Prozessoptimierung mit SharePoint und Nintex Workflow bei tremco illbruck

tremco illbruck führte mit Unterstützung von novaCapta eine neue, SharePoint-basierende Lösung ein, um den komplexen Vertriebsprozess zu automatisieren und transparenter zu gestalten.

Herausforderungen 
  • Fehlende effiziente Lösung zum Abbilden der komplexen Prozesse 
  • Uneinheitliche, manuelle Arbeitsabläufe, die zeitaufwendig und fehleranfällig waren 
  • Fehlende Prozess-Kontrolle und -Transparenz
Projektziele
  • Einführung einer standortübergreifenden Lösung zur Abbildung des Prozesses in einer allgemein zugänglichen Umgebung
  • Schaffung einheitlicher, automatisierter und transparenter Prozesse durch die neue Lösung 
  • Bündelung von Informationen im System und Kanalisierung der Kommunikation
Lösung
  • Microsoft SharePoint als Basis mit Ergänzung um Nintex Workflows zur vollständigen Prozessabbildung und zentralen Datenpflege
  • Individuell entwickelte Schnittstelle zur bestehenden Produktdatenbank für einen automatisierten Datenaustausch und eine effiziente Datenauswertung
  • Benutzerfreundliche Bedienoberfläche und standortunabhängige Nutzung
  • Zusammenarbeit mit dem Experten-Team der novaCapta für eine optimale Lösungsgestaltung
Mehrwert
  • Deutliche Prozess-Optimierung durch Automatisierung
  • Erhöhung von Transparenz und Kontrolle im gesamten Prozess
  • Deutliche Aufwands- und Fehlerreduktion
  • Effizientere Entscheidungen durch Datenaktualität
  • Qualitätssteigerung durch Verbesserung der Arbeitsgrundlage und Erhöhung der Prozessgeschwindigkeit

"Unser Vertriebsprozess war äußerst komplex und unsere Arbeitsabläufe demnach sehr zeitaufwendig und fehleranfällig. Es mangelte an Prozess-Kontrolle und Transparenz. Wir erkannten den Optimierungsbedarf und wollten hier möglichst schnell handeln. Daher arbeiteten wir mit dem Experten-Team der novaCapta zusammen, um die bestmögliche Lösung zu finden."

Frank RousseMaster Data Managertremco illbruck

Neue Lösung für komplexe Prozesse

tremco illbruck stellt mit etwa 1.100 Mitarbeitern an Standorten in 30 Ländern Baustoffe für eine internationale Kundenbasis her. Um ihre Kunden optimal bedienen zu können, nimmt das Unternehmen häufig Kundenanfragen mit individuellen Produktanforderungen entgegen. Dabei geht es etwa um spezifische Wünsche hinsichtlich der Breite, Länge, Farbe oder Beschichtung der Baumaterialien. Auf diese Weise erweitert sich das Produktsortiment von tremco illbruck kontinuierlich um zahlreiche neue Produktvarianten. Im firmeninternen ERP-System Microsoft Dynamics Navision wird das umfassende Produktportfolio von tremco illbruck verwaltet. Der gesamte Vertriebsprozess findet jedoch entkoppelt von der Produktverwaltung statt. Denn eine neue Produktanfrage muss vorab umfassend auf deren Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit geprüft werden. Da an der Prüfung zahlreiche Fachleute von unterschiedlichen Standorten beteiligt sind, gestaltete sich der Vertriebsprozess sehr komplex – zumal der Prozess bisher nicht systemgestützt war. Daher musste das Unternehmen bis dato bei der Prüfung neuer Produktanfragen Umwege in Kauf nehmen: So wurden beispielsweise Produktanfragen oftmals per Telefon oder E-Mail kommuniziert, Informationen mussten manuell zusammengetragen und ausgewertet werden und auch die Zuständigkeiten waren nicht immer eindeutig.

Geschäftsleute treffen sich im Büro und schauen sich die Verkaufsergebnisse an.

Prozessautomatisierung mit SharePoint und Nintex

tremco illbruck suchte nach einer Lösung, die den gesamten Vertriebsprozess automatisiert und transparent in einer allgemein zugänglichen Umgebung abbildet. So sollten einheitliche Arbeitsabläufe geschaffen und die Prozesseffizienz deutlich gesteigert werden.

tremco illbruck hatte bereits ein firmeninternes Mitarbeiterportal im Einsatz, das auf einer Standard-SharePoint-Lösung basiert und in Zusammenarbeit mit den Experten der novaCapta entwickelt wurde. Da die Mitarbeiter äußerst zufrieden mit der SharePoint-Lösung sind, lag die Entscheidung nahe, die Plattform weiterzuentwickeln und als Basis für die geplante Prozessoptimierung zu nutzen. Auf Empfehlungen von novaCapta hin wurde die SharePoint-Lösung um Nintex Workflows ergänzt, ein innovativer Workflow-Designer, der Geschäftsprozesse auch ohne aufwendige Programmierarbeiten abbildet und automatisiert. Darüber hinaus übernahm novaCapta die Programmierung einer individuellen Schnittstelle zur aktuellen Navision Datenbank, um einen automatisierten Datenfluss zwischen den Systemen zu ermöglichen. 

