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„Ein Intranet ist keine Nebentätigkeit“

Interview: So gelingt der Intranet-Aufbau mit SharePoint Online

Jederzeit und von überall aus arbeiten: In Zeiten der digitalen Zusammenarbeit ist es wichtig, Mitarbeitenden eine zentrale Informations- und Kommunikationsplattform zu bieten. Im Interview erklären unsere Modern Work Expert:innen Claudia Mislin und Patrick von der Heydt, wie Sie erfolgreich ein Intranet mit SharePoint Online aufbauen – und wie der Umstieg von Valo gelingt.           

Nach der Abkündigung von Valo sind viele Unternehmen auf der Suche nach einer neuen Intranet-Lösung. Welche empfehlt Ihr und warum?  

Claudia: Wir empfehlen SharePoint Online im Standard. Add-Ons wie Valo haben sich in der Vergangenheit v.a. durch Usability-Themen abgehoben, doch hier hat SharePoint enorm aufgeholt. Unser Kunde STIHL, der von Beginn an auf ein Intranet mit SharePoint Standard gesetzt hat, zeigt: Man muss nicht auf ein Add-On setzen, um für viele Mitarbeitende weltweit ein Intranet mit SharePoint „First“ umzusetzen.     

Patrick: Kunden, die Valo noch im Einsatz haben, empfehlen wir einen Umbau ihrer Intranet Umgebung in SharePoint – dank des modularen Ansatzes von Valo ist das problemlos möglich. Durch unsere hauseigenen Assets können wir sogar vorhandene Valo Module und damit bewährte Funktionen getreu in SharePoint abbilden.  

Welche Möglichkeiten bietet SharePoint? Welche Vorteile hat es gegenüber anderen Lösungen?

Claudia: Betrachtet man die strategische Ausrichtung und Weiterentwicklung von Microsoft in Richtung digitaler Arbeitsplatz mit u.a. den Viva-Tools, so ist man mit SharePoint bestens vorbereitet. Entsprechend der eigenen digitalen Unternehmensstrategie kann der Kunde aus dem Potpourri an Microsoft Lösungen das Passende nutzen und einen sukzessiven Ausbau planen und umsetzten. Das Intranet in SharePoint ist dabei nur ein Pfeiler des digitalen Arbeitsplatzes, den man auch entsprechend ausbauen kann. Die individuelle Planung bietet dabei die Chance, Mitarbeitende Schritt für Schritt abzuholen.

Patrick: Ein weiterer wichtiger Aspekt: Wenn man auf SharePoint Online setzt, fallen keine weiteren Lizenzkosten von Dritt-Anbietern an.         
Man muss natürlich immer bedenken, dass SharePoint (Standard) nicht alles bietet, was sich der Kunde wünscht. Aber auch dafür gibt es Lösungen bzw. diese lassen sich entwickeln.

Besteht auch die Option, ein SharePoint-Intranet gezielt an individuelle Anforderungen anzupassen?          

Claudia: Ein Intranet mit SharePoint Online im Standard deckt schon sehr viele Anforderungen ab. Es zeigt sich aber immer wieder, dass Kunden bestimmte Besonderheiten oder Wünsche haben – und diese können wir natürlich auch erfüllen. Mit unserer langjährigen Erfahrung bei Intranets in unterschiedlichen Unternehmensgrößen haben wir schon viele individuelle Lösungen geschaffen, um den Anforderungen des Kunden entgegenzukommen.

Patrick: Besondere Wünsche aus einem Projekt arbeiten wir danach oft aus und bieten sie als Assets allen Kunden an. Gemeinsam mit dem Kunden schauen wir, ob ein vorhandenes novaCapta Asset seinen Anforderungen bereits entspricht. Wenn nicht, können wir auch jederzeit spezielle Anforderungen umsetzten. Unsere "Schatzkiste" bietet viele unterschiedliche SharePoint Erweiterungen - neben den aufgeführten bieten wir z.B. mit unserem nC-Schnelleinstiege-Asset eine bessere und individuelle Alternative zu den Standardwebart "Quicklinks", und mit dem nC-Info-Screen können Kunden auch ihre Firstline-Worker erreichen. Aktuell bieten wir zusätzlich ein Asset-Weihnachtsspecial.

