Office 365 – Die Groups als Evolution von SharePoint

Datum

09.07.2015

Dieser Beitrag wurde verfasst von:

Julian Jung

S​harePoint i​​st etabliert.

In der letzten Zeit macht sich spürbar bemerkbar, dass SharePoint in vielen Unternehmen angekommen ist. So habe ich inzwischen deutlich mehr Kundentermine bei denen SharePoint bereits eingesetzt wird, als Kundentermine bei denen es um eine Einführung des Produkts geht. Leider haben diese Kunden häufig das gleiche Problem – fehlende Akzeptanz der Endanwender, ein SharePoint der kaum genutzt wird und somit vor sich hin dümpelt.

Office 365 ​Group​s

Seit fast einem Jahr (Delivering the first chapter of Groups in Office 365) gibt es in Office 365 zusätzlich zu SharePoint die Office 365 Groups. Diese ermöglichen es mir als Anwender schnell und einfach neue Gruppen anzulegen und selbständig Benutzer hinzuzufügen.

Die Gruppen beinhalten die Basiskomponenten für eine Zusammenarbeit:

  • Gemeinsamer Informationsaustausch (Gruppenunterhaltung)
  • Einen Teamkalender
  • Eine Dokumentenablage
  • Ein gemeinsames Notizbuch (z.B. für Protokolle)
  • Eine einfache Benutzerverwaltung

Somit erfüllen die Gruppen bereits die Anforderungen der meisten Projekte.

Wenn zukünftig noch die Möglichkeit hinzukommt die Gruppen per Apps (z.B. Aufgabenliste) zu erweitern, haben sie die Möglichkeit 80% der Anwendungsfälle zu erschlagen und Delve rundet den teamübergreifenden Wissensaustausch ab.

Warum nic​​ht SharePoint?

Die oben genannte Funktion steckt natürlich auch in SharePoint und kann dort sogar noch deutlich umfangreicher erweitert werden. Warum also sollen Office 365 Groups nun so erfolgreich sein?

Office 365 Groups sind einfach und fast intuitiv bedienbar. Auf SharePoint trifft dies leider nicht zu. SharePoint ist ein sehr umfangreiches und mächtiges Werkzeug – dies macht es leider auch komplex und für den nicht IT-Affinen Endanwender nur mit Schulungen und intensiver Auseinandersetzung bedienbar.

Leider ist Endanwendern häufig auch auf den zweiten Blick nicht klar wo der Mehrwert von SharePoint ist und warum sie nun umständlich ein Dokument hochladen und taggen müssen anstatt es per E-Mail zu versenden. Dies macht Schulungskonzepte für die Einführung unabdingbar.

In diesem Zusammenhang halte ich es für sinnvoll, nicht mit dem SharePoint Bauchladen (SharePoint kann BI, Workflow, und und und…) zum Endanwender zu gehen,  sondern kleine abgegrenzte Use Cases aufzuzeigen (Dokument hochladen, teilen, gemeinsam bearbeiten um…).

Office 3​​65 ​Groups als Allheilmittel?

So toll Office 365 Groups auch sind, so führen sie gerade im Enterprise Umfeld auch zu neuen Herausforderungen. SharePoint obliegt bei großen Kunden in der Regel gewissen Gouvernancevorgaben, die durch die Selbstprovisionierung aufgelöst werden.

Somit kann es passieren, dass Gruppen redundant angelegt werden, Wissenssilos entstehen oder Securitykonzepte außer acht gelassen werden (wie behandele ich eine organisatorische Umstrukturierung bei personenbezogenen Berechtigungen in den Gruppen?).

Es wird spannend zu sehen wie sich das Thema weiterentwickelt und besonders wie das Zusammenspiel von Office 365 Groups und SharePoint 2016 aussehen wird.

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