Was ist Governance eigentlich?

Datum

04.07.2014

Dieser Beitrag wurde verfasst von:

Annika Feick

In der Governance-Struktur legen Sie fest, wie Sie mit Ihrer SharePoint-Umgebung arbeiten. Governance beschreibt die Rollen der Nutzer, legt Verantwortlichkeiten fest – kurzum: schafft Regeln für Front- wie Back End. Im Grunde ist die Governance der Weg, welcher den Überblick über Einschränkungen gibt und die Verwaltung von Varianzen ermöglicht. Wir verstehen Governance für SharePoint als Strategie für die Bereitstellung der Business-Lösungen, die Ihre Endnutzer brauchen, während die Business-Einschränkungen definiert werden (und im Rahmen der Technologie möglich ist).

Ich glaube nicht an die „SharePoint-Governance“, aber an die Durchsetzung von Governance in SharePoint glaube ich. Sie fragen sich, wo der Unterschied ist? Es gibt einen entscheidenden: Während die erstere Ihnen bei der Verwaltung helfen kann, was in SharePoint heute geschieht, hat die letztere mit der Anpassung der Unternehmensstrategie zu Ihrer SharePoint-Lösungen zu tun.

Der Prozess hinter der Governance:

Nun, viele Menschen würden sagen, dass Governance eine Reihe von Richtlinien, Regeln, Verantwortlichkeiten und Verfahren sind, wie SharePoint innerhalb einer Organisation verwendet werden sollte.

Allerdings (wenn man etwas tiefer auf das Wort Governance eingeht), leitet es sich von dem griechischen Verb κυβερνάω [kubernáo] ab, was „das Steuerruder führen“ bedeutet.

Daher ist SharePoint-Governance nicht nur eine Reihe von festen Regeln und Vorschriften, sondern weitaus mehr. Es kommt darauf an, wie Sie Ihre Mitarbeiter, Ihre Nutzer führen, anleiten und Ihr Wissen bereitstellen. Um sicherzustellen, dass sich die Investition, die Sie in die SharePoint-Technologie gesetzt haben, auch bezahlt macht.

Allerdings gibt es dabei einen Haken. Eine erfolgreiche Governance-Strategie ist nicht etwas, was verpackt, gekauft, installiert und über ein Wochenende in Betrieb genommen werden kann. Es ist ein fortlaufender Prozess, der benötigt wird, der regelmäßige Bewertungen beinhaltet, der die Wirksamkeit dessen, was Sie geplant hatten, überwacht und was Sie als Neudefinition wieder in diesen Prozess einbringt.

Ihr Einstiegspunkt für diesen Prozess hängt vom Stadium der Organisation mit der SharePoint-Implementierung ab. In einer idealen Welt, wird eine Governance vor der Umsetzung erstellt. Der Ausgangspunkt sollte sein, die Rollen, Verantwortlichkeiten, Verfahren usw., in Ihrem Plan zu definieren. Allerdings ist dies nicht immer möglich, in der Regel wird zuerst eine SharePoint Plattform geschaffen und dann eine erforderliche Analyse der Umgebung durchgeführt.

Diese Analyse von SharePoint wird Ihnen dabei helfen zu verstehen, wie Ihre Benutzer mit SharePoint interagieren. Zum Beispiel, welche Seiten benötigt er, welche vorhanden sind und wie diese verwendet werden. Oder auch wer Zugriff hat, welche Art von Inhalten sie hochladen, wie viele Inhaltsdatenbanken sind da, etc. pp.

Mit Hilfe dieser Informationen können Sie dann die Definition Ihrer Governance vornehmen, umsetzen um (hoffentlich) die SharePoint-Umgebung wieder unter Kontrolle zu bringen.

Wenn es um die Durchsetzung Ihrer SharePoint-Governance-Strategie geht, ist es wichtig, nicht zu restriktiv sein.

Anwender können sehr leicht von der Technologie abgeschreckt werden, so ist es wichtig, ein Gleichgewicht herzustellen. Deshalb sind regelmäßige Bewertungen wichtig, um sicherzustellen, dass Ihre Governance-Richtlinien wirksam sind.

Dies sollte aber nicht nur eine Überprüfung der Technik sein, sondern die Anwender sollten involviert werden. Nutzerbefragungen können dabei helfen zu verstehen, wie sie SharePoint verwenden. Die Ergebnisse können dann dazu führen, Änderungen an Ihren ersten Governance-Richtlinien vorzunehmen und somit die SharePoint Nutzung noch effektiver zu gestalten.