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Der STIHL Hub: Mehr als nur ein Intranet

STIHL hat mit novaCapta sein neues SharePoint-Intranet ganzheitlich gedacht und will mit dem STIHL Hub seine mehr als 20.000 weltweit tätigen Mitarbeitenden auf einer Plattform kommunikativ verbinden.

Zur Case Study

Vor allem große Unternehmen benötigen klare Rollenverteilungen und Zugriffsberechtigungen. Wie ist das im SharePoint Intranet geregelt? Wie wird zudem die Sicherheit von Daten und Inhalten garantiert?

Patrick: Zur Rollenverteilung und -steuerung der Zugriffsberechtigungen werden ausschließlich die SharePoint Standardmittel genutzt. Diese bieten alle notwendigen Optionen, um die Sicherheit der Daten zu gewährleisten. Wichtig ist eine auf den Kunden zugeschnittene Informationsarchitektur und Struktur, die eine granulare Berechtigungssteuerung ermöglicht – genau so, wie es der Kunde benötigt. Diese Informationsarchitektur und Struktur geht immer einher mit einer nachhaltigen Governance, die für Klarheit und Transparenz sorgt.

Bleiben wir bei großen Unternehmen. Diese benötigen oftmals mehr als ein Intranet – kann SharePoint dies erfüllen?  

Claudia: Dieser Slogan klingt am Anfang vielleicht etwas irritierend. Damit gemeint ist, dass je nach Größe eines Unternehmens ­ – und insbesondere, wenn es international aufgestellt ist – neben den Herausforderungen der verschiedenen Sprachen, der Content-Bereitstellung und der Ressourcen immer auch die Unternehmenskultur eine Challenge ist. Jedes Land ist Teil des Intranets und der Bedarf an Inhalten unterscheidet sich – und wer kann diese Anforderungen besser identifizieren und eigenverantwortlich umsetzen als die entsprechenden Länderverantwortlichen?       

Patrick: Natürlich gibt es Inhalte, die allen Mitarbeitenden kommuniziert werden müssen. Diese werden auch weiterhin zentral gesteuert, das ist eine Frage des Rollout-Konzepts. Diesen föderalistischen Ansatz zu denken, bietet viele Chancen. Wie allerdings die Struktur des Intranets angelegt wird, kann sich für jedes Unternehmen anders darstellen. Es gilt, diese grundlegende Struktur gemeinsam mit dem Kunden zu identifizieren und festzulegen. Es gibt nicht die eine Blaupause – aber dafür unsere weitreichenden Erfahrungen.

Wie werden sich (SharePoint) Intranets Eurer Meinung nach in Zukunft entwickeln?

Claudia: Das ist eine sehr spannende Frage. Mit den Jahren habe ich schon viele Intranets bei Kunden umgesetzt. Die Evolution des Intranets sieht wie folgt aus – neben technologischen Veränderungen getrieben durch einen Wandel der Arbeitswelt:
 

Infografik über die zeitliche Entwicklung von Intranets

Meiner Meinung nach wird es immer eine zentrale Quelle für Informationen geben, bei der die Mitarbeitenden davon ausgehen können, dass diese vom Unternehmen gesteuert und gezielt bereitgestellt werden. Die Frage ist, wo Mitarbeitende diese Informationen finden. Bisher nannte man es Intranet. Im Zuge der Transformation können diese Art von Informationen auch an unterschiedlichen, aber dennoch klar definierten Orten zu finden sein. Die Nutzung wird sich ändern, daher wird das Nutzung- und Orientierungskonzept (Wo finde ich was? Wie habe ich den Inhalt zu bewerten?) ein wichtiger Bestandteil sein. Auch werden Employee Experience Plattformen wie Microsoft Viva die Entwicklung von Intranets beeinflussen. Intern müssen die Expert:innen aus Unternehmenskommunikation, IT, und HR enger zusammenarbeiten, um die Transformation zu gestalten und auch bei den Mitarbeitenden einen erfolgreichen Wandel herbeizuführen. Doch die Auflösung des Intranets sehe ich in den nächsten Jahren nicht – vielleicht bleibt aber auch er Begriff Intranet und es verändert sich nur das Verständnis.

Zum Abschluss kurz und knapp: Welche 3 Tipps habt Ihr für Unternehmen, die ein Intranet aufbauen wollen?

Ein starkes Team kann Ziele realisieren.

Ein Team aus IT, Unternehmenskommunikation oder/und auch HR mit einem gemeinsamen Ziel – erst dieses disziplinübergreifende Teamsetup liefert all das Wissen und die Kompetenz, die es braucht, um ein Intranet zum Erfolg zu begleiten.

