Strukturen lernen und leben – Informationsarchitektur in der Praxis Teil 2

Strukturen leben – Informationsarchitekturen zum Leben erwecken

Die Umsetzung einer neuen Informationsarchitektur in einem Unternehmen ist schon eine Herausforderung für sich – dass sie aber auch gelebt, gepflegt und langfristig weiterentwickelt wird, eine noch größere.

Sobald ein Intranet oder eine Kollaborationsumgebung in den laufenden Betrieb übergehen, können die zuvor entwickelten Ideen und Strukturen schnell in Vergessenheit geraten. Im Kollaborations-Umfeld kämpfen wir mit einer fehlenden Kontrollinstanz und Metadaten und Strukturen unterliegen subjektiven Assoziationen, was häufig Wildwuchs bedeutet. Aber auch im klassischen Intranet-Publishing kann es dazu kommen, dass sich Verantwortlichkeiten verschieben, Konzepte nicht eingehalten werden, die alte Organisationsstruktur wieder Einzug hält oder schlicht Konzern-Entscheidungen dazu führen, dass die Konsistenz einer Navigationsstruktur nicht mehr eingehalten wird.

Um dies zu vermeiden, hängt vieles von der Präsenz und dem Einfluss, den man auch nach Go-Live noch hat, ab. Ein „Über den Zaun werfen und fertig“ funktioniert in der Regel nie. Im Bestfall sollten bereits zu Projektbeginn drei Faktoren langfristig angepeilt werden:

1. Maintenance anbieten

Die Maintenance einer produktiven Plattform, sowohl im Publishing, als auch im kollaborativen Umfeld, ist die wichtigste Komponente, die umgesetzte Informationsarchitektur am Leben zu erhalten. Hier werden die umgesetzten Metadaten und Navigationsstrukturen im „real life“ beobachtet und optimiert. Auch die Usability kann hier auf Herz und Nieren geprüft werden. Häufig bietet sich an, nach ca. 3-6 Monaten zum einen eine Nutzungsanalyse, wie auch eine Bedürfnisabfrage durchzuführen. Anhand objektiver Statistiken wird überprüft, wie die neuen Inhalte heute genutzt werden, oder es „schwarze Löcher“ gibt. Wenn ja, woran könnte das liegen? Gleichzeitig sollte über eine Bedürfnisabfrage oder eine Eye-Tracking-Analyse nachgehakt werden, wo die Nutzer noch Probleme haben, wo sie das neue System nicht verstehen oder wo sich im Betrieb gezeigt hat, dass die neue Struktur nicht dem eigentlichen Arbeitsalltag entspricht.
Beides sollte nach einer ausreichenden Zeit der „Eingewöhnung“ stattfinden, zwei Wochen nach Live-Gang ist dies nicht zielführend, da grundsätzlich Beschwerden eingehen oder vieles noch gar nicht genutzt oder gebraucht wurde. Um nach Go-Live „direktes und ungefiltertes“ Feedback zu erhalten, empfiehlt sich daher eher die Integration eines „Feedback-Postfachs“.

2. Leitplanken geben

Ist eine Maintenance-Phase nicht möglich (sei es aus budgetären oder sonstigen Gründen), ist es umso wichtiger, den Editoren und Mitarbeitern klare Handlungsanweisungen und –Empfehlungen mitzugeben, was sie wann, wo und wie ablegen oder publizieren sollen. Das Wichtigste dabei:

Beschreiben Sie hier niemals, dass eine Richtlinie zur „Beauftragung externer Dienstleister“ immer unter einem bestimmten Menü-Punkt abgelegt werden muss, immer bestimmte Metadaten haben muss oder zwingend bestimmte Berechtigungen enthalten muss. Der „unbedarfte Nutzer“ steigt aus und kann dies nur in den wenigsten Fällen auf sein konkretes ToDo anwenden. Vor allem kann sich alles ändern – Metadaten werden neu vergeben, Menü-Punkte ändern ihre Bezeichnung und wir kennen die Vorkenntnis des Anwenders in diesem Fall nicht immer.

Appellieren Sie vielmehr an den gesunden Menschenverstand. Versuchen Sie, einen Katalog zusammenzustellen, der dem Nutzer Fragen vor Augen führt, die er sich selbst beantworten muss:

Handelt es sich um ein Dokument, das für jeden sichtbar sein soll?
Handelt es sich um eine interne Richtlinie, die nur für mein Team wichtig ist?
Welches Thema beschreibt das Dokument am besten?

3. Eine Governance schaffen

Für den Fall, dass die Maintenance nicht umgesetzt werden kann, sorgen Sie für jemanden, der Ihre Ideen, Leitlinien, Rahmenbedingungen fortführt. Das heißt, wir sollten immer dafür sorgen, dass intern eine Art Governance existiert, um die entwickelten Ansätze weiter zu verfolgen. Dies sollte ein Mitarbeiter sein, der die Geschichte eines Projektes kennt und als federführende Instanz einen Ansprechpartner für o.g. Fragen darstellt.

Ungeachtet der Positionen und Instanzen, die in einer Maintenance Phase etabliert werden sollten, geht es in der Governance darum, die Vogelperspektive zu gewährleisten. Sie benötigen einen Verbündeten – dies kann selbstverständlich jemand aus dem Projekt sein, kann aber ebenso gut ein Mitarbeiter , der sich dieses Themas annimmt. Es sollte – und das auch aus der Führungsebene heraus – als Schnittstelle gesehen werden. Kommen Anforderungen, Optimierungen oder Änderungswünsche an einem bestehenden System, sollten diese immer über den Tisch der Governance gehen. Nur diese Instanz kann beurteilen, ob eine Änderung Einfluss auf die Gesamt-Architektur hat.

