Gemeinsam mit novaCapta hat die STIHL AG sein neues und integratives SharePoint-Intranet konzipiert und umgesetzt, um so seine mehr als 20.000 weltweit tätigen Mitarbeitenden auf einer Plattform kommunikativ zu erreichen.
DER STIHL HUB: MEHR ALS NUR EIN INTRANET
Herausforderung
- Veraltete Intranets auf unterschiedlichen Systemen – wenig intuitiv und modern
- Kein einheitliches Intranet für die gesamte STIHL Gruppe
- Erstellung eines ganzheitlichen Konzepts zur Einbindung aller Tochtergesellschaften weltweit
- Integration von dezentral erstellten Content verschiedener Redakteur:innen bei gleichzeitiger administrativer Kontrolle (Rollenverteilung) – inkl. gezieltes Ausspielen und Aggregieren an die Tochtergesellschaften
Lösung
- Auf SharePoint Online im Standard basiertes neues Intranet
- Ergänzung um novaCapta Assets zur Personalisierung der Startseite, u.a. nC Schnelleinstieg und nC Welcome
- Erstellung von SharePoint-Vorlagen zur weltweiten Verwendung und flächendeckender visueller Wiedererkennung (Branding)
- Spezifische Intranet-Pakete für den gezielten Aus- und Aufbau des STIHL Hub, u.a. weitere Themen, Bereiche und Länder
Mehrwert
- Visuell ansprechendes, klar strukturiertes Intranet mit einfacher, intuitiver Bedienbarkeit (hohe Usability)
- Befähigung und Motivation von Abteilungen und Themenverantwortlichen, Inhalte einfach und schnell in Eigenregie bereitzustellen
- Analysemöglichkeiten des Intranets ermöglicht die Identifizierung relevanter Themen und KPIs
- Mittelfristig: Erreichung aller Mitarbeitenden weltweit sowie Förderung des Austauschs und offenen Dialogs durch Transparenz von Kontaktpersonen und Feedback über Kommentarfunktion
„Erstmals erreichen wir die gesamte STIHL Gruppe mit einer einheitlichen Kommunikationsplattform. Somit erhalten wir deutlich mehr internationale Neuigkeiten und bringen die Gruppe so näher zusammen. Ein voller Erfolg für uns, der zeigt: Unsere Kolleg:innen haben viel zu berichten und schätzen die Möglichkeiten unseres neuen STIHL Hubs."
Antje Raecke
Projektleiterin Intranet-RelaunchSTIHL AG„Bisher haben wir als Unternehmenskommunikation Informationen zusammengetragen, aufbereitet und unseren Mitarbeitenden im Intranet zur Verfügung gestellt. Unser Wunsch war es, unseren Abteilungen eigenverantwortlich die Möglichkeit zu geben, ihren Bereich unternehmensweit darzustellen und so ihre eigenen Inhalte generieren zu können. Gleichzeitig wollten wir ein ganzheitliches Konzept, das nicht nur das deutsche Stammhaus einbezieht, sondern flexibel für unsere Tochtergesellschaften weltweit anwendbar ist“, beschreibt Isabel Mayer, Projektleiterin Intranet-Relaunch bei der STIHL AG die Bedingungen an das neue Intranet. Das Intranet sollte in der bestehenden Microsoft 365 Struktur umgesetzt werden. Die Wahl fiel daher auf ein SharePoint basiertes Intranet – ohne zusätzliches Add-On.
Ein ganzheitliches Intranet-Konzept
Nach einer intensiven Analysephase hatte STIHL einen genauen Überblick über bestehende Intranets und Systeme weltweit. Um die dezentral aufgebaute, internationale Unternehmensgruppe ganzheitlich abzuholen, bedurfte es eines adaptierbaren Konzepts. Die Struktur und Navigation wurde vorab für den Gesamt-Hub analysiert und definiert, um Einheitlichkeit und Wiedererkennung zu ermöglichen.
