Was Sie beim nächsten IT-Projekt beachten sollten

Unternehmen sind in ihrer digitalen Transformation erfolgreicher, wenn sie bei der Umsetzung auf ein wirksames Change Management setzen. Wie der Wandel gelingt, verrät Nora Sommer, Senior Business Consultant bei der novaCapta, im Interview.

Frau Sommer, vor welchen Herausforderungen stehen IT-Projektmanager heute? 

IT-Projektmanager müssen stets das Ziel, das Budget und die Zeitplanung im Blick halten. Der Erfolg eines IT-Projekts lässt sich am Ende allerdings vor allem an einem Faktor messen – der Nutzerakzeptanz. Wenn die neuen Tools von den Mitarbeitern nicht wie gewünscht verwendet werden, droht das IT-Projekt zu scheitern.

Grundsätzlich hilft es zu wissen, dass Veränderungen in einem Unternehmen normal sind. Sie lassen sich weder aufhalten noch verhindern, aber sie lassen sich managen – und genau darum geht es beim Change Management. Bevor man Veränderungsprozesse in die Wege leitet, muss innerhalb des Unternehmens ein Bewusstsein dafür geschaffen werden, dass und warum ein Wandel erforderlich ist. Gerade bei IT-Projekten passiert es noch viel zu oft, dass die Personen, welche die neue Software im Alltag bedienen und anwenden sollen, erst kurz vor dem Roll-out informiert und dann sich selbst überlassen werden. Ein wirksames Change Management sollte aber von Anfang an zum Einsatz kommen und über das eigentliche IT-Projekt hinausgehen.

Wieso ist Change Management ein wichtiger Bestandteil in grösseren IT-Projekten? Was sind die Vorteile?

Dazu ein praxisnahes Beispiel: Aktuell besteht eine hohe Nachfrage nach Kollaborationslösungen, wie Microsoft Teams. Die Einführung ist aber kein reines IT-Projekt, sondern betrifft die Kultur des gesamten Unternehmens. Moderne Kollaborationsportale verändern Prozesse, Strukturen und damit die bisherige Arbeits- und Verhaltensweise von Menschen. In solchen Fällen ist Change Management kein „nice-to-have“, sondern ein absoluter Treiber der Adoption.

Welchen Herausforderungen begegnen Sie häufig in Ihrem Alltag?

Viele sind der Ansicht, dass der Umstieg auf moderne Tools automatisch auf Begeisterung treffen muss und die Veränderung ein Selbstläufer wird. Aber: Jede:r Mitarbeiter:in ist anders! Der eine braucht mehr und der andere braucht weniger Zeit, um sich auf neue Prozesse und neue Software einzustellen. Am Ende ist die digitale Transformation eines Unternehmens nur dann erfolgreich, wenn jede:r einzelne Mitarbeitenden die Vorteile der Veränderung erkennt und die neuen Anwendungen bedienen kann. Je schneller das gelingt, desto schneller gelangt das Unternehmen zu einem optimalen Verhältnis zwischen Investition und Fortschritt.

Wie begeistern Sie Mitarbeiter eines Unternehmens für neue Technologien?

Software wird für Anwender:innen gemacht, d.h. sie soll die Arbeit des Einzelnen vereinfachen. Mit einer frühzeitigen Kommunikation auf den richtigen Unternehmenskanälen und einer frühzeitigen Einbindung der Mitarbeitenden lassen sich die alltäglichen Anforderungen nachvollziehen und im Laufe des IT-Projekts berücksichtigen. Es ist entscheidend zu verstehen, wie bisherige Abläufe im Unternehmen funktionieren, um diese entweder in die digitale Welt zu übertragen oder bereits vorhandene Flows zu verbessern. Mit dem richtigen Mix aus Kommunikation und Teilhabe gelingt anschließend auch die Adaption der neuen Technologien.

Bitte fassen Sie zum Schluss einmal zusammen: Wie läuft eine optimale Einführung ab?

Ein Change läuft immer auf einem individuellen Level ab. Erst wenn es gelingt, jede:n Einzelne:n von dem Fortschritt zu überzeugen, gelingt die Transformation im gesamten Unternehmen. Deshalb ist es sinnvoll, das Change Management in drei Phasen zu teilen: Intensive Vorbereitung, durchdachtes Management und längerfristige Begleitung. Für jede Phase gibt es passende Massnahmen, wie Schulungen, Ausbildung von Multiplikatoren sowie ein Kommunikationskonzept uvm. Weitere Tipps und eine Übersicht über die zehn wichtigsten Schritte für ein erfolgreiches Change Management haben wir in unserem neuen, kostenlosen Whitepaper zusammengefasst.

Der Artikel erschien zuerst auf inside-it.ch