Office 365-Einführung bei Ströer – erfolgreich den digitalen Wandel gesteuert

novaCapta unterstützt das Medienhaus Ströer erfolgreich beim digitalen Change. Weil die Office 365-Einführung eben mehr ist als ein Technologie-Projekt braucht es Kommunikation und Training, Botschafter und manchmal auch einfach nur ein Eis. 

Herausforderung
  • Umstellung von rund 3.000 Nutzern auf eine völlig neue Arbeitsplatzinfrastruktur
  • Deutschlandweiter Roll-Out von Office 365 (Teams, OneDrive, Forms, Planner, etc.) sowie technische und inhaltliche Migration der Daten Richtung SharePoint/Teams
  • Hohe Nutzerakzeptanz durch umfassendes Change Management in kurzer Zeit erzeugen
Lösung
  • Erarbeitung einer passgenauen Change-Story und darauf aufbauende Schulungs- & Kommunikationsmaßnahmen auf interner Ströer-Plattform 
  • Schulung und Ausbildung für Projektbotschafter („Ambassadoren“) und Wissensmultiplikatoren
  • Schaffung einer hohen Nutzerakzeptanz durch Erlebbarkeit und Praxisbezug der Microsoft-Lösungen über Roadshows an diversen Standorten
Mehrwert
  • Individuelles Trainings- und Kommunikationskonzept über die gesamte Zeit der O365-Einführung
  • Auf Use Cases zugeschnittene Lernmaterialien und Erklärvideos, die den Arbeitsalltag vereinfachen
  • Maßnahmen zur Einführungsbegleitung (Ambassador-Programm & O365-Days) verzeichnen positive Nutzerakzeptanz und effizientere Zusammenarbeit

"Durch die Einführung von Microsoft Office 365 schaffen wir eine zukunftsweisende Grundlage für Kommunikation, Kollaboration und Datenmanagement, die uns bei Ströer ein effizientes vernetztes Arbeiten mit allen Kolleginnen und Kollegen an allen Standorten ermöglicht und gleichzeitig neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit unseren Kunden schafft."

Maximilian von SchönebeckSenior Manager IT-Strategy & InnovationStröer SE & Co. KGaA

Teil der Digitalisierungsstrategie des Multi-Channel-Medienhauses Ströer mit Sitz in Köln ist die Einführung von Microsoft Office 365 (O365) bei rund 3.000 Mitarbeitern. Das Ziel: Produktivitätssteigerung durch harmonisierte Prozesse und Anwendungen und eine verbesserte interne und externe Zusammenarbeit. Eine nachhaltige Produktivitätssteigerung wird jedoch nur erreicht, wenn Mitarbeiter die neuen Arbeitsweisen annehmen und umsetzen, die Veränderung leben. Aus diesem Grund wurde die novaCapta mit der Begleitung der gesamten O365-Einführung im Bereich Change Management und Adoption betraut. Sie unterstützte Ströer systematisch bei Kommunikation und Training.

Konkrete Use Cases als Garant für schnelles Lernen

Rund 3.000 Nutzer mit einem neuen cloudbasierten Arbeitsplatz auszustatten, ist eine enorme Herausforderung – insbesondere in einem geschäftlichen Umfeld, das in hohem Maße von Dynamik und Flexibilität geprägt ist. An endlose Projektlaufzeiten war nicht zu denken, stattdessen war es Ströer wichtig, schnell Erfolge aufzuzeigen, um die Begeisterung und Aufmerksamkeit für das Projekt aufrecht zu erhalten. Daher war den Projektverantwortlichen klar, dass nur erprobte Methoden, User Trainings und Kommunikationsmaßnahmen zum Erfolg führen. Das für Ströer vorgesehene Change-Konzept von den Schwesterunternehmen GIS und novaCapta zur nachhaltigen Einführung von Office 365 soll die Mitarbeiter an die neue Arbeitsweise heranführen „Nach dem technischen Rollout geht es darum, die Nutzung im Arbeitsalltag der Anwender zu verankern“, so Thomas Kogler, Projektleiter der novaCapta. „Gemeinsam mit dem Kunden haben wir die Voraussetzungen dafür erarbeitet und den Anwendern ganz konkret gezeigt, wie sie mit Office 365 optimal arbeiten.“

Botschafter für den digitalen Kulturwandel bei Ströer

Mit O365 läutet Ströer eine neue digitale Ära ein, denn von nun an können Mitarbeiter in Echtzeit zusammenarbeiten, kommunizieren und das von jedem Gerät und Ort auf dieser Welt. Dieser Wandel benötigt eines: Botschafter. Diese Botschafter sollen vor allem Appetit auf die neue cloudbasierte Arbeitsweise machen. Hierfür wurden vor dem Rollout knapp 100 Azubis und BA-Studenten deutschlandweit zu sogenannten „Ambassadors” ausgebildet. Sie bilden einen verlängerten Arm der Group IT und unterstützen bei Schulungen sowie als Ansprechpartner innerhalb der Abteilung.

Aufmerksamkeit & Akzeptanz durch Roadshows

Begleitend zum Rollout am 1. Juli wurden am Ströer Hauptstandort in Köln, verteilt über drei Tage, verschiedene Schulungen angeboten. Während der Rollout-Days wurde die O365-Einführung mit zahlreichen Kommunikationsmaßnahmen unterstützt: Das Café „Heiners“ bei Ströer wurde kurzerhand zu einer „O365 Lounge“ umfunktioniert und bot einen Rückzugsort, um alle Fragen rund um Office 365 und das cloudbasierte Arbeiten mit den Ambassadors und untereinander zu diskutieren. Dazu boten ein Eisstand, eine gemütliche Sitzecke mit Lounge-Atmosphäre und entspannte Musik, Luftballons und Cloud-Sticker das perfekte Ambiente. Ein umfangreiches Angebot an Lernmaterialien und Videos auf der internen Ströer-Plattform stillt hervorragend jede Art Wissensdurst. Der Fokus auf Change Management war neben der technischen Expertise wesentliche Säule für den Projekterfolg – eine Office 365-Einführung ist eben mehr als ein Technologieprojekt. 

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Eingesetzte Technologien

Kundenprofil

Ströer SE & Co. KGaA

Die Ströer SE & Co. KGaA ist ein führendes digitales Multi-Channel-Medienhaus mit Hauptsitz in Köln und bietet Lösungen entlang der gesamten Marketing- und Vertriebswertschöpfungskette an. Als einer der größten Anbieter von Out-of-Home-Medien in Deutschland erwirtschaftete Ströer einen Konzernumsatz von 1,6 Milliarden Euro für das Geschäftsjahr 2018. Die Ströer SE & Co. KGaA beschäftigt rund 13.000 Mitarbeiter an mehr als 100 Standorten und vermarktet rund 300.000 ­Außenwerbeflächen.

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