pronova BKK meistert die digitale Transformation

Pronova BKK hatte zum Ziel, eine neue Arbeitsumgebung im Unternehmen einzuführen, um künftig eine schnelle, transparente und effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit zu ermöglichen. Hierzu holte sich pronova die Experten der novaCapta ins Haus, um einen erfahrenen, professionellen Partner an der Seite zu haben.​​​​​​​

Herausforderungen
  • Erschwerte digitale Zusammenarbeit und Kommunikation aufgrund unterschiedlicher und wenig integrierter IT-Systeme
  • Fehlende Erfahrung mit großen, unternehmensweiten Projekten dieser Art
  • Alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen müssen auf dem Weg der digitalen Transformation „mitgenommen“ werden
Projektziele
  • Etablierung einer modernen, transparenten und ganzheitlichen Informations- und Kommunikationskultur
  • Schaffung einer neuen, kollaborativen Arbeitsumgebung
  • Hohe Akzeptanz und hoher Nutzungsgrad der neuen Technologien
Lösung
  • Neues, modernes und zukunftsfähiges Informations- und Kommunikations-Portal
  • Einsatz der Microsoft Cloud-Technologien Office 365, SharePoint Online, Yammer und Exchange Online
  • Professionelles und nachhaltiges Change Management
Mehrwert
  • Verbesserte Kommunikation und Kollaboration durch eine standortunabhängige, ganzheitliche Lösung
  • Schneller, unkomplizierter Austausch und Interaktion unter den Mitarbeitern
  • Schnelle Akzeptanz und hoher Nutzungsgrad der neuen Technologien
  • Aufbau von umfassendem technologischen und fachspezifischen Know-how

"Yammer ist in unserem Team sehr schnell angekommen und ersetzt heute 90% des internen E-Mail-Verkehrs. Der Austausch über unser neues Intranet ist schnell und unkompliziert und ermöglicht eine echte digitale Zusammenarbeit. Wir sind begeistert von unserem neuen Portal."

Beate Thiele-SültzAbteilungsleiterin Personalentwicklungpronova BKK

Aktive Steuerung der digitalen Transformation

Im Zuge ihrer Digitalisierungsstrategie stand die pronova BKK vor der Herausforderung, dass das interne Informations- und Kommunikationsmanagement nicht mehr auf einem aktuellen Stand war. Unterschiedliche Abteilungen und Fachteams nutzten unterschiedliche Systeme, Workflows und Strukturen. Die eingesetzten Technologien waren teilweise veraltet und wenig integriert. Zudem fehlten den Systemen grundlegende Funktionalitäten zur Unterstützung einer digitalen Zusammenarbeit.

Die pronova BKK beschloss die digitale Transformation aktiv in die gewünschte Richtung zu steuern. Eine neue, kollaborative Arbeitsumgebung sollte künftig unternehmensweit eine schnelle, transparente und effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit ermöglichen. Aufgrund der Größe und Komplexität des Projektes unterstützten die Experten der novaCapta das Unternehmen bei der strategischen und operativen Projektleitung.

Neue Arbeitswelt auf Microsoft-Cloud-Basis

In enger Zusammenarbeit zwischen den Projektteams der pronova BKK und der novaCapta entstand ein innovatives Konzept zu einem neuen Portal für das Management von Informationen, Kommunikation und Zusammenarbeit.

Die technische Grundlage der neuen Arbeitswelt bilden Microsoft-Lösungen aus der Cloud: Office 365 ProPlus, SharePoint Online, Yammer, Exchange Online und OneDrive. Auf Empfehlung der novaCapta hin strebt die pronova BKK an, nur noch eine zentrale Plattform im Einsatz zu haben, die alle für das Unternehmen relevanten Funktionalitäten in sich vereint.

Meeting in einem pronova-Büro

Innovative Kollaborationsplattform

Im Oktober 2016 ging die pronova BKK mit einem neuen kollaborativen Intranet auf SharePoint-Basis live. Über einen zentralen Login können alle Mitarbeiter ab sofort ihre E-Mails verwalten, Unternehmensneuigkeiten in einer übersichtlichen und gut strukturierten Form erhalten, kommentieren und Fragen dazu stellen. Informationen können auf unkomplizierte Art und Weise gefunden, abgelegt und verwaltet werden.

Die zuvor einseitige Kommunikation hat sich dank des neuen Intranets hin zu einer vielseitigen, feedbackorientierten Kommunikation gewandelt und es findet ein unkomplizierter Austausch unter den Mitarbeitern statt. Darüber hinaus ermöglicht die neue Arbeitswelt Teams, über Standorte und Abteilungen hinweg themenspezifisch zusammenzufinden und effizient zusammenzuarbeiten.

Professionelles Change Management

Die pronova BKK hatte wenig Erfahrung mit Projekten, die sich so signifikant auf die gesamte Organisation auswirken. Um die Transformation professionell zu gestalten und um alle Mitarbeiter auf dem Weg der Digitalisierung „mitzunehmen“, holte sich das Unternehmen daher das Experten-Team der novaCapta mit ins Boot. Mit Unterstützung von novaCapta konnte schließlich eine erfolgreiche Steuerung des Change Management-Prozesses über das gesamte Projekt hinweg sichergestellt werden.

Auf diese Weise verzeichnet das Unternehmen bereits heute eine hohe Akzeptanz sowie einen hohen Nutzungsgrad der neuen Technologien. Darüber hinaus wurden neue Prozesse und Strukturen für ein nachhaltiges Change Management im Unternehmen geschaffen, von denen die pronova BKK auch bei zukünftigen Projekten profitieren kann.

Mit ihrer neuen, innovativen und zukunftsfähigen Kollaborationsplattform hat die pronova BKK einen wichtigen Meilenstein auf ihrem Weg der digitalen Transformation geschaffen. Im nächsten Schritt sind die weitere Integration von Exchange Online und OneDrive geplant, bei denen novaCapta weiterhin unterstützend zur Seite stehen wird.

 

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Eingesetzte Technologien

Kundenprofil


pronova BKK

Die pronova BKK ist aus Zu­sammenschlüssen der Be­triebskrankenkassen großer Weltkonzerne entstanden. Die Kasse ist bundesweit für alle Interessierten geöffnet. Über 680.000 Kundinnen und Kunden schätzen die persönliche Betreuung, den exzellenten Service und die umfassenden Leistungen. Die pronova BKK ist mit einem dichten Geschäfts­stellennetz an rund 80 Kundenservice-­ und Beratungsstellen vertreten. Sie gehört zu den vier größten Betriebskrankenkassen und zu den größten Kranken­kassen in Deutschland.

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