Das Intranet ist keine Nebentätigkeit.

Entsprechend sollten den Beteiligten auch genügend Ressourcen bereitgestellt werden. Nicht vergessen: Auch nach dem GoLive muss das Intranet begleitet und weiterentwickelt werden.

Bleiben Sie agil.

Es muss nicht alles zu Beginn fertig sein. Mit einem sukzessiven Ausbau meistern Sie die Herausforderungen – denn so können Sie auf Feedback reagieren und das Intranet bleibt auch für Ihre User spannend.

Unsere Interviewpartner:innen

Porträtfoto Claudia Mislin
Claudia Mislin
Senior ConsultantnovaCapta GmbH Kontakt
Porträtfoto Patrick von der Heydt
Patrick von der Heydt
Senior ConsultantnovaCapta GmbH Kontakt

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Caritasverband Köln: Lösung Qualitätsmanagement-Dokumente

Der Caritasverband der Stadt Köln e.V. verwaltet Qualitätsmanagement-Dokumente mit SharePoint 2013. Dem hohen Qualitäts-Anspruch wurde nun mit einer SharePoint 2013-basierten Lösung der novaCapta entsprochen.

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Mann der an einem höhenverstellbaren Schreibtisch im stehen arbeitet
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Vitra: mit Modern Workplace mobil & produktiv

Wie lässt sich digitale Zusammenarbeit mit M365 so organisieren, dass Abteilungen effizient zusammenarbeiten können? Diese Frage stellte sich Vitra als sie sich vornahm, interne Prozesse transparenter zu gestalten und mobiles Arbeiten zu ermöglichen.

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Paralyzed asian receptionist working at call center helpdesk in disability friendly office. Female operator wheelchair user with impairment giving assistance on customer service helpline
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Microsoft Dynamics 365 Module

Microsoft Dynamics 365 bietet eine perfekte All-in-One-Lösung für den Businessalltag. Wir beraten Sie zum optimalen Einsatz der Dynamics 365 Module für Ihr Unternehmen. Legen Sie jetzt los mit Dynamics 365!

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Firmengebäude von TDK Electronics
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TDK Electronics AG: Change Management als Erfolgsfaktor

Um die Umstellung von Lotus Notes (HCL) auf Microsoft 365 zu meistern, beauftragte die TDK Electronics AG daher novaCapta mit einem begleitenden Change Management.

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novaCapta: Ihr Partner für die digitale Transformation mit Microsoft Technologien
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SharePoint und Informationsarchitektur – worauf kommt es an?

Wie definiert sich eine Informationsarchitektur und die Rolle eines Informationsarchitekten im SharePoint-Umfeld?

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Cropped shot of an african-american young woman using smart phone at home. Smiling african american woman using smartphone at home, messaging or browsing social networks while relaxing on couch
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Best Practices für Copilot for Microsoft 365

Copilot for Microsoft 365 verspricht mehr Effizienz, Schnelligkeit und Produktivität im Arbeitsalltag. Doch hält Copilot, was es verspricht? Welche Dos & Don’ts sollte man beachten? Vier Kolleg:innen teilen ihre Erfahrungswerte und Best Practices!

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Firmengebäude von Carglass®
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Carglass®: Gescannt, gebucht und eingeloggt

Carglass® begab sich auf die Suche nach einer Lösung, um die Büros während der Corona-Pandemie offen zu halten und zugleich die Mitarbeitenden effektiv vor einer Corona-Infektion zu schützen. Gemeinsam mit novaCapta konnte eine passende Lösung mit verschiedenen Tools der Microsoft Power Platform entwickelt werden.

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Case Study Windmöller & Hölscher und novaCapta
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Windmöller & Hölscher: Aus der Cloud in die Cloud

novaCapta meistert mit Windmöller & Hölscher den Wechsel von der IBM/HCL Connections Cloud in die Microsoft Azure Cloud und führt für das Unternehmen weltweit Microsoft 365 ein.

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Blue sky and clouds
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Hat Ihr Unternehmen einen Informations-Lebenszyklus?

Jede Information hat eine Aktualitätsphase, eine Nachschlag-Phase, eine Archiv-Phase und einen Obsoleszenz-Punkt. Steuern Sie den Lebenszyklus Ihrer Informationen?

