Drei Personen in einer Besprechung an einem Tisch besprechen den Zeitplan auf ihrem Microsoft-Laptop

Was versteht man unter Governance?

So gelingt der Aufbau einer Governance in SharePoint (und Microsoft 365 generell)

In der Governance-Struktur legen Sie fest, wie Sie mit Ihrer SharePoint-Umgebung arbeiten. Governance beschreibt die Rollen der Nutzer:innen, legt Verantwortlichkeiten fest – kurzum: schafft Regeln für Front- wie Back End. Im Grunde ist die Governance der Weg, welcher den Überblick über Einschränkungen gibt und die Verwaltung von Varianzen ermöglicht. Wir verstehen Governance für SharePoint als Strategie für die Bereitstellung der Business-Lösungen, die Ihre User:innen brauchen, während die Business-Einschränkungen definiert werden (und im Rahmen der Technologie möglich ist).

Ich glaube nicht an die „SharePoint-Governance“, aber an die Durchsetzung von Governance in SharePoint glaube ich. Sie fragen sich, wo der Unterschied liegt? Es gibt einen entscheidenden: Während die erstere Ihnen bei der Verwaltung helfen kann, was in SharePoint heute geschieht, hat die letztere mit der Anpassung der Unternehmensstrategie zu Ihrer SharePoint-Lösungen zu tun.
 

Der Prozess hinter der Governance

Grafik: Der Prozess hinter der Governance

Nun, viele Menschen würden sagen, dass Governance eine Reihe von Richtlinien, Regeln, Verantwortlichkeiten und Verfahren sind, wie SharePoint innerhalb einer Organisation verwendet werden sollte. Allerdings (wenn man etwas tiefer auf das Wort Governance eingeht) leitet es sich von dem griechischen Verb κυβερνάω [kubernáo] ab, was „das Steuerruder führen“ bedeutet. Daher ist SharePoint-Governance nicht nur eine Reihe von festen Regeln und Vorschriften, sondern weitaus mehr. Es kommt darauf an, wie Sie Ihre Mitarbeitenden, Ihre Nutzer:innen führen, anleiten und Ihr Wissen bereitstellen. Um sicherzustellen, dass sich die Investition, die Sie in die SharePoint-Technologie gesetzt haben, auch bezahlt macht.

Allerdings gibt es dabei einen Haken. Eine erfolgreiche Governance-Strategie ist nicht etwas, was verpackt, gekauft, installiert und über ein Wochenende in Betrieb genommen werden kann. Es ist ein fortlaufender Prozess, der benötigt wird, der regelmäßige Bewertungen beinhaltet, der die Wirksamkeit dessen, was Sie geplant hatten, überwacht und was Sie als Neudefinition wieder in diesen Prozess einbringt.

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So gelingt der Aufbau einer Governance

Ihr Einstiegspunkt für diesen Prozess hängt vom Stadium der Organisation mit der SharePoint-Implementierung ab. In einer idealen Welt wird eine Governance vor der Umsetzung erstellt.

  • Ausgangspunkt
    Der Ausgangspunkt sollte sein, die Rollen, Verantwortlichkeiten, Verfahren usw. in Ihrem Plan zu definieren. Allerdings ist dies nicht immer möglich, denn in der Regel wird zuerst eine SharePoint Plattform geschaffen und dann eine erforderliche Analyse der Umgebung durchgeführt.

  • Analyse
    Diese Analyse von SharePoint wird Ihnen dabei helfen zu verstehen, wie Ihre Benutzer mit SharePoint interagieren. Zum Beispiel, welche Seiten benötigt er, welche vorhanden sind und wie diese verwendet werden. Oder auch wer Zugriff hat, welche Art von Inhalten sie hochladen, wie viele Inhaltsdatenbanken sind da, etc. pp.

  • Definition
    Mithilfe dieser Informationen können Sie dann die Definition Ihrer Governance vornehmen, umsetzen um (hoffentlich) die SharePoint-Umgebung wieder unter Kontrolle zu bringen.

  • Bewertung: Anwender:innen können sehr leicht von der Technologie abgeschreckt werden. Daher ist es wichtig, ein Gleichgewicht herzustellen. Deshalb sind regelmäßige Bewertungen wichtig, um sicherzustellen, dass Ihre Governance-Richtlinien wirksam sind. Dies sollte aber nicht nur eine Überprüfung der Technik sein, sondern die Anwender:innen sollten involviert werden.

  • Nutzerbefragungen
    Nutzerbefragungen können dabei helfen zu verstehen, wie sie SharePoint verwenden. Die Ergebnisse können dann dazu führen, Änderungen an Ihren ersten Governance-Richtlinien vorzunehmen und somit die SharePoint Nutzung noch effektiver zu gestalten.

SharePoint Governance: Tipps für den Einstieg

Governance in SharePoint verhält sich ähnlich zu jedem anderen Enterprise-System. Hier kommen einige Überlegungen, die für Ihre Governance eine Rolle spielen sollten:

Rolle & Verantwortlichkeiten

Key Stakeholder bestimmen, z. B., wer ist für die Verwaltung der SharePoint-Implementierung und Überprüfung zuständig? Wer ist für die Einhaltung und Überprüfung, wie wirksam die Governance ist, verantwortlich? Zentrale oder dezentrale Verwaltung? Wer kann Websites erstellen, bearbeiten oder sehen? Wer ist für die Sicherheit der Daten verantwortlich? …

Infrastruktur

Welche Farm-Topologie, welche Server / Dienste werden benötigt? Wie viele Inhaltsdatenbanken werden benötigt? Wie viele Websitesammlungen? Welche Website Ebenen sollen durchgesetzt werden?

Konfiguration

Welche Metadaten / Taxonomie Definitionen (werden benötigt? Look and Feel – wie Masterseiten, Standortthemen, Navigation usw. zu verwalten? AD-Gruppen, oder SharePoint-Gruppen sowohl für die Verwaltung von Berechtigungen

Anweder:innen

Wie den Endbenutzer eine Einführung geben, diese zu gewährleisten? Training? Wer unterstützt? Unterstützen Sie?

Dies ist eine sehr kleine Liste, es sind aber sicherlich Fragen, die bei der Definition Ihrer Governance gestellt werden sollten.

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