Sie möchten Menschen mit Technologie für eine moderne Arbeitsweise zusammenbringen? Aber Sie fragen sich, wo und wie Sie anfangen sollen? Lesen Sie weiter: Im ersten Teil unserer Serie zum Modern Workplace verraten wir, welche ersten Schritte es zum Arbeitsplatz der Zukunft zu gehen gilt.
Die ersten Schritte zum Arbeitsplatz der Zukunft
Modern Workplace Serie: Teil 1
Unzählige Dokumente und Pläne, knappe Termine, viele über mehrere Standorte verteilte Projektbeteiligte und ein Informationsstand, der sich täglich ändert? So sieht es in den meisten Bauprojekten aus. Umso mehr braucht es gerade hier eine digitale Kollaborations- und Dokumentenplattform, über die alle Fäden zentralisiert zusammenlaufen. Aber nicht nur in der Baubranche, sondern in Unternehmen und Organisationen aller Art, kann der Modern Workplace die beste Basis für die erfolgreiche Zuammenarbeit der Zukunft sein.
Was ist ein Modern Workplace?
Der Begriff „Modern Workplace“ beschreibt den Arbeitsplatz der Zukunft. Indem er eine digitale Arbeitsumgebung bietet, die ebenso intuitiv und bequem funktioniert, wie man es aus dem Privaten kennt, macht er eine flexible und produktive Zusammenarbeit möglich. Dabei geht es um viel mehr als „nur“ digitalisierte Prozesse: Beim Modern Workplace hat Technologie den Nutzen, die Arbeitsweise der Menschen zu unterstützen – ganz gleich, wie, von wo und mit welchem Gerät sie ihren täglichen To-dos nachgehen.
Beispiel Baubranche: Möglichkeiten des modernen Arbeitens
Kommen wir zum Beispiel der Baubranche zurück: Sie befindet sich in einem starken Wandel, was zu grossen Digitalisierung Differenzen führt – während die einen schon voll digital unterwegs sind, arbeiten andere noch analog. Der Modern Workplace verbindet interne und externe Gewerke auf „einem“ digitalen Level – und er kann noch weitere spezielle Herausforderungen der Baubranche lösen.
Zentralisierung: Wenn alle Informationen, Dokumente und Pläne an einem digitalen Ort abgelegt sind, greifen alle Stakeholder von überall auf den aktuellen Stand zu.
Bearbeitung von Plänen: Mit Tools wie Microsoft Teams lassen sich auch Baupläne im PDF-Format mobil und bequem einsehen, annotieren, gemeinsam bearbeiten und ablegen.
Digitale Gleichheit: Mit einer mobil nutzbaren Kollaborationsplattform werden die bisher vernachlässigten Frontline Worker aufs gleiche digitale Level wie etwa die Office-Mitarbeitenden gebracht.
Verbindende Schnittstellen: In Bauprojekten sind oft Umsysteme wie AbaBau, Messerli oder unsere eigene Lösung novaCapta Building Project Site im Einsatz. Der Modern Workplace kann sie über Schnittstellen miteinander verbinden.
Datenhoheit: Indem die Hoheit der Daten wieder beim eigenen Unternehmen liegt, ist Schluss mit dem Wildwuchs der oft genutzten WhatsApp Gruppen oder der unzuverlässigen Datenspeicherung in mit persönlichen Lizenzen verbundenen OneDrive Accounts.
Was ist die Basis für den Modern Workplace?
Sie merken: Der Modern Workplace fungiert als Plattform für das eigene Unternehmen wie auch externe Partner. Effektiv, wirtschaftlich und sicher bringt er Menschen mit Informationen, Geschäftsprozessen und den nötigen Tools zusammen. Was es als Fundament dafür braucht, ist eine Cloud-basierte Infrastruktur, die den orts- und geräteunabhängigen Zugriff auf ein effizientes Netzwerk mit skalierbaren Ressourcen möglich macht. Weitere Säulen sind ein Dokumentenmanagementsystem, Intranet, Collaboration Tools wie Microsoft Teams und weitere Business Apps, wie sie etwa in Microsoft 365 enthalten sind.
Wie definiere ich meine Roadmap?
Wenn die Entscheidung pro Modern Workplace gefallen ist, liegt die Herausforderung meist darin, den richtigen Einstiegspunkt zu finden. Denn bestehende Infrastrukturen sind meist über Jahre gewachsen und damit hochkomplex. Aber wie bei allen Grossprojekten gilt: Mit einem Plan für die neue Arbeitweise geht alles leichter von der Hand. Neben einer klaren Vision und Gesamtstrategie geht es genauso um das passgenaue Setup der nötigen Infrastruktur, Kollaborationsplattform und Tools, wie auch um das kulturelle Mindset, das massgeblich zum Erfolg beiträgt. Und so kristallisieren sich langsam aber sicher Anworten auf die folgenden Fragen heraus:
- Cloud Readiness Assessment: Wo stehen wir aktuell?
