Bei der Umstellung von IBM Notes auf Microsoft SharePoint sind eine gründliche Vorbereitung und sorgfältige Umsetzung notwendig, um einen reibungslosen Wechsel zu gewährleisten. Unsere erfahrenen Consultants unterstützen Sie dabei von der Erst-Analyse über die Migration selbst bis hin zum Erstellen passgenauer Workflows und Applikationen in Microsoft SharePoint. Die Projektumsetzung erfolgt je nach Situation agil oder entsprechend des Wasserfallmodells.
Schritt 1: Vorbereitung und Analyse der IBM Notes Applikationen
Bestandsaufnahme der Notes-Applikationen
Typischerweise erfolgt zuerst eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Notes-Applikationen. Die Erfahrung zeigt, dass dabei unter Umständen mehrere Application Owner in die Diskussion einbezogen werden müssen. Dies ist oft ein Punkt, der zeitkritisch sein kann. Die Application Owner bringen mindestens die fachliche Sicht auf die Applikation mit und können oft auch das frühere Lasten-/Pflichtenheft oder die Applikationsdokumentation beisteuern. Als Ergebnis entsteht eine globale Übersicht der Notes-Landschaft ggfs. mit der jeweiligen fachlichen Beschreibung und Dokumentation als Grundlage der weiteren Betrachtung.
Kategorisierung und Analyse
Nachdem alle Notes-Applikationen aufgelistet sind, werden die Relevanz und Komplexität jeder Applikation bewertet und die Funktionalitäten analysiert. Hierbei erstellen wir für jede relevante Applikation eine IST-Analyse der Funktionen, Daten und Prozesse auf fachlicher und technischer Basis.
Diese Phase ist für die spätere Migration von IBM Notes zu SharePoint besonders wichtig, um festzustellen, welche Applikationen kritisch sind und um zu entscheiden, was schlussendlich migriert werden soll und was nicht.
Darauf aufbauend entsteht eine Bewertungsmatrix, die jede Applikation berücksichtigt und jeweils eine Bewertung hinsichtlich folgender Punkte beinhaltet:
- Fachliche Komplexität: z.B. –
Niedrig
Mittel
Hoch - Technische Komplexität
Niedrig
Mittel
Hoch - Business-Kritikalität:
Niedrig
Mittel
Hoch - Alternative Option:
Überführung in andere Line of Business Applications (z.B. SAP, ERP, etc.)
Make-or-Buy-Entscheidung
Abschaltung - Priorität der Umsetzung:
Niedrig
Mittel
Hoch
Bei einer großen Anzahl von Applikationen sollte schon in diesem Schritt eine erste grobe Einschätzung des möglichen Aufwandes erfolgen. Auch hier können Kategorisierungen mit einer zugeordneten Zahl der Manntage für eine erste Projektabschätzung vorgenommen werden.
Schritt 2: Datenmigration von IBM Notes nach Microsoft SharePoint
Aus der Bewertungsmatrix des Schritt 1 werden die Applikationen ermittelt, die relevant für eine Umsetzung sind und Anhand der Umsetzungspriorität stückweise im Detail betrachtet.
Konzeptionierung in SharePoint
Mit Hilfe der IST-Analyse der relevanten Applikationen wird ein Konzept entwickelt, das festlegt, wie die verschiedenen Notes-Funktionalitäten in SharePoint abgebildet werden können.
In vielen Fällen haben Standard-Notes-Templates ein Äquivalent in SharePoint, wie zum Beispiel Diskussionsdatenbank, Kalender, Aufgabenliste, Team Sites, Kontaktliste und Dokumentenbibliothek. Es sollte darauf geachtet werden, dass SharePoint möglichst im Standard (eventuell unter Einbeziehung von Standard-Workflows und Nintex Workflows) verwendet wird.
Hierbei muss zum Beispiel einkalkuliert werden, dass der User ein neues User-Interface bekommt. Bei novaCapta verwenden wir in dieser Phase unsere typische ASAP2 -Herangehensweise.
Zusammengefasst gehen wir den Weg des geringsten Aufwandes und untersuchen eine Umsetzungsmöglichkeit in folgenden Stufen:
- Im Standard von SharePoint umsetzbar (nur Konfiguration)?
- Erweiterung des Standards durch Workflows (SharePoint Designer oder Ninetx) möglich?
- Individuelle Erweiterung direkt in der Oberfläche von SharePoint via clientseitigen Technologien (z.B. JavaScript, AngularJS, JQuery, Bootstrap, etc..) möglich und sinnvoll?
- SharePoint App-Modell möglich und anwendbar? (z.B. bei PLA Farm oder Office 365)
- SinglePageApplication-Ansatz sinnvoll?
- BackEndCode-Technologien möglich und erforderlich?
- Kombination der oben genannten Ansätze mit dem Ziel einer Lösung mit geringstem Aufwand sinnvoll?
Als besonders zeitkritisch erweisen sich immer Schnittstellen zu anderen Systemen im Unternehmen. Oft stehen den Kollegen die LoB-Applikationen nicht zeitnah zur Verfügung. Die Betrachtung von Schnittstellen sollte deswegen frühzeitig begonnen werden.
Diese Phase sollte bei der Umsetzung nach dem Wasserfall-Modell die entsprechenden Pflichtenhefte als Ergebnis haben. Für eine Beschleunigung des Projektablaufs kann auch über eine agile Methodik auf Basis eines Grobkonzeptes nachgedacht werden. Dies sollte durch einen SharePoint-erfahrenen Projektleiter gesteuert werden.
Weiterhin ist zu entscheiden, ob Daten aus den IBM Notes-Datenbanken in SharePoint-Listen überführt oder besser in einer SQL-Datenbank abgelegt werden. SharePoint bietet dazu entsprechend standardisierte Schnittstellen wie die Business Connectivity Services.
