Effizientere Arbeitsprozesse durch Microsoft Power Apps bei der Bahninfra AG

Effizienzsteigerung

Die Gleisbaufirma Bahninfra AG erhielt von der Schweizerischen Bundesbahn SBB einen neuen Grosskundenauftrag: Über einen Zeitraum von zwei Jahren soll das Unternehmen an etwa 300 Schweizer Bahnhöfen die Fundamente für die geplanten Smart-Information-Display-Geräte einrichten. Hierzu sind jeweils zahlreiche Arbeitsschritte erforderlich, die anhand der Vorgaben des Kunden genau dokumentiert werden müssen.

Bisher erfolgte die Dokumentation durch ein manuelles Ausfüllen und Erstellen von PDF-Dokumenten. Zudem mussten die einzelnen Arbeitsschritte fotografiert und die Bilddateien händisch ausgesucht, eingefügt, abgespeichert und weitergeleitet werden. „Der Arbeits- und Zeitaufwand, den wir hatten, war enorm. Das Zusammenstellen der Informationen war mühselig, fehleranfällig und nicht effizient. Wir haben dringend nach einer Lösung gesucht“, erklärt Florian Weimann, Projektleiter bei der Bahninfra AG, die ursprüngliche Situation.

Microsoft Power Apps

Die gesuchte Lösung sollte den Mitarbeitenden der Bahninfra helfen, ihre Arbeitsschritte digital abzubilden, zu vereinfachen und zu beschleunigen. Da das Unternehmen bereits mit den Microsoft-365-Technologien arbeitete, fiel die Entscheidung auf Microsoft Power Apps. Der Schritt zur Zusammenarbeit mit den Microsoft-Experten der novaCapta war naheliegend, da die novaCapta das Unternehmen bereits bei der Einführung von MS Teams erfolgreich begleitet hatte.

Passgenaue Lösung

In enger Abstimmung mit den Projektverantwortlichen der Bahninfra entwickelten die Experten der novaCapta fünf Microsoft Power Apps zur Optimierung, Automatisierung und Digitalisierung der Arbeitsprozesse. Die Apps sind passgenau auf die individuellen Anforderungen der Mitarbeitenden der Bahninfra abgestimmt und bilden die jeweiligen Prozessketten genau ab. So können die Mitarbeitenden ihre Arbeitsschritte heute direkt in der Applikation dokumentieren sowie Informationen und Bilder einfach und schnell hinterlegen. Im Anschluss können die erforderlichen Protokolle automatisch generiert und weitergeleitet werden.

Ein weiteres Highlight ist, dass innerhalb der App die Standortinformationen der einzelnen Geräte gespeichert werden können, sodass die Geräte schnell aufzufinden sind. Das benutzerfreundliche Interface ermöglicht zudem eine einfache und intuitive Bedienung sowohl am PC als auch am Tablet und Smartphone.

Effizientes Arbeiten und Zeitersparnis

Die umfassenden Vorteile der Power Apps sind deutlich spürbar. Während früher das manuelle Ausfüllen der Protokolle 20 Minuten Zeit in Anspruch nahm, ist dies heute in wenigen Minuten erledigt. Zudem stellen die Apps sicher, dass alle notwendigen Informationen tatsächlich erhoben werden. Mit den Apps als neuem „Single-Point-of-Truth“ können die Projektverantwortlichen zudem jederzeit den Status und die Informationen des Projekts abrufen.

Da nicht nur die Mitarbeitenden der Bahninfra die Apps nutzen können, sondern auch externe Dienstleister Zugriff darauf haben, gestaltet sich auch die Zusammenarbeit mit den externen Partnern einfacher und effizienter. 

Produktive Zusammenarbeit

Über den Projektverlauf berichtet Herr Weimann: „Aufgrund der produktiven, unkomplizierten Zusammenarbeit mit novaCapta konnten wir unsere Power Apps schnell umsetzen und damit schnell von deren Nutzung profitieren. Auch können wir dank des Projekts einen Know-how-Gewinn in unserem Unternehmen verzeichnen, der uns sicherlich auch in weiteren Projekten von Nutzen sein wird.“

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