Young business woman working with computer while consulting some invoices and documents in the kitchen at home.

nC Microsoft 365 Content Hub

Ganzheitliches Content- und Dokumentenmanagement - AI-ready und auf Basis von M365

Dateien und Dokumente gehören zu den wertvollsten Ressourcen von Unternehmen und bilden das Fundament für einen reibungslosen Betrieb. Doch das Potential wird oft nicht voll ausgeschöpft, nicht zuletzt durch Herausforderungen bei der Verwaltung des Contents. Unser Content Hub auf Basis von Microsoft 365 bietet Ihnen eine All-in-one Lösung für ein ganzheitliches, sicheres Content- und Dokumentenmanagement – und lässt sich dabei flexibel auf Ihre individuellen Bedürfnisse zuschneiden.

Content bildet die Lebensader jedes Unternehmens: Durch Content arbeiten Mitarbeitende innovativ zusammen und entwickeln Produkte und Dienstleistungen, die begeistern. Auf Basis von Dokumenten und Dateien werden wichtige Prozesse angestoßen werden, die die Agilität fördern und Kosten senken. Und nicht zuletzt dient Wissen in Form von Content dazu, bessere Entscheidungen zu treffen und Mitarbeitende zu fördern. Daher verwundert es nicht, dass mehr Content erstellt wird als je zuvor – laut Microsoft werden allein in M365 täglich zwei Milliarden Dokumente generiert. Hinzu kommt der Einsatz von Künstlicher Intelligenz, durch den Content immer besser verarbeitet und für die Erstellung neuer Inhalte genutzt werden kann.

Warum ist ein Content Management Prozess wichtig?

Bei dieser Menge an Content treten schnell Fragen auf: Wie kann ich Dokumente rechtskonform speichern? Wie können Mitarbeitende gemeinsam an Dokumenten arbeiten und diese auch mit Externen teilen? Wie sicher sind meine Daten? Die Antwort liegt in einem gut strukturierten, ganzheitlichen und dynamischen Content- und Dokumentenmanagement über den gesamten Lifecycle (inkl. Governance und Security). Nur so können Sie das Potential Ihrer Dokumente und Dateien voll ausschöpfen. Content Management stellt Unternehmen jedoch vor große Herausforderungen:

  • Wildwuchs: Die Suche nach spezifischen Dokumenten ist mühsam, Ablagestrukturen folgen keinem klaren Schema, ein Dokument hat verschiedene Versionen​

  • Fehlende Kenntnis: Mitarbeitende kennen die Ablagestruktur und die Vorteile der Cloud nicht, Dokumente werden oft noch lokal auf dem Desktop gespeichert

  • Fehlende übergreifende fachliche Sichten: Die meist technisch getriebenen Ablagestrukturen enthalten z.B. selten alle Dokumente, Korrespondenz bzw. Reklamationen zu einzelnen Kund:innen

  • Verschiedene Systeme ohne Verknüpfung: Teure und ineffiziente Nutzung, ständiger Wechsel zwischen den Systemen (schlechte Usererfahrung)

  • Mangelndes Vertrauen: Bei Zugriffsschutz, Handhabung von sensiblen Daten intern wie extern sowie der Einhaltung von Compliance-Anforderungen

     

Diese Problematiken durchziehen das gesamte Unternehmen, denn alle Mitarbeitenden arbeiten täglich mit den unterschiedlichsten Dokument- und Dateiformaten. Verschiedene Zielgruppen stellen dabei verschiedene Anforderungen an eine zentrale Contentmanagement-Plattform:

Mitarbeitende in HR/Legal/Compliance

Sicheres, compliance- und rechtskonformes Arbeiten mit Dokumenten

IT-Abteilung

All-in-one Lösung: technisch, administrativ, effizient

Entscheidungs-träger:innen

Innovative, zukunftsgerichtete Lösung, die Kosten senkt und Effizienz steigert

Fachbereiche (z.B. Produktentwicklung)

