Migration von HCL Domino/Notes zu Microsoft 365

Problemfreie Migration mit passenden Tools & Expertise

Neue digitale Arbeitsmodelle erfordern meist nicht nur eine Anpassung der Arbeitsprozesse, sondern auch der hierbei eingesetzten technischen Dienste und Systeme erforderlich. Aus dem technischen Blickwinkel betrachtet, stecken dahinter meist sehr komplexe und umfangreiche Migrations- und Change-Projekte. 

Häufig sind dies Migrationen von HCL Domino/Notes hin zu Microsoft 365 mit Exchange Online, SharePoint Online und OneDrive for Business in Kombination mit weiteren Diensten wie beispielsweise Power Apps, Power Automate und Power BI. Solche Migrations- und Transition Projekte benötigen für eine erfolgreiche Umsetzung natürlich eine optimale Vorbereitung und Planung vorab. HCL Domino/Notes Umgebungen (vormals bis 2018 IBM Notes/Domino, sowie davor Lotus Notes bis 2012) haben im Vergleich mit Microsoft Systemumgebungen völlig unterschiedliche Strukturen und Technologien. Vor diesem Hintergrund macht es Sinn, die Umstellung in mehreren Schritten  zu planen und umzusetzen. Daher sind Migrationen von HCL Domino-/Notes-Systemumgebungen hin zu Microsoft 365 grundsätzlich in mindestens zwei Bereiche aufgeteilt.

E-Mail Migration von HCL Domino/Notes zu Microsoft 365/Exchange Online

Ganz egal, ob Sie bereits in der Planung zur Einführung von M365 stecken oder aber noch gar keine Wechselstrategie haben – Wir geben Ihnen im ersten Schritt mit unserer gesammelten Expertise eine Basiseinführung in punkto Cloud Strategie, AD-Synchronisation, Identity und Authentifizierung. In gemeinsamen Workshops erarbeiten wir dann gemeinsam mit Ihnen ein passgenaues Migrationskonzept für die PIM-Daten Ihrer Notes Umgebung (Mail, Calendar, Contacts, Notes, Tasks) zu Exchange Online. Hierbei ist es von besonderer Bedeutung, einen Bruch zwischen den alten und neuen Systemen zu vermeiden und alle Arbeitsprozesse während des gesamten Migrationszeitraums möglichst unterbrechungsfrei lauffähig zu halten. Dementsprechend ist unser Ansatz zugleich auch das Ziel: Migrationsprojekte immer mit Zero Impact Charakter durchzuführen.

Um dies auch systemtechnisch gewährleisten zu können, setzen wir seitens novaCapta auf den Aufbau einer Koexistenz-Systemumgebung, welche die alte und neue Welt nahtlos miteinander verbindet. Diese Koexistenz stellt zum einen die Konsistenz von Daten und Business-Logik sicher und schafft damit andererseits eine unterbrechungsfreie Zusammenarbeit von Mitarbeiter*innen, die noch in der alten Systemumgebung arbeiten, mit jenen, die schon auf der neuen Systemplattform arbeiten.

Mit unserer jahrelangen Expertise haben wir eigene, passgenaue Add-On Softwarelösungen für die Quest „Migration Suite for Notes“ entwickelt, die wir zusätzlich in den Projekten einsetzen.

novaCapta Migration Manager für Domino-/Notes

Ganzheitliche Optimierung Ihres gesamten Migrationsprozesses

Bereitstellung fehlender Funktionen (z.B. Migration von verschlüsselten E-Mails)

Automatisierung manueller Prozesse & Orchestrierung einzelner Migrationsschritte

Management Dashboard mit Status zur Gesamtmigration und Monitoring aller Migrationsgruppen

Basierend auf unserem standardisierten Phasenmodell zur optimalen Umsetzung von Migrationsprojekten, helfen wir Ihnen dabei, die entscheidenden Schritte  hin zu einer modernen Zielarchitektur in einer bewährten Reihenfolge zu machen:

  • Phase 1 – Analyse: Assessment und Bewertung der bestehenden Kommunikationsplattform
  • Phase 2 – Scope: Aufnahme und Festlegung der Anforderungen vor, während und nach  der Migration
  • Phase 3 – Plan: Definition und Konzeption der Zielumgebung inkl. Migration und Koexistenz
  • Phase 4 – Build: Umsetzung der Zielumgebung inklusive Testphase
  • Phase 5 – Run: Pilotphase und anschließend produktive („Mass“)Migration

