Einblick: Was ist eigentlich ein „Intranet“

Datum

23.06.2014

Dieser Beitrag wurde verfasst von:

Thomas Imhof

Unsere Broschüre, unsere Website, unser Intranet? Kann man in einem Unternehmen verschiedener Größe die ersten beiden noch gegeben ansehen, wird es beim dritten Thema schon etwas schwieriger. Wer benötigt ein Intranet? Jedes Unternehmen? Jedes größere Unternehmen? Um diese Frage sinnvoll zu beantworten, müssen wir den Begriff „Intranet“ etwas differenzierter betrachten.

Wir bei der novaCapta stellen immer wieder fest, dass der Begriff „Intranet“ inflationär verwendet wird – eigentlich für alles, was mir als Mitarbeiter von meinem Unternehmen zur Verfügung gestellt wird. Der Klassiker: Im Intranet gibt es einen Link zur eigenen Zeiterfassung in einem HR-Tool. Dieses funktioniert kurzzeitig nicht. Wo landen wohl die Tickets?

Nun ist es so, dass für den normalen Anwender dieser feine Unterschied weder ersichtlich noch relevant ist. Er soll schließlich schnell und effizient zwischen den Applikationen wechseln können und für seine Arbeit die richtige Umgebung ohne großes Nachdenken finden. Ist dies bei Ihnen der Fall, haben Sie einen guten Job gemacht und die Zeiterfassungs-Tickets mit Vermerk „Intranet geht nicht“ verbuchen wir lieber unter Erfolg in Sachen User Adoption.

Aber was ist denn nun ein Intranet?

Ein Intranet ist zunächst einmal die Startseite in die Online-Welt eines Unternehmens, egal ob dann ein riesiger Fundus an Informationen folgt, Unternehmensnews oder nur eine Linkliste. Aber: Nach unserer Definition und Erfahrung bei zahlreichen Kunden ist eine klare Trennung zwischen Publishing- und Kollaborations-Inhalten notwendig. Denn auch wenn die Dokumente und Webseiten auf den ersten Blick identisch sein mögen, unterscheiden sie sich bei näherem Hinschauen signifikant. Hier nur ein paar wichtige Kriterien:

 Publishing IntranetKollaboration Umgebung
Content LifecyleFinale Version, meist als PDF, Informationsrichtlinien nach AblaufdatumMajor- oder Minor Versions, offenes (Office-)Dokument, Informationsrichtlinien nach Projektlaufzeit oder generellen Aufbewahrungsregeln
BerechtigungenMeist reiner Lesezugriff für große ZielgruppenMeist kleinere Projekt- oder Abteilungsteams, alle/viele haben Schreibzugriff
InformationsarchitekturOftmals hierarchisch aufgebaut; logische und nachvollziehbare Web-NavigationsbäumeProjektbereiche (in SharePoint Sites oder Site Collections) stehen selten in logischem Bezug zueinander

 

Um es noch etwas greifbarer zu machen: Intranet-Inhalte sind zum Beispiel die offiziellen Unternehmensnews, die für alle relevant sind. Daneben Guidelines, HR-Inhalte, aber auch der Speiseplan. Sie können selbst eine Strichliste führen: Inhalte, die für alle oder zumindest für eine große Zielgruppe relevant sind, fallen unter die Kategorie „Publishing Intranet“. Daneben gibt es klassische Kollaboration und als wichtige Zwischenwelt das kollaborative Publishing, dem wir uns in einem der nächsten Blogartikel widmen werden.

Wenn ein Unternehmen darauf Wert legt, dass seine Daten nicht nur thematisch, sondern auch nach diesen unterschiedlichen Nutzungen sauber abgelegt (und noch wichtiger: schnell gefunden und genutzt) werden können, benötigt

  • Eine übergreifende Informationsarchitektur, um eine schnelle und verständliche Zugänglichkeit zu den Datentöpfen zu ermöglichen
  • Eine sauber definierte Governance und ein stringentes Nutzungskonzept: bestmöglich muss der Mitarbeiter hier keine Guideline lesen, die ihm aufzeigt, was erlaubt ist und was nicht. Optimalerweise bekommt er im richtigen Kontext immer die richtigen Funktionalitäten und die entsprechenden Hilfen aufgezeigt.
    Um aber ein Beispiel aus dem SharePoint-Leben zu geben: es ist schwierig für Nutzer, wenn Dokumentenbibliotheken unterschiedlich konfiguriert sind. Über die Dos und Don´ts beraten wir unsere Kunden fast jeden Tag…

Zurück zum Intranet: Hier gelten ganz klassische Spielregeln aus dem Webumfeld. Eine saubere Navigationsführung, gerne auch über 3-4 Ebenen, falls genug Content vorhanden ist, hilft dem Nutzer zum Ziel zu kommen. Ob diese Navigation statisch oder dynamisch aufgebaut ist, ob Berechtigungsbrüche bestimmte Bereiche abschotten, ist eine Frage der technischen Möglichkeiten und der Compliance-Anforderungen.

Ein paar Anregungen

Beachten Sie aber folgende Anregungen, wenn Sie über eine Erst- oder Neugestaltung nachdenken:

  • Strukturieren Sie Ihre Inhalte thematisch und nicht organisatorisch.
    Erinnern Sie sich noch an die Besuche auf dem Rathaus vor einigen Jahren? Muss ich für die Hundesteuer ins Einwohnermeldeamt, ins Ordnungsamt oder auf das Standesamt? An der Pforte konnte man Ihnen manchmal auch nicht helfen. Bezogen auf ein Unternehmen: wer ist für Besprechungsräume zuständig? Services? Einkauf? Jede Abteilung selbst? Ist dieser Punkt für Ihre Mitarbeiter relevant, warum dann nicht als eigene Rubrik unter „Hilfe am Standort?
  • Wie kommen  Sie zu einer thematisch sinnvollen Navigation? Viele Themen und Strukturen sind für Sie selbst klar. Daneben geben Ihnen die Statistiken Ihres bisherigen Intranets Aufschluss. Und nicht zu vergessen (und eigentlich am wichtigsten): fragen Sie Ihre Mitarbeiter! Das geht über Workshops, Umfragen oder – hochprofessionell – über Methodiken wie Card Sorting.
  • Machen Sie allen Beteiligten von Anfang an klar, dass der Ort für dezidierte, feingranulare Berechtigungsbrüche der Kollaborationsbereich ist und nicht das Intranet. Hier gilt die Regel: Berechtigungseinschränkungen nur wenn rechtlich oder aus einem anderen dringenden Grund notwendig. Keine Berechtigungsbrüche aufgrund von fehlender Relevanz. Ganz wichtig: Bleiben Sie hart, wenn Sie nett oder nicht mehr so nett aufgefordert werden, einen Inhalt abzuschotten.
  • Machen Sie sich frühzeitig Gedanken über das Zusammenspiel von Metadaten, Ablageorten, Berechtigungen und die Auswirkungen auf Syndizierung von Inhalten, Suchergebnissen und Tracking.

SharePoint ist ein System, mit dem strukturierte Intranets aufgebaut werden können. In vielen Projekten haben wir die Stärken und Schwächen kennengelernt, leben mit ihnen oder können sie umschiffen. Die in diesem Artikel besprochenen Themen sind aber übergreifend und gelten in 999 von 1000 Fällen, egal mit welchem System die Umsetzung erfolgt.

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