SharePoint Governance Überlegungen – Tipps für den Einstieg

Governance in SharePoint verhält sich ähnlich zu jedem anderen Enterprise-System. Einige der Überlegungen die für Ihre Governance eine Rolle spielen sollten:

  • Rollen und Verantwortlichkeiten
    Key Stakeholder bestimmen, z. B., wer ist für die Verwaltung der SharePoint-Implementierung und Überprüfung zuständig? Wer ist für die Einhaltung und Überprüfung, wie wirksam die Governance ist, verantwortlich? Zentrale oder dezentrale Verwaltung? Wer kann Websites erstellen, bearbeiten oder sehen? Wer ist für die Sicherheit der Daten verantwortlich? …
  • Infrastruktur
    Welche Farm-Topologie, welche Server / Dienste werden benötigt? Wie viele Inhaltsdatenbanken werden benötigt? Wie viele Websitesammlungen? Welche Website Ebenen sollen durchgesetzt werden?
  • Konfiguration
    Welche Metadaten / Taxonomie Definitionen (werden benötigt? Look and Feel – wie Masterseiten, Standortthemen, Navigation usw. zu verwalten? AD-Gruppen, oder SharePoint-Gruppen sowohl für die Verwaltung von Berechtigungen
  • Anwender
    Wie den Endbenutzer eine Einführung geben, diese zu gewährleisten? Training? Wer unterstützt? Unterstützen Sie?

Dies ist eine sehr kleine Liste, es sind aber sicherlich Fragen, die bei der Definition Ihrer Governance gestellt werden sollten.

Erfahren Sie mehr

Office 365 Groups als Evolution von SharePoint?
Blog
Blog

Office 365 Groups als Evolution von SharePoint?

Zusätzlich zu SharePoint erlauben die Office 365 Groups es mir als Anwender, schnell und einfach neue Gruppen anzulegen und selbständig Benutzer hinzuzufügen.

Das neuste Mitglied der Office 365 Familie: Delve
Blog
Blog

Das neuste Mitglied der Office 365 Familie: Delve

Microsoft legt nach: Mit Delve startet eine neue Form des Suchens und des Auffinden von Dokumenten und Informationen.

Nov
07
Webcast mit Microsoft: Das Intranet zu Ende gedacht
Webinar
Webinar

Webcast mit Microsoft: Das Intranet zu Ende gedacht

Am 07. November findet erneut eines unserer Webinare gemeinsam mit Mircosoft statt. Das Thema dieses Mal: Das Intranet zu Ende gedacht – Die Informationszentral...

Sprechen Sie LUIS? – Der intelligente Chat-Bot im Praxistest
Blog
Blog

Sprechen Sie LUIS? – Der intelligente Chat-Bot im Praxistest

Mit LUIS, der Sprach- und Texterkennungssoftware von Microsoft, und dem Bot Framework von Azure haben wir eine Lösung für den IT-Support entwickelt.

Auf Goldkurs in der Cloud
News
News

Auf Goldkurs in der Cloud

Die novaCapta hat ihren Partnerstatus bei Microsoft zusätzlich vergoldet: Auch in der Sparte Cloud Productivity haben wir jetzt den Goldstatus.

Valo ist neuer Partner der novaCapta für Intranets
News
News

Valo ist neuer Partner der novaCapta für Intranets

Durch die Partnerschaft mit Valo, dem Ready-2-Go Intranet-Baukasten aus Finnland baut die novaCapta ihr Angebot bei der Umsetzung von schnellen und funktionalen...

novaCapta auf der Fachtagung für Interne Revision
Event
Event

novaCapta auf der Fachtagung für Interne Revision

Das Expertenteam der novaCapta präsentiert am 15. und 16. November ihre innovative Audit Management Lösung auf dem DIIR-Kongress in Dresden. Besuchen Sie unsere...

Ich bin im Flow! – Eine Übersicht zu Microsoft Flow
Blog
Blog

Ich bin im Flow! – Eine Übersicht zu Microsoft Flow

Die Power Platform wird aktuell von Microsoft sehr stark gepusht. Zeit, sich mit dem Potenzial der einzelnen Komponenten zu beschäftigen. Heute: Flow.

Mit der HoloLens ein Stück Berlin nach Köln holen
News
News

Mit der HoloLens ein Stück Berlin nach Köln holen

Im Rahmen eines zweitägigen Hackathons haben sich einige Mitarbeiter der novaCapta der Microsoft HoloLens und dem Thema Mixed Reality gewidmet. Dabei haben wir...

Azure Functions: Der Webservice ohne Webserver
Blog
Blog

Azure Functions: Der Webservice ohne Webserver

Azure Functions als Authentifizierungs-Helfer für clientseitige Lösungen mit 3rd Party APIs

Paket Dependency Manager für .NET
Blog
Blog

Paket Dependency Manager für .NET

Paket ist ein Dependency Manager für .NET, welcher es sich zum Ziel gesetzt hat einige Probleme von NuGet zu beheben.

Oct
12
PCDE #3 Event am 12.10. in Stuttgart
Event
Event

PCDE #3 Event am 12.10. in Stuttgart

Developer und IT-Professionals aufgepasst! Das novaCapta-Team nimmt am 12. Oktober am Pitch Club Developer Edition (PCDE) in Stuttgart teil. Dort stellen wir Ih...