Köln organisiert Bauprojekte mit Sharxx

Für die Bauherrin Stadt Köln ist das Multiprojektmanagement-Tool Sharxx ein wichtiger Baustein in der Gesamt-Digitalisierungsstrategie. 

Herausforderung
  • Jedes Bauprojekt wurde mit einer anderen Projektmanagement-Lösung organisiert, teilweise sogar nur über E-Mail
  • Fehler durch veraltete Informationen und Zeitverlust durch aufwändige Fehlerrecherche
  • Fehlende Transparenz und mangelnde Übersicht in den Bauprojekten
  • Externe Planer und Architekten fordern den Einsatz eigener virtueller Projekträume beim Auftraggeber
Lösung
  • Rollout der Multiprojektmanagement-Lösung Sharxx für die Bauprojekte der Stadt Köln mit Projekt-Flatrate und Hosting der Lösung in der novaCapta-Cloud
  • Eine einheitliche Plattform zum Projekt mit allen wichtigen Terminen, Dokumenten und Plänen
  • Einheitliche Workarounds für die Organisation eines Bauprojektes mit externen und internen Beteiligten inklusive Projektdokumentation
Mehrwert
  • Sharxx bietet für Bauprojekte der Gebäudewirtschaft und auch anderer Dienststellen jeweils einen einheitlichen Standard zum Multiprojektmanagement
  • Zeit- und Kosteneinsparungen durch Konzentration auf die wichtigen organisatorischen und planerischen Aufgaben, viel weniger E-Mails
  • Strukturiertes Arbeiten und Zugänglichkeit für alle Projektbeteiligte
  • Klare Produktivitätssteigerung durch smarte Prozessdigitalisierung, die speziell auf die Baubranche ausgerichtet ist 

„Für meine Kollegen, die über Sharxx ihre Bauprojekte organisieren, bedeutet dies viel weniger Mails, strukturierteres Arbeiten und eine enorm verbesserte Kommunikation.“

Leandra RoseAmt für Brücken, Tunnel und Straßenbau – Stadt Köln

„Wir haben mit Sharxx einen Standard geschaffen, mit dem wir unsere Bauprojekte einheitlich organisieren und steuern können.“

Alexander von Wnuck-Lipinski Gebäudewirtschaft der Stadt Köln

Der Türöffner für das Multiprojektportal Sharxx war die Digitalisierungskampagne der Gebäudewirtschaft der Stadt Köln. Seit Sommer 2018 können städtische Mitarbeiter ihre Bauprojekte nun über virtuelle Projekträume in Sharxx steuern. Rund 100 Räume dieser Art gibt es inzwischen. Im Dezember 2019 wurde der 1111. User registriert. Die Projekte sind dabei sehr unterschiedlich: Es geht zum Beispiel um den Bau des „MiQua. LVR-Jüdisches Museum im Archäologischen Quartier Köln“, die Sanierung der Kölner Zentralbibliothek, aber auch um den Neubau von Rhein-Brücken oder den Neubau der „längsten Schule“ von Köln, der Willy-Brandt-Gesamtschule in Köln-Höhenhaus. Barbara Post-Argomand, Sachgebietsleiterin  im Kaufmännischen Management für die  Informationstechnologie in der Gebäudewirtschaft führt aus: „In der Vergangenheit gab es keine einheitliche Lösung zum Management der Bauprojekte. Es wurde immer Einzelfall bezogen entschieden, wie das Projekt zu managen sei. Dadurch entstand ein erheblicher Mehraufwand: fehlende Transparenz, mangelnde Projektübersicht, veraltete Informationen, aufwändige Fehlerrecherche, keine einheitliche Ablagestruktur und vieles mehr.“

Schlankere Verwaltung mit Digitalisierung

Auch bei der Planung des Neubaus für ein neues Gymnasiums in der Zusestraße in Köln-Lövenich ging es um die Frage, wie die vielen internen und externen Projektbeteiligten sich noch besser organisieren könnten. Guido Keutgen, Mitarbeiter der Gebäudewirtschaft empfahl die hauseigene Lösung Sharxx und stellte sie vor. Damit die Fertigstellung reibungslos und zügig funktionieren kann, ist die Gebäudewirtschaft auch hier auf eine gute Zusammenarbeit mit den externen Projektsteuerern, Objekt- und Fachplanern sowie den beauftragten Firmen angewiesen, die seitdem über den virtuellen Projektraum abgewickelt wird. Hierzu wurde Sharxx für eine Projektstruktur zur Zusammenarbeit mit einem Totalunternehmer angepasst. Der Projektraum wird zur Dokumentation des Projekts und als gemeinsame Ergebnisplattform für den Bauherrn, die Projektsteuerung, die Fachplaner und die Firmen genutzt.

