Anwender-Tipp: Warum Ihr SharePoint schlecht läuft und was Sie dagegen tun sollten

Datum

11.03.2014

Dieser Beitrag wurde verfasst von:

Annika Feick

Man kann es nicht oft genug sagen, was TL Ferrell treffend zusammenfasst: „5 Signs You Have a Bad SharePoint Implementation“. Immer wieder begegnen uns die folgenden fünf Fehler. SharePoint scheint regelrecht dazu einzuladen, sie zu machen. Aber es gibt Hoffnung: es ist nicht besonders schwer, sie zu beheben. Man muss nur ein wenig umdenken. Nur so kann man die hohen Kosten vermeiden, die ein schlecht geführter SharePoint mit sich bringt.

1) Sie haben nicht für Akzeptanz auf allen Ebenen Ihres Unternehmens gesorgt

SharePoint ist ein erklärungsbedürftiges Produkt. So funktioniert z.B. das Dokumentenmanagement anders als ein Abteilungs-Laufwerk (siehe Punkt 2). Das muss erst einmal vermittelt werden. Dafür ist es nötig, dass auch aus den Management-Ebenen ein klares Bekenntnis und eine Direktive zur Schulung und Nutzung von SharePoint vorliegt. Meist ist die IT ohnehin mit an Bord, aber nicht immer sind sich die Verantwortlichen dort der Erklärungsbedürftigkeit bewusst. Sorgen Sie dafür, dass die Nutzer ausgebildet werden. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Management hinter der Nutzung des SharePoint steht und das auch so kommuniziert. Sorgen Sie dafür, dass es in jeder Abteilung „Knowledge Champions“ gibt, die weniger sicheren Kollegen eine sinnvolle Nutzung vermitteln können.

2) Sie nutzen Ordner

In SharePoint gibt es genau zwei Gründe, Ordner anzulegen: (a) einfachere Vergabe von Metadaten und (b) Rechteverwaltung bei mehreren Nutzergruppen in einer Liste. PUNKT. Die Nutzung von Ordnern, um Inhalte zu ordnen, führt in SharePoint zwangsläufig zur Verschlechterung der Nutzbarkeit, denn Sie geben damit alle Vorteile gegenüber einem Abteilungs-Laufwerk kampflos auf. Hierbei handelt es sich um einen der wichtigsten Unterschiede und einen der Punkte, die gleichzeitig am meisten Mehrwert bringen und am meisten Umdenken erfordern. Wenn Sie das Prinzip Metadaten (entspricht „Spalten“ in Listen und Bibliotheken) sinnvoll umsetzen, können Sie hunderte, ja tausende von Elementen (Dokumente, Termine, Aufgaben, …) effizient verwalten, ohne dass Ihnen etwas verloren gehen kann oder Sie Zeit mit dem Suchen verschwenden.

3) Sie nutzen keine individualisierten Listen

In jedem Unternehmen, in jeder Abteilung, in jedem Team gibt es Abläufe, deren Fortschritt im Auge behalten werden muss – das ist einer der Kernpunkte von Kollaboration, also Zusammenarbeit. Nur so können Reibungsverluste durch mächtige Excel-Listen, lange Übergabeemails und endlose Meetings stark reduziert werden. Wenn Sie Ihr Tracking Sheet in Excel erstellen und dann in SharePoint hochladen, berauben Sie sich eines weiteren massiven Vorteils, den SharePoint Ihnen bietet: Legen Sie stattdessen eine Liste an, in der Sie Ihre Aufgaben, Termine und Sonstiges tracken. Wir versprechen Ihnen: Die Erstellung einer solchen Liste ist nicht schwieriger als die Erstellung eines mittleren Excel-Sheets. Sie haben die gleichen Funktionen und viel, viel mehr, beispielsweise Integration mit Outlook (Email Alerts, Kalender-Synchronisierung uvm.), individuelle Ansichten („alle bald fälligen Aufgaben“, „alle Aufgaben von Kollege XY“ usw.), Genehmigungs-Workflows und vieles mehr. Ganz nebenbei lösen Sie damit auch das Versionsproblem, das in Excel immer besteht.

4) Ihre Nutzer haben zu wenig Rechte

SharePoint ist ein BUSINESS-Plattform. Wenn Ihr SharePoint stark beschränkt ist, werden die Nutzer keine Gelegenheit haben, zu der Arbeitsweise zu finden, die ihnen die besten Arbeitsergebnisse erlaubt. In SharePoint geht es darum, dass die Nutzer selbst die Zügel in die Hand nehmen und Ihre Collaboration-Plattform gestalten. Ein gewisses Maß an Governance ist wichtig, aber in aller Regel gelingt das Arbeiten mit SharePoint besser, wenn tendenziell mehr Freiheiten gewährt werden, sofern es keine zwingenden Gründe dagegen gibt. Gleichzeitig sollten Ihre Nutzer durch Schulungen und „Knowledge Champions“ in die Lage versetzt werden, selbständig zur am besten passenden Arbeitsweise zu finden.

5) Sie nutzen IMMER NOCH Ordner ?

Wir hoffen, Ihnen die häufigsten Ursachen für eine nicht optimal oder gern genutzte SharePoint-Umgebung anschaulich gemacht zu haben. Sollten Sie Fragen haben, rufen Sie uns an!

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