Ist die Teamsite tot? Es lebe die Group.

Eine neue Funktion in der Microsoft Office 365-Familie begeistert uns: Mit Groups ist es fortan möglich ohne IT-Unterstützung eigene Gruppen / Teams zu definieren und in diesen zusammenzuarbeiten. Ob der Funktionsumfang von Groups tatsächlich reicht, um die Beerdigung für Teamsite einzuläuten, erfahrt ihr hier:

Sie möchten in Ihrem Unternehmen gemeinsam an einem Projekt arbeiten? Am besten so, dass Sie mit allen Beteiligten gemeinsam auf relevante Dateien zurückgreifen und diese bearbeiten können? Sie wollen einen gemeinsamen Kalender in dem alle Gruppentermine zentral gepflegt und veröffentlich sind? Das sind alles Funktionen von Groups oder Gruppen.

Gruppen vereinfachen die Zusammenarbeit innerhalb von Unternehmen, indem sie ihren Mitgliedern erlauben, von jedem Ort und mit beliebigen Geräten auf E-Mails, Dokumente und Daten der Gruppe zuzugreifen. Wenn also beispielsweise eine E-Mail-Nachricht an eine Verteilergruppe gesendet wird, wird sie an alle Mitglieder der Gruppe weitergeleitet.

Über einen Kalender, auf den alle Teammitglieder Zugriff haben, sind Termine für Meetings und Events für alle sichtbar und lassen sich einfach verwalten. Darüber hinaus können Gruppenmitglieder eine gemeinsame Dokumentenbibliothek für ihre Arbeit anlegen und nutzen. Auch für größere Unternehmen ist Groups ein interessantes Tool: Groups können vollständig mit Power Shell administriert werden, das erlaubt Kontrolle und Führung. Für die Zukunft ist auch die Integration der Office-356-Gruppen in CRM Online sowie die Einbeziehung von Delve und Yammer geplant.

Groups sind in allen Office 365 Anwendungen nutzbar: Sie besitzen eine eindeutige Email-Adresse, einen Kalender, ein OneDrive, einen Art Kommunikations-Feed und ein OneNote Notizbuch. Dadurch entfällt die Notwendigkeit, zwischen unterschiedlichen Tools zu wechseln, um innerhalb von Teams zu kommunizieren und Dokumente zu teilen. Die Zusammenarbeit kann dann aus der jeweils gewohnten und bevorzugten Anwendung heraus erfolgen. Weiterer Vorteil: Der Anwender erhält in seinem wichtigsten Werkzeug, Outlook, die Aggregation aller Groups.

Drei Klicks zur eigenen Gruppe

Das Beste: Das Erstellen einer Gruppe funktioniert ganz ohne IT. Das ganze läuft unter dem Begriff „User-driven collaboration“ und soll die Anwender befähigen in wenigen und einfachen Schritten Räume zur Zusammenarbeit zu definieren. Ohne lästige IT-Prozesse in Gang zu setzen.

Das geht sehr einfach mit drei Klicks in Ihrem Office 365:

  • Gehen Sie im Outlook-Navigationsbereich auf Gruppen (links unten).
  • Klicken Sie auf „Neu“.
  • Geben Sie ihrer Gruppe einen Namen.
  • Fügen Sie die Mitglieder ihrer Gruppe hinzu.
  • Speichern und fertig!

Collaboration for everybody?

Nach der drastischen Überschrift nun doch die Ernüchterung: Nein, Teamsite ist nicht tot. Wer Metadaten und Listen nutzen und gemeinsam an Dokumenten arbeiten möchte, der wird weiterhin um Teamsites nicht herumkommen. Denn Teamsites haben einen deutlich höheren Funktionsumfang als Groups. Gerade im Bereich Kollaboration fehlen Groups wesentliche Features. Salopp könnte man bei den Groups von „Teamsite Light“ sprechen.

Wann sollten wir sie also nutzen? Hierfür kann es ganz unterschiedliche Gründe geben:

Anwender können aus unterschiedlichen Gründen nicht das Potential der Teamsites nutzen: Eingeschränkte Funktionen aufgrund einer restriktiven IT- Governance, fehlende Berechtigungen, wenig Zeit und/oder fehlendes Wissen und Erfahrung.
Die Anforderungen an Teamsite gehen über die bestehenden Standard-Funktionen wie Dokumentenbibliothek, Kalender, etc. nicht hinaus – dann können Anwender schneller und leichter über die Office-Gruppen zusammenarbeiten

Fazit

Was uns an den Groups gefällt, ist der Schritt, den Microsoft in Richtung der Anwender getan hat. Denn Groups holt die Idee der Zusammenarbeit auf die Anwenderebene. Doch von Collaboration for everybody sind wir mit Groups noch weit entfernt. Gerade hierbei werden wichtige Funktionen und Prinzipien nicht geboten, bei der Integration von Yammer und einer übergreifenden Informationsarchitektur sehen wir auch Nachholbedarf. Wir haben also vorschnell die Beerdigungsglocken geläutet – Teamsite bleibt „State-of-the-Art“ für ausgereifte Kollaborations-Szenarien.

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