Die Baumaßnahme in der Zusestraße gehört zu dem vom Rat der Stadt Köln beschlossenen „Maßnahmenpaket Schulbau“ mit 22 Bauvorhaben (Neubauten, Erweiterungen, Generalinstandsetzungen und Interimsbauten) an 11 Schulstandorten, die in einem beschleunigten Verfahren unter der Leitung der Gebäudewirtschaft durch Generalunternehmer (GU) oder Totalunternehmer (TU) geplant und/oder baulich umgesetzt werden sollen. Der Rat hatte im April 2017 den Weg für dieses Sonderprogramm freigemacht. Im Juli 2019 wurde es von ursprünglich 15 auf 22 Bauvorhaben erweitert und den aktuellen Marktbedingungen angepasst. Der im Juli 2019 prognostizierte Kostenorientierungswert für die Realisierung der 22 Bauvorhaben liegt zwischen 480 und 520 Millionen Euro. Mit den Projekten werden mehr als 7.000 Schulplätze neu geschaffen oder gesichert.

Flexible Lösung für unterschiedliche Bedürfnisse

Die Multiprojektmanagement-Lösung Sharxx bietet die Möglichkeit, individuelle Bedürfnisse zu berücksichtigen und trotzdem die Vorteile von mehr Einheitlichkeit und mehr Steuerung zu nutzen. „Wir haben mit Sharxx einen Standard geschaffen, mit dem wir unsere Bauprojekte einheitlich organisieren und steuern können“, erläutert Alexander von Wnuck-Lipinski aus dem Team der Gebäudewirtschaft. „Termine, Aufgaben, der aktuelle Informationsstand – alles ist zu jeder Zeit einsehbar und zugänglich, der gesamte Bearbeitungsverlauf innerhalb eines Projektes kann nachvollzogen werden.“

Der Erfolg von Sharxx steckt auch die anderen Dienststellen an. Leandra Rose hat die Bauprojekt-Lösung im Amt für Brücken, Tunnel und Stadtbahnbau erfolgreich eingeführt. Rose: „Für meine Kollegen, die über Sharxx ihre Bauprojekte organisieren, bedeutet dies viel weniger Mails, strukturierteres Arbeiten und eine enorm verbesserte Kommunikation.“ Ein weiteres Großprojekt, das mit Sharxx derzeit organisiert wird, ist die Sanierung der Mülheimer Brücke.

Der Roll-Out von Sharxx im Straßen- und Verkehrsamt wird aktuell vorbereitet und weitere Dezernate und Ämter sind in Gesprächen. Für die Bauherrin Stadt Köln ist Sharxx ein Baustein in der Gesamt-Digitalisierungsstrategie, von der sie sich Kostenoptimierung durch die vereinbarte Projektflatrate einerseits und die Steigerung der Produktivität in der Wahrnehmung ihrer Aufgaben andererseits verspricht. So geht #kölndigital 2019. 

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Kundenprofil

Gebäudewirtschaft der Stadt Köln

Die Gebäudewirtschaft der Stadt Köln wurde 1997 als eigenbetriebsähnliche Einrichtung gegründet und hat rund 660 Mitarbeitende in Teil- und Vollzeit, die 81 Verwaltungsgebäude, rund 270 Schulen, 75 Kindertagesstätten, 23 Kulturbauten (Museen) sowie 70 sonstige Aufbauten auf Grünflächen bewirtschaften. Sie ist der zentrale Immobilienprofi der Stadt Köln und kümmert sich um Bewirtschaftung, Instandhaltung, Planung und Ausführung von Neubauten und Gebäudetechnik. Sie ist darüber hinaus Servicedienstleister für alle Immobilien der Stadt Köln wie Sportstätten, Brücken, Tunnel und Wohnungsbau. Die bewirtschaftete Fläche belief sich im Jahr 2019 auf rund 2,2 Mio m² auf ca. 400 ha Grundstücksfläche.

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