novaAudit unterstützt Swisscom beim Auditmanagement

Swisscom setzt in der Internen Revision die smarte, State-of-the-Art Auditmanagement-Lösung „novaAudit“ ein, um die internen Prozesse effizienter und transparenter zu gestalten.

Herausforderungen
  • Einsatz von zwei unterschiedlichen Systemen in der Revisionsarbeit, deren Technologie keine Integration in unternehmensweite Anwendungen zuließ
  • Manuelle Daten-Aufarbeitung für das Quartalsreporting, was einen unverhältnismäßig hohen Aufwand bedeutete
Lösung
  • Einführung der SharePoint-basierenden Auditmanagement-Lösung novaAudit, die die internen Prozesse möglichst vollständig abbildet und eine prozess- und nutzerorientierte Auditierung ermöglicht
  • Übersichtliches Rechtemanagement sowie rollenbasiertes Zugriffskonzept
  • Umfassendes Audit-Reporting und automatisierte Berichtserzeugung
  • Geräteunabhängiger Einsatz der Lösung über den Browser
Mehrwert
  • Flexibles Aufgreifen der internen Prozesse und hohe Integration
  • Schneller, transparenter und einfacherer Auditierungsprozess
  • Erhebliche Aufwandsreduktion für das Quartalsreporting
  • Management und Reporting in einer Lösung
  • Einfache Bedienung für Auditoren und Auditees
Profilbild S. Preuss

"novaAudit greift unsere internen Prozesse flexibel auf. Die Audit­managementlösung hat unseren Reporting­-Aufwand erheblich verringert."

Stefan PreussStv. Leiter Group Internal AuditSwisscom AG

Neue State-of-the-Art Audit-Plattform

Swisscom ist sowohl der führende Telekommunikationsanbieter als auch eines der führenden IT-Unternehmen in der Schweiz. Um diese herausragende Marktstellung in Zukunft weiter auszubauen, unterstützen zum Beispiel regelmäßige Audits die qualitativ hohe Leistung des Unternehmens. Bisher kamen bei Swisscom zwei unterschiedliche Systeme für die interne Revision zum Einsatz, die untereinander nicht verbunden waren. Das Quartalsreporting verursachte dadurch hohe Zeitaufwände, da die einzelnen Daten aus den unterschiedlichen Quellen von Hand zusammengefasst werden mussten. Diese zeitaufwendige und fehleranfällige Aufgabe sollte mit einer neuen Audit-Plattform unnötig werden. Die Anbindung an die unternehmensweit genutzten Microsoft Office-Produkte, Prozessoptimierung und eine benutzerfreundliche Oberfläche waren weitere Kriterien des Unternehmens an die neue Audit-Lösung.

Auditmanagement smart & flexibel

Swisscom entschied sich für die smarte Auditmanagement-Lösung novaAudit, die auf Microsoft SharePoint basiert. „Für novaAudit haben wir uns entschieden, weil sich die flexible Lösung an unsere Prozesse anpasst – nicht umgekehrt“, beschreibt Stefan Preuss, stellvertretender Head of Group Internal Audit bei Swisscom.

In engem Austausch zwischen den Fachabteilungen bei Swisscom und den Experten der novaCapta wurde novaAudit vollständig auf den Auditprozess bei Swisscom abgestimmt.„Wir haben die Anforderungen gemeinsam abgesteckt und dann im agilen Verfahren umgesetzt. Damit konnten wir auch Anforderungen, die sich erst im Laufe des Projekts gezeigt haben, flexibel integrieren“, erläutert Michael Matuschek, Director Sales bei novaCapta. „Damit konnten wir den gesamten Auditierungsprozess passgenau abbilden und stellenweise optimieren.“ 

Management & Reporting auf einer Plattform

novaAudit ermöglicht das Auditmanagement von der Jahresplanung bis zum Reporting und macht zusätzliche Plattformen für die Auditierung unnötig. Durch das implementierte Berechtigungsmanagement wurde ein RBAC-Ansatz mit rollenbasierten Rechten implementiert.

Über die komfortable, im Corporate Design umgesetzte Nutzeroberfläche können die Mitarbeiter heute alle Revisions-Entitäten abwickeln: Planung, Audit, Prüfprozesse, Prüfphasen, Prüfprogramme, Prüfschritte, Feststellungen, Maßnahmen, Audit-Dokumente uvm. Dabei wird der gesamte Prozess, vom Prüfschritt bis zum Follow-up, erfasst.

Prozessorientiert & -optimiert

Die integrierten Auditvorlagen entsprechen den unterschiedlichen Audit-Typen und berücksichtigen die teilweise abweichenden Auditmethoden. Bei der Dateneingabe unterstützt ein konfigurierbarer Eingabe-Cluster. Ergänzend dazu vereinfachen geführte Prozesse die Bedienung für Auditoren und Auditees. Die regelmäßigen Revisionsberichte werden automatisiert im Word-Format erzeugt.

novaAudit konnte den Aufwand beim Quartalsreporting erheblich reduzieren. Der gesamte Auditierungsprozess der Swisscom ist heute schneller, transparenter und einfacher als zuvor. Durch die intuitive Benutzeroberfläche können neue Mitarbeiter besonders schnell an das Tool herangeführt werden.

 

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Eingesetzte Technologien

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Swisscom

Swisscom ist das führende Telekommunikations- und eines der führenden IT-Unternehmen der Schweiz mit Sitz in Ittigen nahe der Hauptstadt Bern. Außerhalb der Schweiz ist Swisscom vor allem in Italien präsent. Das Tochterunternehmen Fastweb ist dort einer der grössten Breitbandanbieter. Über 21.200 Mitarbeitende erzielten in 2016 einen Netto-Umsatz von 11,6 Mrd. CHF. Swisscom gehört zu den nachhaltigsten Unternehmen der Schweiz und Europas.