Hat eine Abteilung beispielsweise den Wunsch eine neue Seite mit internen Stellenanzeigen zu schalten, sollte sich die Frage stellen, wo sie im Gesamtkontext verortet werden soll. Auch wenn es sich um Stellenanzeigen aus einer bestimmten Abteilung handelt, kann es dennoch sein, dass sie in einem anderen Kontext wesentlich besser passen. Das können News sein, das können allgemeine Karriere oder auch Weiterbildungsseiten sein, je nach angestrebter Informationsarchitektur. Fragen und Hinweise dieser Art kann nur stellen und geben, wer die Leitidee kennt. Und nur so lässt sich das Konzept langfristig erfolgreich umsetzen.

Fazit

Die Erfahrung zeigt, die Rolle des Informationsarchitekten besteht nicht nur in der Arbeit an Metadaten, Taxonomien und Navigationsstrukturen. Sie ist einem Requirements Engineer sehr nahe, wobei die persönliche Note eine sehr große Rolle spielt. Das was wir am Ende liefern, ist die kleinste Komponente, die in einem Intranet oder Kollaborationssystem zu finden ist – und damit die Basis, auf der eine gute Startseite, eine gute User Experience und vielleicht auch ein gutes Design aufbauen. Jedes System ist nur so gut, wie seine Struktur.

Gleichzeitig ist der Informationsarchitekt ein wichtiges Kommunikationsinstrument. Im besten Fall kennt keiner außer den Mitarbeitern, den Arbeitsablauf und Alltag der Mitarbeiter besser. Er versteht die Notwendigkeiten und Prozesse und kann Kompromisse finden.

Kümmern wir uns im Projektverlauf frühzeitig um eine offene Kommunikation, schaffen es, Bedenken und Sorgen auszuräumen und treffen die Vorkehrungen für eine langfristige Pflege des Systems aus Sicht der Strukturen und Inhalte, bleibt uns die Frustration und Resignation erspart.
Und wir können zufrieden sein, mit dem Erarbeiteten.

Erfahren Sie mehr

Office 365 Groups als Evolution von SharePoint?
Blog
Blog

Office 365 Groups als Evolution von SharePoint?

Zusätzlich zu SharePoint erlauben die Office 365 Groups es mir als Anwender, schnell und einfach neue Gruppen anzulegen und selbständig Benutzer hinzuzufügen.

Nov
07
Webcast mit Microsoft: Das Intranet zu Ende gedacht
Webinar
Webinar

Webcast mit Microsoft: Das Intranet zu Ende gedacht

Am 07. November findet erneut eines unserer Webinare gemeinsam mit Mircosoft statt. Das Thema dieses Mal: Das Intranet zu Ende gedacht – Die Informationszentral...

Das neuste Mitglied der Office 365 Familie: Delve
Blog
Blog

Das neuste Mitglied der Office 365 Familie: Delve

Microsoft legt nach: Mit Delve startet eine neue Form des Suchens und des Auffinden von Dokumenten und Informationen.

Sprechen Sie LUIS? – Der intelligente Chat-Bot im Praxistest
Blog
Blog

Sprechen Sie LUIS? – Der intelligente Chat-Bot im Praxistest

Mit LUIS, der Sprach- und Texterkennungssoftware von Microsoft, und dem Bot Framework von Azure haben wir eine Lösung für den IT-Support entwickelt.

Valo ist neuer Partner der novaCapta für Intranets
News
News

Valo ist neuer Partner der novaCapta für Intranets

Durch die Partnerschaft mit Valo, dem Ready-2-Go Intranet-Baukasten aus Finnland baut die novaCapta ihr Angebot bei der Umsetzung von schnellen und funktionalen...

Auf Goldkurs in der Cloud
News
News

Auf Goldkurs in der Cloud

Die novaCapta hat ihren Partnerstatus bei Microsoft zusätzlich vergoldet: Auch in der Sparte Cloud Productivity haben wir jetzt den Goldstatus.

novaCapta auf der Fachtagung für Interne Revision
Event
Event

novaCapta auf der Fachtagung für Interne Revision

Das Expertenteam der novaCapta präsentiert am 15. und 16. November ihre innovative Audit Management Lösung auf dem DIIR-Kongress in Dresden. Besuchen Sie unsere...

Ich bin im Flow! – Eine Übersicht zu Microsoft Flow
Blog
Blog

Ich bin im Flow! – Eine Übersicht zu Microsoft Flow

Die Power Platform wird aktuell von Microsoft sehr stark gepusht. Zeit, sich mit dem Potenzial der einzelnen Komponenten zu beschäftigen. Heute: Flow.

Mit der HoloLens ein Stück Berlin nach Köln holen
News
News

Mit der HoloLens ein Stück Berlin nach Köln holen

Im Rahmen eines zweitägigen Hackathons haben sich einige Mitarbeiter der novaCapta der Microsoft HoloLens und dem Thema Mixed Reality gewidmet. Dabei haben wir...

Azure Functions: Der Webservice ohne Webserver
Blog
Blog

Azure Functions: Der Webservice ohne Webserver

Azure Functions als Authentifizierungs-Helfer für clientseitige Lösungen mit 3rd Party APIs

Paket Dependency Manager für .NET
Blog
Blog

Paket Dependency Manager für .NET

Paket ist ein Dependency Manager für .NET, welcher es sich zum Ziel gesetzt hat einige Probleme von NuGet zu beheben.

Oct
12
PCDE #3 Event am 12.10. in Stuttgart
Event
Event

PCDE #3 Event am 12.10. in Stuttgart

Developer und IT-Professionals aufgepasst! Das novaCapta-Team nimmt am 12. Oktober am Pitch Club Developer Edition (PCDE) in Stuttgart teil. Dort stellen wir Ih...