Liebe auf den ersten Klick

Die Entscheidung des deugro group-Managements die E-Mail-Lösung von IBM Lotus Notes mit Microsoft Outlook abzulösen,stand im Laufe des Jahres 2018 fest. Damit musste auch für das bisher bestehende Intranet der deugro group eine Lösung gefunden werden, denn dieses lief ebenso, inklusive großem Adressbuch, über die IBM-Technologie. „Für uns kam von Anfang an nur eine browserbasierte Intranetlösung in Frage,welche eine weltweite und effiziente Nutzung ermöglicht“, so Antonia Stopp, Projektleiterin bei der deugro group. „Da die Technologieentscheidung für Microsoft sowieso schon gefallen war, bot es sich natürlich an, auch für das Intranet eine Lösung zu suchen, die aus der Microsoft-Produktwelt kommt.“ Bei der Marktrecherche zu Anbietern von Intranet-Lösungen auf Basis von SharePoint Online, stieß das Projektteam auf novaCapta, die über viel Erfahrung bei der Umsetzung von Intranet-Projekten verfügt – sowohl mit SharePoint Online als auch mit Drittanbietern-Tools von ausgewählten Partnern.;

Fall in Love with your Intranet 

„Mit SharePoint Online hätte man auch viele der Anforderungen erfüllt,“ so Hanne Lehnhausen, Business Development Manager bei novaCapta. „Aber der finnische Intranet-Baukasten Valo bietet attraktives Design und einige sehr nützliche Features, die in SharePoint Online erst entwickelt werden müssten.“ Der ansprechende Valo-Look, die Personalisierungsfunktionen wie „My Links“, die übersichtliche und effektive Suche mit Ergebnisanzeige, die geordnete Navigation mit Mega-Menü und die sehr einfache Nutzerführung begeisterten und überzeugten das deugro group-Projektteam – ganz nach dem Valo-Motto „Fall in Love with your Intranet“. novaCapta, strategischer Partner der deugro group für Microsoft Office 365 und Premium-Partner von Valo, war damit auch als Umsetzungspartner gesetzt.

Für Veränderung begeistern

Die Lust auf die Veränderung ist bekanntermaßen nicht bei jedem Mitarbeiter gleich ausgeprägt, deshalb machte sich das Projektteam um Antonia Stopp schon beim Kick-Off Gedanken um ein frühes Einbinden aller Kollegen. Eine Mitarbeiterumfrage wurde durchgeführt, bei der die Wünsche und Erwartungen der gesamten Belegschaft an das neue Intranet erfasst und bestmöglich im Projekt berücksichtigt wurden. Bei der Umfrage wurde überraschend auch ein Name für das neue Intranet vorgeschlagen: HELIX. HELIX steht für Health, Education, Library, Information und Xchange. Damit bekam das Intranet seine persönliche DNA.

Statische Interimslösung als Newsseite

Die Kommunikation der Veränderung wurde konsequent mit regelmäßigen Projekt-News begleitet. Sobald die Startseite des neuen Intranets stand, wurde diese als statische Interimslösung gelauncht und als Newsseite des Projektes genutzt. So konnten sich die Mitarbeiter an das neue Aussehen gewöhnen. Um Lust auf die neuen Möglichkeiten zu machen, wurden besondere Features, zum Beispiel der „People Finder“ von Valo, schon vor dem Go-Live zur Verfügung gestellt. Mit dem People Finder finden Mitarbeiter schnell Kollegen nach Namen, Telefonnummern, Abteilung oder Standort. Damit ermöglicht deugro group ihren Mitarbeitern, Kollegen in über 70 Niederlassungen in mehr als 40 Ländern einfach und schnell zu kontaktieren.

„Kurz vor dem Go-Live haben wir die Werbetrommel kräftig gerührt,“ berichtet Antonia Stopp. Jeder Mitarbeiter bekam eine persönliche Postkarte und 2-3 Sticker mit dem Key Visual des neuen Intranets und via Video wurden die wichtigsten Use-Cases vorgestellt. Antonia Stopp: „Wir haben mit dem neuen Intranet die für uns wichtigen Ziele erreicht: eine effiziente Suche, einfache Usability und eine Informationsarchitektur, die den User mit maximal 3 Klicks zum gewünschten Ergebnis führt – alles in einem ansprechenden Look and Feel für unsere Mitarbeiter. “Auch andere Unternehmensteile setzen bereits auf die Expertise der novaCapta. „Wir sind froh, uns für die novaCapta als Lösungspartner entschieden zu haben, neben der inhaltlichen Kompetenz ist auch das Projektmanagement professionell aufgestellt“, fasst Antonia Stopp zusammen.

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