Wissen ist Macht – und wer Wissen für alle zugänglich macht, wird von zufriedenen und produktiven Mitarbeitenden profitieren. Im zweiten Teil unserer Microsoft Viva Serie erfahren Sie, wie das Modul Topics Ihr Wissensmanagement auf ein neues Niveau revolutioniert.
Wissen zugänglich machen
Wir leben und arbeiten in einer Wissensgesellschaft, in der individuelles und kollektives Know-how zur Grundlage des sozialen, ökonomischen und medialen Zusammenlebens wird. Und so hängen Erfolg und Misserfolg von Unternehmen immer stärker vom Zugang zu den richtigen Informationen zeit- und ortsunabhängig ab. Dabei liegt die Herausforderung in der hybriden Arbeitswelt einerseits darin, eine möglichst breite Wissensbasis zu schaffen. Andererseits muss auch sichergestellt sein, dass die eigenen Kolleginnen und Kollegen die richtigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt finden. Und zwar so leicht, kontextbezogen und nahtlos wie nur möglich – egal, von wo und womit sie „im Flow of Work“ gerade arbeiten.
Was ist Viva Topics?
Viva Topics ist eins der neun in den „Flow of Work“ integrierbaren Module der Employee Experience Platform Microsoft Viva. Es handelt sich um eine KI-gesteuerte Lösung, die unternehmensweites Wissen aus allen Daten und Informationen aus Microsoft 365 extrahiert, automatisch identifiziert, verknüpft und für alle Mitarbeitenden zugänglich macht. Dabei lässt sich das gesammelte Know-how über angelegte Themenkarten und -seiten kuratieren, organisieren, teilen und weiterentwickeln. Im Ergebnis entsteht ein neuartiges und professionelles Knowledge-Management, das alle relevanten Informationen bedarfsgerecht ausspielt – und zwar ohne grosse Suchaufträge und nahtlos in den individuellen Arbeitsalltag integriert.
Wie ist Viva Topics in M365 integriert?
Ein entscheidender Vorteil von Viva Topics ist, dass das Wissen zentral und über die ohnehin schon genutzten M365-Apps verfügbar gemacht wird. Die Integration von Viva Topics in diese Tools ermöglicht es Benutzer:innen, Themen innerhalb von Texten zu identifizieren und darauf zuzugreifen, ohne den Kontext zu verlassen. Das fördert das Schaffen und Erweitern von Know-how direkt in den Microsoft 365 Tools.
Sobald ein Thema erkannt wurde, wird es als Vorschlag angezeigt und kann von den Administratoren in einer speziellen Topics-Page veröffentlicht werden.
Benutzer:innen können dann auf diese Seite zugreifen, um weitere Informationen zum Thema zu erhalten und verwandte Dokumente und Kontakte zu finden. Die Suche nach relevanten Informationen wird dadurch wesentlich erleichtert und beschleunigt.
Darüber hinaus können Benutzer:innen auch eigene Themen hinzufügen und verwalten. Viva Topics bietet somit eine umfassende Wissensmanagement-Plattform, die Benutzer:innen dabei hilft, schnell und einfach auf relevante Informationen zuzugreifen und ihr Wissen zu teilen.
Über den Digital Workplace geteiltes Know-how
In Teams: Für das Kollaborations-Tool gibt es eine spezielle Topics-App, die direkten Zugriff auf das Themencenter ermöglicht. Auch lassen sich damit Themenkarten über Hashtags in beliebige Chats einfügen.
In SharePoint: Themen und Inhalte lassen sich auch in SharePoint suchen und als Highlights in SharePoint-Seiten, -Hubwebsites und -Nachrichten präsentieren.
In Outlook: Damit Empfänger die relevanten Infos direkt finden und zusätzliche Themenvorschläge erhalten, lassen sich Themenkarten mittels Hashtags in beliebige Outlook-Nachrichten einfügen.
In Word, Excel und PowerPoint: Verwendet man die Suche in den Office-Apps, werden die Themenantworten mitsamt einer Reihe von Informationen in der Ergebnisliste angezeigt.
In Microsoft Bing: Viva Topics ist in Microsoft Bing integriert, um Benutzer:innen relevante Themen-basierte Suchergebnisse zu liefern und ihre Suche zu verbessern.
Wissenswerte Vorteile im Überblick:
Zeitersparnis: Mit Viva Topics verbringt man weniger Zeit damit, nach Wissen zu suchen oder Informationen zu erstellen, die bereits vorhanden sind.
Intelligenter Zugriff: Da die Themen rund um Projekte, Produkte, Kunden und Branchen kontextbezogen in den M365-Apps angezeigt werden, sind sie genau dann verfügbar, wenn sie benötigt werden.
Bessere Entscheidungen: Indem jeder ganz einfach auf das Wissen und die Expertise der gesamten Organisation zugreifen kann, lassen sich fundierte und schnelle Entscheidungen treffen.
Effektives Onboarding: Die nahtlose Integration in den „Flow of Work“ führt dazu, dass sich neue Mitarbeitende intuitiv einarbeiten und bestehende neue Themen schneller kennenlernen können.
Hohe Sicherheit: Es lässt sich granular festlegen, wer Themen ansehen, erstellen, bearbeiten und verwalten darf. Dazu werden die Sicherheits- und Compliancegrenzen für Viva Topics-Inhalte über Microsoft 365 durchgesetzt.
Erweitertes Wissen: Die Themenkarten lassen sich KI-gestützt oder manuell mit Akronymen und Unterhaltungen sowie verwandten Themen, Kontakten und Dateien erweitern.
Intelligentes Wissensmanagement, das mitdenkt
Eine Besonderheit von Viva Topics ist die Möglichkeit, KI-generierte als auch manuell hinzugefügte Themen zu verwalten. Vorab müssen die gewünschten Quellen lediglich mit Microsoft Graph-Inhaltskonnektoren indiziert werden. Anschliessend kann man mit Hilfe der Viva KI Themenseiten generieren, die eine Beschreibung, verwandte Inhalte und relevante Kontakte enthalten. Sobald neue Informationen verfügbar sind, wird die Seite aktualisiert. Dabei ist das Themencenter der Ausgangspunkt zum Erstellen, Bearbeiten, Löschen und Ablehnen von Themen, die von der Viva KI generiert wurden. Ausserdem lassen sich hier auch neue Themen manuell hinzufügen und auf vielfältige Weise bearbeiten: Etwa, indem Sie Beschreibungen überarbeiten, vorgeschlagene Kontakte und Ressourcen bestätigen sowie Webparts und adaptive Karten hinzufügen.
Whitepaper: Microsoft Viva
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In einer zunehmend von Wissen geprägten Arbeitswelt kommt es mehr denn je darauf an, dieses auch leicht zugänglich zu machen. Und Viva Topics ist eine direkt in die M365-Apps integrierte Lösung, die die gewünschten Informationen genau dann und dort zur Verfügung stellt, wann und wo man sie braucht. Und natürlich wollen Mitarbeitende auch wissen, wofür sie arbeiten: Im nächsten Teil unserer Serie erfahren Sie, wie Sie mit Viva Goals eine gemeinsame Zielsetzung finden und damit die Sinnhaftigkeit und das Gemeinschaftsgefühl im Unternehmen stärken. Oder Sie packen die Mitarbeitererfahrung gleich ganzheitlich an: In unserem kostenlosen Whitepaper lernen Sie alle Module kennen und Sie erfahren, wie Microsoft Viva die Employee Experience Ihres Unternehmens verbessert.
Ihr Ansprechpartner
Ben Winterburg