Intuitive, integrierte Lösung, „Info at your fingertips“

All-in-one Lösung: Content Hub auf Basis von M365

Beispielhalfter Aufbau eines Content Hub auf Basis von Microsoft 365

Sowohl die Hindernisse bei der Nutzung der Unternehmensinhalte als auch die Anforderungen an ein zentrales Tool sind vielfältig. Unsere Lösung: Microsoft 365 ist ein echter Allrounder und bildet die optimale Grundlage für ein effizientes und vernetztes Content- und Dokumentenmanagement. Allen voran SharePoint (Premium) und Microsoft Teams als flexible, webbasierte Plattformen spielen eine wichtige Rolle, aber auch Technologien wie MS Graph, Purview oder Copilot kommen zum Einsatz.
Unter der richtigen Nutzung wird so aus Ihrem Microsoft 365 der nC M365 Content Hub. Mit diesem stellen Sie sicher, dass Ihre Inhalte in Zukunft strukturiert, auffindbar, durchsuchbar, sicher und nahtlos integriert sind.

Diese Vorteile werden gesteigert durch den Einsatz von Künstlicher Intelligenz bei der automatischen Contentanalyse und -verarbeitung sowie Copilot for M365 bei derInhaltserstellung und -analyse: Mithilfe von KI können Sie z.B. die Generierung von Routinedokumenten automatisieren, die Suche nach speziellen Inhalten erleichtern oder Dokumente schnell zusammenfassen, klassifizieren und konsistent organisieren. KI kann ihr volles Potential aber erst dann entfalten, wenn ein gut strukturiertes Content Management vorhanden ist – es handelt sich also um eine wechselseitige Beziehung.

Gerade wenn KI im Einsatz ist, müssen Dateien und Dokumente entsprechend geschützt werden. Ein Content Hub auf Basis von Microsoft 365 bietet Ihnen umfangreiche Security, Risk und Compliance Lösungen, mit denen Sie:

  • Gesetzliche/rechtliche Auflagen und Vorgaben erfüllen​
  • Unternehmensdaten schützen und Lifecycle-Management vereinfachen​ (Information Classification/Labeling & Protection, Data Loss Prevention)
  • Monitoring- und Kontroll-Zentren und Governance-Prozesse aufsetzen

Welche Vorteile bietet der M365 Content Hub?

Mit seiner Ganzheitlichkeit bietet der Content Hub auf Basis von Microsoft 365 Erfolgsfaktoren in jedem Bereich des Content- und Dokumentenmanagements. Auf diese Weise erleben Sie eine sichere, umfangreiche und innovative Nutzung von Unternehmensinhalten:

Vorteile und Funktionsweise des M365 Content Hub
  • Einfache Usability durch das Arbeiten in den bekannten M365 Tools und wiederkehrenden, standardisierten Strukturen sowie fachlichen und vorgangsgetriebenen Sichten
  • Hohe Reichweite durch Dashboards, fachliche Sichten, eine klare Struktur/Navigation und Mail-Ablage in allen digitalen Kanälen
  • Hoher Nutzungsgrad durch Content, Prozess und Application Integration und die Möglichkeit, auch Umsysteme wie ERP und CRM zu integrieren
  • Kontrollierter Betrieb durch Lifecycle Management, Backup, Archiv und Content Insights
  • Schutz & Vertrauen durch Access Management, Security, Privacy und Compliance Regelungen und Data Loss Prevention
  • Neues generieren durch die Nutzung von AI Dokumentenautomatisierung, MS Search, MS Copilot, ChatGPT und den Möglichkeiten von Azure OpenAI
  • Effizienz steigern durch den Ausbau der M365 Content Plattform, die Verbindung von Systemen und die Integration von Daten in Lösungen und Abläufe
  • Kosten einsparen durch eine höhere Nutzungstiefe des lizensierten M365 Arbeitsplatzes und die Reduzierung der heterogenen Systemlandschaft (und verbundener Lizenzkosten)