Ein Migrationsprojekt von Domino/Notes zu Microsoft 365/Exchange Online ist kein rein technisches Projekt bei dem Ihre E-Mails (und andere Daten) auf neue E-Mail-Server verschoben werden. Mit der Einführung neuer Cloud-basierter Systeme und Dienste kommt es auch immer zu einer Veränderung der Arbeitsweise der Mitarbeiter*innen und deren Zusammenarbeit untereinander. Wir begleiten Sie hierbei ganzheitlich durch alle Projektphasen – nicht nur rein technisch – und gehen dabei individuell auf Ihre Vorkenntnisse und Anforderungen ein, um parallel passgenaue Change- & Adoption-Maßnahmen für alle Anwender sowie Schulungen für Administratoren zusammen mit Ihnen anbieten zu können.

Als Premium Partner von AvePoint, Quest und Microsoft haben wir zudem für alle Anforderungen und Aufgabenstellungen die richtigen Herstellerlösungen an Board. Zudem können wir bei besonders großen und komplexen Projekten auf die langjährige IBM-Erfahrung unserer Kollegen aus der TIMETOACT Software & Consulting GmbH zurückgreifen. Mit diesem gebündelten Know-how ermöglichen wir Ihnen eine reibungslose und effiziente Migration von HCLDomino/Notes hin zu Microsoft 365.

Anwendungs-Migration von Domino-/Notes zu Microsoft 365

In drei Schritten von IBM Notes zu Microsoft Office 365/SharePoint

1) Vorbereitung und Analyse der IBM Notes-Applikationen

  • Bestandsaufnahme der IBM Notes-Applikationen
    Typischerweise erfolgt vor der Migration eine Bestandsaufnahme der vorhandenen Notes-Applikationen. Als Ergebnis entsteht eine globale Übersicht der Notes-Landschaft ggfs. mit der jeweiligen fachlichen Beschreibung und Dokumentation als Grundlage der weiteren Betrachtung.
  • Kategorisierung und Analyse
    Nachdem alle Notes-Applikationen aufgelistet sind, wird die Relevanz und Komplexität jeder Applikation bewertet und die Funktionalitäten werden analysiert. Hierbei erstellen wir für jede relevante Applikation eine IST-Analyse der Funktionen, Daten und Prozesse auf fachlicher und technischer Basis.

2) Datenmigration von IBM Notes nach Microsoft Office 365/SharePoint

  • Konzeptionierung im Microsoft-Universum
    Mit Hilfe der IST-Analyse der relevanten Applikationen wird ein Konzept entwickelt, das festlegt, wie die verschiedenen Notes-Funktionalitäten in Microsoft abgebildet werden können. In vielen Fällen haben Standard Notes-Templates ein Äquivalent in Office 365, wie zum Beispiel die Diskussionsdatenbank, Kalender, Aufgabenliste, Team Sites u. v. m. Bei der Konzeptionierung der Applikationen achten wir immer darauf, möglichst auf Standards zurückzugreifen.
  • Umsetzung der Datenmigration von IBM Notes
    Im Anschluss an die Konzeptionierung der Notes-Applikationen in Office 365 führen wir die Datenmigration mit Hilfe geeigneter Tools durch.

3) Umsetzung der IBM Notes-Applikationen in Office 365

  • Nach der Inhalts- und Design-Migration erfolgt der letzte Schritt der Umstellung. Hierbei wird die Businesslogik in Office 365 entsprechend der erstellten Konzepte nachgebaut. Soweit möglich verwenden wir hierzu Standard-Features sowie Nintex Workflows.

Unsere Experten unterstützen Sie von der Erstanalyse über die Migration selbst bis hin zum Erstellen passgenauer Workflows und Applikationen in Microsoft Office 365. Wenn Sie Fragen haben, beraten wir Sie auch gerne in einem unverbindlichen Erstgespräch.

Datenmigration: Cloud & hybride Umgebungen

Wir bringen Ihre Daten geräuschlos und sanft in die Cloud. Denn wir verfügen über Erfahrung, Methodik und Referenzen

Mehr erfahren

Nehmen Sie Kontakt zu uns auf

Wir freuen uns auf Sie und beraten Sie gerne in einem unverbindlichen Gespräch zu den für Sie passenden Lösungen. Hinterlassen Sie einfach Ihre Kontaktdaten, wir melden uns schnellstmöglich bei Ihnen.