcoat durch Dachdecker
Referenz

SIGA: Mehrsprachige Zusammenarbeit per Microsoft 365

Mithilfe der novaCapta wurde der Aufbau einer modernen, nachhaltigen Zusammenarbeits- und Kommunikationsplattform für den weltweiten Einsatz in mehreren Sprachen gestaltet.

Case Study Windmöller & Hölscher und novaCapta
Referenz

Windmöller & Hölscher: Aus der Cloud in die Cloud

novaCapta meistert mit Windmöller & Hölscher den Wechsel von der IBM/HCL Connections Cloud in die Microsoft Azure Cloud und führt für das Unternehmen weltweit Microsoft 365 ein.

Kupferdrähte in Nahaufnahme
Referenz

Aurubis: Neues Mailsystem & Kollaborationslösung

Mit Know-how und umfangreichem Change Management unterstützt novaCapta bei der erfolgreichen Einführung und Nutzung einer neuen Mail-, Kommunikations- und Kollaborationslösung auf Basis von M365.

Zwei Bauarbeiter begutachten eine Baustelle
Referenz

Kissling + Zbinden: Zentrales Arbeiten in «Projektraum 365»

Kissling + Zbinden hat «Projektraum 365» implementiert, der die gemeinsame Projektarbeit durch Zentralisierung und Automatisierung vereinfacht.

Landqart AG, Headbild, Grüne Noten
Referenz

Landqart: Mit M365 zum Modern Workplace

Mit einem strategischen Einsatz von Microsoft zum Modern Workplace: Von der M365-Migration über Change & Adoption Massnahmen bis hin zu Teams-Governance & Power Platform-Automatisierung.

Leistung

Kollaboration-Tools & Software für mehr Effizienz

Sie wollen die digitale Zusammenarbeit optimieren? Als Spezialisten in der Umsetzung von Intranet- & Kollaborationsumgebungen begleiten wir Sie im gesamten Prozess von der Analyse bis zur Umsetzung.

Confident african female trainer giving educational workshop at office.
Workshop

Workshop: Use-Case-Umsetzung​ mit Microsoft 365​

Schöpfen Sie das volle Potenzial Ihrer M365-Plattform aus! Lernen Sie relevante Anwendungsfälle kennen und erfahren Sie, wie Ihre Mitarbeitenden neue Arbeitsweisen schneller akzeptieren und annehmen.

Ein Arzt und eine Krankenpflgerin mit einem medizinischen Gerät
Referenz

Dräger: Der Weg zum digitalen Arbeitsplatz mit M365

novaCapta unterstützt Dräger bei der Einführung von Microsoft 365 in Kombination mit Valo Add-ons für eine moderne, flexible Kommunikations- und Kollaborations-Plattform.

Ein Mitarbeiter in Schutzkleidung der Sensopro AG bei der Justierung des Trainingsgerätes Sensopro Luna mit Logo der Sensopro AG unten rechts im Bild
Referenz

Sensopro: Strukturierte Zusammenarbeit dank Microsoft Teams

Lückenlose Kommunikation & Zusammenarbeit war das Ziel bei Sensopro. Mit dem Teams Only-Ansatz wurde ein klarer Einstiegspunkt geschaffen und es können alle Vorteile der O365-Welt genutzt werden.

Firmengebäude von TDK Electronics
Referenz

TDK Electronics AG: Change Management als Erfolgsfaktor

Um die Umstellung von Lotus Notes (HCL) auf Microsoft 365 zu meistern, beauftragte die TDK Electronics AG daher novaCapta mit einem begleitenden Change Management.

grafische Darstellung Helix
Referenz

deugro group: Modernes Intranet mit dem Valo-Baukasten

Die deugro group bekommt eine neues Intranet mit dem Baukasten von Valo und novaCapta Expertise. Die Kommunikationsabteilung war von Anfang an dabei, denn Change Communication stand hier ganz oben.

Mouintainbike mit DTSwiss Komponenten in den Bergen
Referenz

DT Swiss: Microsoft 365 – So geht modernes Intranet

DT Swiss hat mit einem neuen Intranet auf moderner Office 365 Umgebung die Vorteile aus beiden Welten vereint – unter Anleitung der Experten von novaCapta.

Ein Gang mit deckenhohen Regalen zu beiden Seiten, in denen ungeordnet Bücher gestapelt sind.
Referenz

Oerlikon Metco: Microsoft 365 pusht Knowledge-Portal

Seit 2012 war das Knowledge Portal bei Oerlikon Metco zentraler Wissensspeicher. Mit dem neuen SharePoint Online profitieren sie von verbesserter Performance, geringeren Kosten und mehr Flexibilität.

Unternehmensgruppe Theo Müller
Referenz

Unternehmensgruppe Theo Müller: Ein Intranet für alle

Das neue SharePoint basierte Intranet der Unternehmensgruppe Theo Müller überzeugt: weg von Silo-Systemen zu einer integrierten, ganzheitlichen Lösung in der bestehenden Microsoft Systemlandschaft.