Weitere Komponenten für Ihren M365 Content Hub

In unseren Projekten hat sich gezeigt, dass M365 eine weitreichende Abdeckung beim Content Management erreichen kann, aber an manchen Stellen auch an seine Grenzen stößt. Deshalb haben wir ergänzende Lösungskomponenten entwickelt: Diese ermöglichen es, effektiver Dokumente abzulegen, Standardstrukturen und deren Governance einzuhalten sowie die fachlichen Einstiege bereitzustellen. Je nach Bedarf können folgende beispielhafte Lösungsbausteine die M365 Standard Dienste ergänzen:

Mock-up des novaCapta Outlook Add-In für den M365 Content Hub

Unser Outlook Add-In ermöglicht es Ihnen, Mail-Korrespondenzen und/oder -Dateien in den entsprechenden Ablagebereichen zur Verfügung zu stellen und damit das übergreifende Unternehmenswissen zu erweitern.

Mockup der BP-Navigation für den M365 Content Hub

Unsere BP-Navigation sorgt für übersichtliche fachliche Navigations- und Ablagemechanismen. Je nach Ihren Bedürfnissen konfigurieren wir verschiedene Einstiege zu den unterschiedlichen Informationsbereichen über fachliche Strukturen (z.B. Teambereiche, Projekte, Produktwelten etc.).

Darüber hinaus ist auch jederzeit eine vorgangsbezogene Ablage möglich.

Mock-Up der Lösungskomponente Metadatenmodell und -management für den M365 Content Hub

Unser ganzheitliches Metadatenmodell und -management können Sie zur Anreicherung von Daten nutzen. Unsere Lösungskomponente nC Doc-View-and-Action ermöglicht Ihnen dann eine dynamische, metadatengetriebene Dokumentenanzeige inkl. Suche, fachlichen Filtern und Dokument Aktions-Menü.

Screenshot novaCapta Provisioning Engine

Anwendungen wie Microsoft Teams oder SharePoint sollten Sie immer an Ihre interne Arbeitsweise anpassen, d.h. Ihre bewährten Strukturen und Prozesse in Ihren Modern Workplace übertragen. Mit unserer Lösung novaWorxx können Sie schnell und unkompliziert eine Governance in Form von Vorgaben und Regeln ergänzen und Templates provisionieren - so schaffen Sie die Voraussetzung für eine nachhaltige Zusammenarbeit in Ihrer Cloud.

So setzen wir Ihren M365 Content Hub auf

Ausgangssituation und Zielbild sind bei jedem Unternehmen anders. Deshalb nutzt unser M365 Content Hub zwar die Standardmittel von Microsoft, lässt sich aber bzgl. Umfang und Fokus genau auf Ihre individuellen Bedürfnisse zuschneiden – vom fachlichen Sichten (Ablageorte) und suchgetriebenen Dashboards über eine kontextuell eingebettete, integrierte Dokument- und Contentmanagement-Plattform bis hin zu einem ganzheitlichen Content Hub auf Basis des gesamten M365 Service (inkl. der Nutzung von Umsystemen wie ERP, CRM-Suite).

Wir erarbeiten mit Ihnen eine passgenaue Lösung und orientieren uns dabei an folgenden Schritten:

 

Analyse

Aufnahme der Ist-Situation und Anforderungen verstehen

Nutzungsdefinition & Roadmap

Entwicklung des Zielbilds, Regeln & Prozesse definieren

Einführung

Etablierung der M365 Content Hub Strukturen und Prozesse

Wie immer gilt: Ein konsistentes Change Management darf nicht fehlen! Ein erfolgreicher Content Hub lebt davon, dass Ihre Mitarbeitenden diesen kennen, die Funktionsweise verstehen und letztendlich auch wirklich darin arbeiten. Damit dies gelingt, müssen bekannte Arbeits- und Denkweisen behutsam durch entsprechende Maßnahmen angepasst werden.

Mit unserem passenden Starterangebot machen Sie den ersten Schritt in Richtung (Weiter-)Entwicklung Ihres effizienten und sicheren Content- und Dokumentenmanagements:

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf

Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne in einem unverbindlichen Gespräch zu den für Sie passenden Lösungen. Hinterlassen Sie einfach Ihre Kontaktdaten, wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.