Pausen, Zeitfenster für fokussiertes Arbeiten und weitere entlastende Prozesse im Arbeitsalltag sind wichtig. Im fünften Teil unserer Microsoft Viva Serie erfahren Sie, wie Sie mit dem Modul Insights Arbeitsgewohnheiten analysieren und verändern, um ein Gleichgewicht zwischen beruflichen Anforderungen und Wohlbefinden sicherzustellen.
Das Bewusstsein für die eigenen Arbeitsgewohnheiten schärfen
Start in den neuen Arbeitstag: Der Kaffee ist gerade erst angenippt, schon kommen mehrere Teams-Nachrichten rein; und während Sie später einen Ideenblitz haben und gerne ins Brainstorming abtauchen möchten, klingelt das (virtuelle) Telefon und Sie sind kurzfristig Teil eines Meetings – Idee erstmal abgehakt und im schlimmsten Fall verloren. Für viele Mitarbeitende gehört dieses zerstreute Arbeiten zum Alltag: Laut einer Studie der University of California und der Humboldt Universität Berlin werden Arbeitnehmer:innen etwa alle drei Minuten von ihrer Arbeit abgelenkt. Die Folgen: Bis zu 23 Minuten kann es dauern, dass sie wieder am ursprünglichen Punkt ihrer Arbeit fortfahren können.
Doch die wenigsten sind sich über diesen Umstand im Klaren – das möchte Microsoft mit Viva Insights ändern und ein Bewusstsein für die eigenen Arbeitsgewohnheiten schaffen.
Was ist Viva Insights?
Viva Insights ist eins der integrierbaren Module der Employee Experience Platform Microsoft Viva und hat zum Ziel, das persönliche Wohlbefinden von Mitarbeitenden im direkten Arbeitsfluss zu stärken und damit die eigene Produktivität zu erhöhen. Dafür nutzt Viva Insights Daten aus verschiedenen Quellen wie E-Mail oder Kalender und ermöglicht Analysen der eigenen Arbeitsgewohnheiten. Basierend auf diesen Informationen gibt Viva Insights personalisierte Empfehlungen, damit Mitarbeitende ihren Arbeitsalltag optimal strukturieren, planen und anschließend reflektieren.
Ausgewählte Erkenntnisse lassen sich auch mit Vorgesetzten teilen, sodass diese die Arbeitsbedingungen und -muster all ihrer Teammitglieder reflektieren und fördern können.
Wie lässt sich Viva Insights in den Arbeitsalltag mit M365 integrieren?
Arbeitstag strukturieren
Mitarbeitende können Fokus- und Ruhezeiten definieren und ein „virtuelles Pendeln“ einrichten, um den Arbeitstag bewusst zu beenden - vor allem im Home Office. Außerdem lassen sich Pausen z.B. durch eine kurze Meditation oder Atemübungen entspannt gestalten und sorgen so für den nötigen Ausgleich.
Berichte & Auswertungen
Mitarbeitende erhalten täglich eine personalisierte Briefing-E-Mail und Inlinevorschläge mit nützlichen Tipps zur Planung des Tages oder der kommenden Woche. Darüber hinaus gibt es eine 14-tägige Auswertung, die vor allem das Thema Zeitmanagement untersucht: Welche Verbesserungsoptionen bestehen in den Bereichen konzentriertes Arbeiten, Kontakte und Zusammenarbeit?
Arbeitstag reflektieren
Über das Mood Tracking können Mitarbeitende ein oder auch mehrmals am Tag in sich hineinhören und bewerten, wie sie sich fühlen - wenn gewünscht, auch über eine regelmäßige Erinnerung. Dadurch lässt sich das emotionale Wohlbefinden im Verlauf betrachten.
Beziehung zu Kolleg:innen
Viva Insights unterstützt dabei, miteinander in Verbindung zu bleiben, z.B. durch regelmäßige 1:1-Meetings. Über die Registerkarte „Verbunden bleiben“ werden außerdem offene Termineinladungen und geteilte Dokumente angezeigt. Und weil ein kurzes Lob Selbstvertrauen und Wohlbefinden stärkt, können Nutzer:innen ein „Danke“ oder „Toll gemacht – super Leistung!“ an ihre Teammitglieder zu senden.
Erkenntnisse für Teamleads
Führungskräfte erhalten Einblicke in die Arbeitsbedingungen des gesamten Teams und damit Hinweise für mögliche Stressfaktoren. Diese Erkenntnisse ermöglichen es, mittels gezielter Maßnahmen gesündere Arbeitsgewohnheiten zu fördern und das Wohlbefinden zu steigern, z.B. durch gemeinsame besprechungsfreie Tage.
Whitepaper: Employee Experience mit MS Viva
Zum WhitepaperWelche Vorteile hat Viva Learning?
Wie geht Viva Insights mit dem Thema Datenschutz um?
Persönliche Daten sind ein sensibles Gut. Daher ist es wichtig, bei der Verarbeitung von Daten über Viva Insights die Privatsphäre der Mitarbeitenden zu schützen und notwendige Vorschriften wie die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) einzuhalten. Das tut Microsoft auf folgende Weise:
- Personenbezogene Daten und Erkenntnisse, die von Arbeitsmustern in E-Mails, Telefonaten, Chats o.Ä. abgeleitet werden, sind nur für die Mitarbeitenden selbst sichtbar.
- In Berichten, die Mitarbeitende mit ihren Vorgesetzten teilen, können sie durch eine anonymisierte und aggregierte Darstellung der Kennzahlen ihre Privatsphäre schützen.
- Mitarbeitende können selbst bestimmen, welche Erkenntnisse und Daten sie erhalten möchten. Administrator:innen können den Zugriff auf der Ebene von Einzelnutzenden oder Abteilungen deaktivieren.
Das Wohlbefinden in den Fokus rücken
In einer sich ständig wandelnden Arbeitswelt mit immer neuen Anforderungen ist es wichtig, sich selbst nicht aus dem Blick zu verlieren und das eigene Wohlbefinden zu fokussieren – denn nur so sind Mitarbeitende zufrieden und produktiv.
Apropos Wohlbefinden: Ein starkes Zugehörigkeitsgefühl und Vernetzung mit Kolleg:innen sind ein wichtiger Faktor für Mitarbeitendenengagement und -zufriedenheit. Wie Sie das auch remote ermöglichen, erfahren Sie im nächsten Teil unserer Viva-Serie zu dem Modul Viva Engage. Auf unserem Best Practices Blog haben wir auch schon Viva Topics, Viva Connections, Viva Goals, Viva Sales und Viva Learning vorgestellt. Sie können die Mitarbeitendenerfahrung aber auch gleich ganzheitlich angehen: In unserem kostenlosen Whitepaper lernen Sie alle Module kennen und erfahren, wie Microsoft Viva die Employee Experience verbessert.
Ihr Ansprechpartner
Heinz Süess