Zum Roll-Out standen zwei Hub-Seiten fest, die durch einen einfachen Switch aufgerufen werden. Das übergreifende Gesamt-Intranet nennt sich dabei STIHL Hub – neben dem Stammhaus ist auch die Group live gegangen. Der STIHL Hub | Group ist der Ort, an dem News veröffentlicht. Zudem sind die Inhalte auf STIHL Hub Group auf Deutsch und Englisch verfügbar. Das STIHL Hub | Stammhaus fungiert dabei als Leuchtturmprojekt, an dem sich andere Länder orientieren können. Auf Basis des Stammhaus-Intranets können sich Länder ihr Intranet als Vorlage bereitstellen lassen. Länder-Intranet sind ebenfalls unter dem STIHL Hub | Group eingeordnet und über den einfachen Switch erreichbar. Der STIHL Hub | Group ist dabei als Standard-Startseite für alle Mitarbeitenden weltweit in sämtlichen Browsern festgelegt.
Redakteure und Intranet-Pakete: Hilfe zur Selbsthilfe mit Templates
Abteilungen, die Interesse an einem eigenen Auftritt im neuen Intranet bekundeten, wurden vorab abgeholt, geschult und befähigt. Dadurch können die neuen Redakteur:innen, sowohl abteilungs- als auch standortübergreifend, eigene News in ihren Bereichen veröffentlichen. Zusätzlich können sie einen Workflow anstoßen, wenn die News auf der Startseite angezeigt werden soll. Die Unternehmenskommunikation kann dann per Drag & Drop in ihrem Redaktionsboard prüfen, welche (eingesendete) News an welcher Stelle der Startseite des STIHL Hubs zu sehen sein soll und den Redakteur:innen per Kommentar Feedback zusenden. So kann die Unternehmenskommunikation als Intranet Owner für die Gruppe als auch für das Stammhaus News steuern.
Damit die verschiedenen Abteilungen in einem abgestimmten Rahmen aktiv werden können, wurden Intranet-Pakete erstellt. Dieser Baukasten enthält u.a. Vorlagen, um zielgerichtet Seiten als auch News zu erstellen. In allen Vorlagen sind STIHL spezifische Metadaten hinterlegt. Ein einheitlicher Aufbau fördert die Wiedererkennbarkeit und Orientierung – egal wo sich die Mitarbeitenden im STIHL Hub weltweit bewegen. So hat STIHL die dezentrale Erstellung von News eingeführt und den News-Workflow im Unternehmen optimiert.
Mehr Personalisierbarkeit mit novaCapta Add-ons
Das CopySiteTool ist ein von der novaCapta entwickeltes Provisionierungstool. Darüber kann die Unternehmenskommunikation nach Bedarf weitere spezifische Intranet-Pakete für Länder, Standorte und Bereiche erstellen und behält gleichzeitig über alle Intranet-Bereiche jederzeit den Überblick.
Zusätzlich zum SharePoint-Standard wurden weitere novaCapta Assets eingesetzt. Diese ermöglichen die Personalisierung der Startseite: nC Welcome für die persönliche Begrüßung und der nC Schnelleinstieg zum Setzen eigener relevanter Themen und Links.
Das neue STIHL Intranet soll perspektivisch für alle Mitarbeitenden jederzeit von überall erreichbar sein. Das ganzheitlich und unternehmensweit gedachte Intranet-Konzept ist dabei jederzeit auf weitere Länder und Tochtergesellschaften adaptier- und ausbaubar. Die Unternehmenskommunikation ist und bleibt trotz aller Individualisierung Owner der gruppenweiten Startseite und setzt die Standards, die bei einer Umsetzung eingehalten werden müssen.
„Die Zusammenarbeit mit novaCapta war von Beginn an transparent, bereichernd und immer auf Augenhöhe. Der offene Austausch mit dem Projektteam hat so zu dem besten Ergebnis für STIHL geführt. Das ganzheitlich gedachte Konzept überzeugt auch unsere internationalen Kolleg:innen.“
Mathias Heisig
IT-Verantwortlicher im Projekt Intranet-RelaunchSTIHL AGEingesetzte Technologien
Kundenprofil
Das Familienunternehmen STIHL steht seit seiner Gründung 1926 für Spitzentechnologie, die die Arbeit in und mit der Natur erleichtert. Das wird immer wieder neu unter Beweis gestellt durch innovative, wegweisende und zeitgemäße Produkte und Lösungen. Im Benzin-Segment genauso wie in den Bereichen Akku-Technologie, digitale Lösungen, Robotik und künstliche Intelligenz.