Digitaler Change bei der RheinEnergie

Morgen wird heute gemacht

novaCapta unterstützt RheinEnergie bei ganzheitlichem Change- und Adoption-Konzept für Microsoft Teams als das neue Zusammenarbeits-Tool im Unternehmen.

Herausforderung
  • Neueinführung von Microsoft Teams braucht Change-Begleitung
  • Microsoft-Welt muss mit vorhandenen Tools und Coyo-Intranet in Einklang gebracht werden
  • ‚Workplace as a Service‘ mit Microsoft 365 soll an Serviceprovider abgegeben werden können
Lösung
  • Klares Change- und Kommunikationskonzept
  • Einbezug der Unternehmenskommunikation von Anfang an
  • Pilotgruppen, Trainings und Schulungen für hohe Adoption
Mehrwert
  • Hohe Akzeptanz bei der Einführung von Teams
  • Durch Change-Begleitung großes Interesse der Belegschaft
  • Auch während Corona-Krise gewappnet für schnellen Einstieg in die digitale Zusammenarbeit

"Die Experten der novaCapta haben sich immer in unsere Belange rein gedacht und empathisch auf unsere Anforderungen, die Situation und die Mitarbeiter reagiert. Das war aus unserer Sicht eine wirklich gute Projektzusammenarbeit"

Klaus SchaffranekIT ServicemanagementRheinEnergie AG

Nach der Einführung des MingNets, ein Social Intranet aus dem Hause Coyo, als Unternehmensintranets hatten sowohl die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen als auch die IT und Unternehmenskommunikation der RheinEnergie zwar schon einiges an Erfahrung, was das Gehen neuer Wege und Change-Kommunikation angeht, doch mit der Einführung von Microsoft 365 und Teams musste nun ein kompetenter Partner für ein Gesamtkonzept her. Im ersten Schritt mussten Leistungsscheine erstellt werden, um die Cloud-basierte IT als ‚Workplace as a Service‘ per Ausschreibung in Zukunft komplett auslagern zu können. Aber noch wichtiger war ein ganzheitliches Change- und Adoption-Konzept für Microsoft Teams als das neue Zusammenarbeits-Tool im Unternehmen. So kamen die Experten der novaCapta ins Spiel.

Gute Kommunikation ist das A und O

Transparenz und klare Kommunikation standen von Anfang an als oberster Punkt auf der Agenda. Bei der Erstellung des Konzeptes zur erfolgreichen Einführung von Teams waren nicht nur die unternehmenseigene IT und Kommunikationsabteilung von vornherein eingebunden, auch die Change-Experten der novaCapta holten sich mit Steffi Gröscho eine ausgewiesene Kommunikationsspezialistin mit ins Boot. Und so entstand ein Masterplan, der sich aus der Einbindung des MingNets, zahlreichen Pilotgruppen, Trainings und Community Management in die Gesamtkampagne „Morgen wird heute gemacht“ der RheinEnergie nahtlos einfügt. Neben Startevents und Give-Aways stand vor allem das Heranführen der Nutzer an die Use Cases und Vorteile der neuen Tools, die Vermittlung eines digitalen Mindsets und die Schaffung von Orientierung in der neuen Microsoft 356-Welt im Vordergrund. „Wir haben gemeinsam ein Konzept geschaffen, das alle Tools vereint und das große Ganze im Blick behält. Zum Beispiel wurde für die Teams-Piloten ein offener Raum für Austausch im MingNet geschaffen.“, erinnert sich Gesine Gräf, Kommunikations- und Marketing-Spezialistin bei RheinEnergie.

Neue Wege wagen

Dass hier auch mal Kulturen aufeinanderprallen können, musste Klaus Schaffranek, IT-Servicemanagement, schnell feststellen. Workshops ohne konkretes IT-Lernziel, sondern offen gestaltet und auf die Pain Points der Teilnehmer angepasst, das war im ersten Moment ein ungewohntes Vorgehen der novaCapta für den erfahrenen IT-Mann. Doch auch hier haben sich alle Beteiligten des Projektteams gefunden und waren bereit, sich auf neue Wege einzulassen; noch nicht wissend, wie wichtig die frühe Einführung von Teams aus der IT heraus und das Training so vieler Mitarbeiter werden sollte. Das große Interesse an den Pilotgruppen und die hohe Akzeptanz der Tools, Methoden und Kampagne kam gerade rechtzeitig. „Während der Corona-Krise weiterhin so gut im Austausch stehen zu können und beispielsweise Dailys per Teams abhalten zu können, das hat uns als Team und als Unternehmen unheimlich geholfen.“, berichtet Gesine Gräf. 

Und nachdem alle an Bord waren und auch die Ausschreibung erfolgreich abgeschlossen wurde, konnten Konzept, Teams-Nutzer und die gesamte digitale Welt der RheinEnergie reibungslos in die Hände des neuen Dienstleisters übergeben werden. Und auch hier bleibt die novaCapta in positiver Erinnerung: „Die gute Dokumentation aller Ideen und Schritte für den weiteren Weg hat nicht nur uns und dem IT-Dienstleister geholfen, sondern auch Raum für neue, eigene Ideen geschaffen. Wir werden die digitale Zusammenarbeit der RheinEnergie weiterhin erfolgreich vorantreiben.“ Da ist sich Klaus Schaffranek sicher.

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Die RheinEnergie AG ist ein regionales Energieversorgungsunternehmen für Strom-, Gas-, Wasser- und Wärmeversorgung mit Sitz in Köln. Das knapp 3.000 Mitarbeiter starke Unternehmen versorgt rund 2,5 Millionen Menschen, Industrie, Handel und Gewerbe mit Energie und Trinkwasser.

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