Bild des Ingenieurs oder Architekturprojekts, zwei Ingenieure diskutieren und arbeiten an einem Entwurf mit Architektenausrüstung, Baukonzept

Prozessbeschleunigung und zentrale Datenverwaltung

Mit der neuen Lösung läuft der Prozess heute vollständig automatisiert ab: Ein Vertriebsmitarbeiter stößt den Prozess an, indem er alle notwendigen Informationen für eine neue Produktanfrage in ein Formular einträgt. An dieser Stelle sind bereits zahlreiche Produktgruppen, die häufig nachgefragt werden, mit ihren entsprechenden Daten hinterlegt. Zudem werden dank der Schnittstelle zum ERP-System bei der Eingabe von Produktdaten weitere Daten automatisch ergänzt und ausgewertet. So können die Anfragen deutlich beschleunigt werden. Nachdem das Formular ausgefüllt wurde, wird ein Workflow angestoßen, der bei den jeweiligen zuständigen Stellen automatisiert alle weiteren Informationen einholt. „Wir haben dem System einen Schlüssel hinterlegt, nach dem die verschiedenen Aufgaben jeweils an die richtigen Instanzen adressiert werden. Diese Logik steuert die Adressierung der Aufgaben und lässt den Prozess automatisiert ablaufen. Zudem kann im System zu jedem Zeitpunkt der Status einer einzelnen Anfrage eingesehen sowie eine Übersicht über alle aktuellen Anfragen erstellt werden,“ erklärt Wolfgang Lohmann, Projektleiter bei novaCapta.

Klare Berechtigungen und Personalisierung

Auch wurde darauf geachtet, dass einerseits Mitarbeiter nur im Rahmen ihrer Zuständigkeit berechtigt werden und gleichzeitig auch nur die Informationen erhalten, die für sie und ihre Entscheidungsfindung relevant sind. Durch das ausgefeilte Berechtigungskonzept in Kombination mit der Personalisierung von Informationen können sich die Mitarbeiter auf ihre Aufgaben besser fokussieren. Sind alle notwendigen Informationen komplettiert und alle relevanten Aufgaben erfüllt, kann die neue Produktanfrage genehmigt werden. Im Anschluss wird die neue Produktvariante erneut über die Schnittstelle automatisch im ERP-System hinterlegt und an die Produktion weitergeleitet. Darüber hinaus können parallel bereits weitere wichtige nachgelagerte Prozesse angesteuert werden, wie der Verpackungs- und der Etikettenprozess. Auch das beschleunigt die Abwicklung erheblich. 

Profilbild FRousse

"Die neue Lösung mit der individuellen Schnittstelle zu Navision macht es uns möglich, alle notwendigen Daten direkt auf einer Plattform zu aggregieren. Damit konnten wir den unübersichtlichen und komplexen Prozess massiv vereinfachen. Der bereitgestellte Workflow unterstützt den Prozess dabei optimal und verbessert deutlich unsere Arbeitsgrundlage."

Frank RousseMaster Data Managertremco illbruck

Mehr Prozesseffizienz und Datenaktualität

Die umfassenden Vorteile der neuen Lösung liegen auf der Hand: Der gesamte Prozess der Produktanfragen konnte dank der neuen Lösung deutlich beschleunigt, vereinfacht und unternehmensweit vereinheitlicht werden. Mitarbeiter können sich besser orientieren, da die Daten ab sofort zentral an einer Stelle verwaltet werden. Status und Verlauf einer Anfrage können jederzeit transparent abgefragt und überwacht werden. Aufgrund der Datenaktualität können bessere Entscheidungen getroffen werden. Insgesamt konnte tremco illbruck durch die Einführung der neuen Lösung die Arbeitsgrundlage deutlich verbessern, die Prozesseffizienz erhöhen und so eine deutliche Qualitätssteigerung erreichen. 

 

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Eingesetzte Technologien

Kundenprofil


tremco illbruck Group

tremco illbruck ist Hersteller und Anbieter leistungsstarker Produkte zum Abdichten und Kleben für das Baugewerbe und die verarbeitende Industrie. tremco illbruck beschäftigt weltweit 1.100 Mitarbeiter an 30 Standorten und verzeichnet einen Jahresnettoumsatz von 315 Millionen Euro. Der Hauptsitz des Unternehmens befindet sich in Köln.

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