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Eine Frau, die mit einem Laptop auf einem Stuhl sitzt
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Microsoft SharePoint für Ihr Unternehmen

Egal ob On-Prem, SharePoint Online als Teil von Office 365 oder Hybrid: Wir erfüllen alle Ihre individuellen Anforderungen und Wir richten Ihnen SharePoint als moderne Collaboration-Plattform ein.

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 Innovation Days bei Applications & Data
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Insights: Innovation Days bei der novaCapta

Kreative Ideen und neue Lösungen von unseren Mitarbeitenden und für unsere Kunden: Die gab es bei den Innovation Days unserer Business Unit Applications & Data. Zwei Tage im Kölner Büro an denen Ideen der Mitarbeitenden vorgestellt, in Arbeitsgruppen ausgearbeitet und anschließend gepitcht wurden. Das Ergebnis? Eine Win-Win-Win-Situation. Weiter lesen

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Diverse business people having a meeting with their colleague in an office
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Microsoft 365 Backup mit der novaCapta

Was passiert, wenn Ihre Daten in OneDrive, SharePoint oder Exchange beschädigt, gelöscht oder von Hackern verschlüsselt werden? Wie können Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Daten schnell und einfach wiederherstellen können? Die Antwort ist das Microsoft 365 Backup!

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Kupferdrähte in Nahaufnahme
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Aurubis: Neues Mailsystem & Kollaborationslösung

Mit Know-how und umfangreichem Change Management unterstützt novaCapta bei der erfolgreichen Einführung und Nutzung einer neuen Mail-, Kommunikations- und Kollaborationslösung auf Basis von M365.

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Cristina Steegmann
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Working @ novaCapta: Cristinas Insights

In der Reihe „Working @ novaCapta“ wollen wir hinter die Kulissen blicken und stellen regelmäßig Kolleg:innen vor. In diesem Beitrag gibt uns Cristina Steegmann von der novaCapta Schweiz einen Einblick in ihrem Arbeitsalltag.

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Wie Microsoft hybrides Arbeiten möglich macht
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Wie Microsoft hybrides Arbeiten möglich macht

Sie möchten in moderne Technologie für eine orts- und geräteübergreifende Zusammenarbeit investieren? Prima: Im zweiten Teil unserer Serie verraten wir, mit welchen Bausteinen Microsoft das hybride Arbeiten möglich macht.

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Eine Frau nimmt über Microsoft Teams per Mobiltelefon an einer Onlinebesprechung teil.
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Migration von HCL Connections zu MS Teams und SharePoint

Ihr Weg von HCL Connections zu M365: Zusammen mit Ihnen erarbeiten wir die für Sie passenden Zielsysteme in Microsoft 365, wie z.B. Teams oder SharePoint, sorgen für einen reibungslosen Übergang und haben Ihre Nutzer*innen stets im Blick.

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Mann wirft sich freudig und erleichtert in Bürostuhl
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Vitra AG: Schnell und einfach auf Produktdaten zugreifen

Produktdaten manuell anfragen oder zusammensuchen – damit ist bei Vitra jetzt Schluss. Dank der neuen Product Launch Platform können die Sales Manager Produktinformationen schnell und einfach über Power Apps abfragen.

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Trendy marketing professional using an online app to network, meet deadlines and stay connected during office hours. Young business woman using her laptop and tablet while working in the office
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Einführung Center of Excellence

Power Platform eignet sich für viele Anwendungsfälle. Mit dem Center of Excellence Starterpaket lernen Sie die CoE Komponenten kennen und können diese passend auf Ihre Anforderungen zuschneiden.

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Cropped shot of an african-american young woman using smart phone at home. Smiling african american woman using smartphone at home, messaging or browsing social networks while relaxing on couch
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Microsoft Copilot geht an den Start

KI verspricht Unternehmen deutliche Wettbewerbsvorteile. Mit Spannung wird deshalb der Start von Microsoft Copilot am 1. November 2023 erwartet. Doch wie schöpfen Unternehmen das volle Potential aus? Mit unserem Fast Start Angebot legen wir gemeinsam den Grundstein für eine optimale Nutzung.

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Julius ElsnerBlog
novaCapta: Ihr Partner für die digitale Transformation mit Microsoft Technologien
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Nutzung der SharePoint REST API mit Microsoft Flow

Durch Zugriffe über die REST API lassen sich viele Vorgänge mit Microsoft Flow automatisieren.