- Zielbild und Vision: Wo wollen wir hin?
- Die Roadmap: Wie kommen wir da hin?
Ist ein Cloud Readiness Assessment nötig?
Falls Ihr Unternehmen bisher keine oder nur wenig Berührungspunkte mit der Cloud hatte, ja: Denn wenn Sie den Modern Worplace einführen, sollten Sie vorab die Cloud-Bereitschaft verschiedener Bereiche, Funktionen und Prozesse analysieren. Die Sicherheit ist dabei ein wichtiger Aspekt: Ihre Cloud Security sollte immer auf einem stabilen Fundament aus Datenschutz und -sicherheit, Überwachung und Transparenz sowie Governance und Compliance aufbauen.
Nutzen Sie das Cloud Readiness Assessment, um den Reifegrad Ihrer IT-Landschaft zu prüfen und diesen mit den zuvor definierten Zielen zu vergleichen. Im Ergebnis wird der Umstieg deutlich reibungloser und mit minimalen Auswirkungen auf den laufenden Geschäftsbetrieb ablaufen.
Change Management: Sind alle mit an Bord?
Es ist nicht die Technologie, die über den Erfolg des Modern Workplace entscheidet, sondern der Umgang damit. Und damit alle Mitarbeitenden die neuen Arbeitsweisen akzeptieren, rasch adaptieren und ihr tägliches Verhalten ändern, ist aktives Change Management nötig:
- Das Management muss die Entscheidung proaktiv bewerben,
- die Anforderungen aller Beteiligten mit einbeziehen,
- Schulungen sowie Support bei Problemen ermöglichen
- und den Plattformgedanken unentwegt fördern.
Nur dann kann eine neue, hybride Arbeitskultur entstehen, die von innen gelebt wird und damit umso motivierender und erfolgreicher ist. Überforderung sollte in jedem Fall vermieden werden. Ganz klar: Aus menschlicher wie auch technischer Perspektive ist das Ziel nur Schritt für Schritt erreichbar.
9 erste Schritte zum Modern Workplace
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1. Cloud Readiness erreichen: Prüfen Sie den Reifegrad Ihrer IT-Landschaft und vergleichen Sie diesen mit den strategischen Zielen der Cloud-Einführung.
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2. Den „Change“ managen: Holen Sie alle Beteiligten proaktiv ab und begleiten Sie sie bei der Einführung und Nutzung des Modern Workplace, um Reibungsverluste zu vermeiden.
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3. Auslegeordnung machen: Stellen Sie alle Aspekte und relevanten Themenbereiche, die den Modern Workplace betreffen, umfassend dar.
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4. MVP erarbeiten: Erarbeiten Sie ein „Minimal Valuable Product“, anhand dem Sie den Modern Workplace mit seinen grundlegenden Funktionen in einem frühen Stadium validieren.
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5. Pilotphase einplanen: Planen Sie einen begrenzten Rahmen ein, um den MVP zu testen und erste Erkenntnisse über die Funktionsweise, Akzeptanz und das Potential zu gewinnen.
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6. Überarbeitung mit Pilot-Erkenntnissen: Nutzen Sie das Feedback aller Beteiligten, um einzelne Aspekte des Modern Workplace zu iterieren und zu verbessern.
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7. Umsetzung für GO-Live: Jetzt geht´s los: Setzen Sie alle nötigen Detailschritte um, die es für den erfolgreichen GO-Live braucht.
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8. GO-Live: Es ist geschafft: Mit dem GO-Live zeigt sich, wie sorgfältig und durchdacht der Weg bis hierhin war.
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9. Kontinuierliche Verbesserungen: Damit sich der Modern Workplace dynamisch den kommenden Herausforderungen anpassen kann.
Modern Workplace: Mit Fahrplan geht's effizienter ans Ziel
Klar ist: Der Modern Workplace erlaubt es nicht nur der Baubranche, sondern Unternehmen aller Art, produktiver, einfacher und erfolgreicher zusammenzuarbeiten. Klar ist aber auch, dass nicht zu viele Bausteine auf einmal implementiert werden sollten, da sonst Überforderung und Frust drohen.
Wichtig ist eine fundierte Roadmap mit der nötigen Priorisierung und noch viel wichtiger: Eine fundierte Begleitung mit intensivem Wissenstransfer und Trainings für alle Beteiligten. Die Schaffung des Modern Workplace ist nun mal kein reines IT-Projekt, sondern ebenso ein Change-Projekt.
Sie möchten mehr über den Arbeitsplatz der Zukunft erfahren? Dann freuen Sie sich auf den zweiten Teil unserer Serie, der hier in Kürze erscheint und in dem es um konkrete Lösungen von Microsoft geht. Und wenn Sie einen Partner für Ihre ganzheitliche Strategie, die Umsetzung, den Betrieb und Support des Modern Workplace brauchen: novaCapta ist jederzeit und gerne für Sie da!
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