Office 2 SharePoint – Die nahtlose Integration bei REWE

Mit dem intuitivem und einfach zu bedienenden Outlook-Plugin "Office 2 SharePoint", kurz O2S, verknüpft die REWE Group SharePoint und Outlook und sorgt so für mehr Produktivität.

Herausforderung
  • Produktivitätsverlust durch die manuellen Arbeitsschritte beim Speichern von E-Mails in SharePoint
  • Wenig Akzeptanz von SharePoint bei den Anwendern durch die umständliche Arbeitsweise
  • Lästiges Nachtragen von Metadaten, hoher Kontrollaufwand
Lösung
  • Intuitives und einfach zu bedienendes Outlook-Plugin, das SharePoint nahtlos mit Outlook verknüpft
  • Einfachste Drag & Drop Funktionalität zum Ablegen und Übertragen der Daten
  • Metadaten werden schon beim Hochladen über das Plugin mitabgefragt
  • Hochwertige Lesevorschau
Mehrwert
  • Geringer Trainings- oder Schulungsaufwand für die Anwender
  • Hohe Akzeptanz von SharePoint durch die einfache Bedienung via O2S
  • Deutliche Beschleunigung der produktiven Prozesse
Profilbild Wimmer

"Mit Office 2 SharePoint gibt es keinen Bruch mehr zwischen Outlook und SharePoint, damit lässt sich das Arbeiten in SharePoint nahtlos in den Arbeitsprozess integrieren."

Alexander WimmerAbteilungsleiter IT-PortalsystemeREWE

Die REWE Group arbeitet in vielen Bereichen seit Jahren erfolgreich mit SharePoint und nutzt die Vorteile, die SharePoint vor allem im Bereich Enterprise-Dokumenten-Management bietet. Ein Problem dabei war in der Vergangenheit der Bruch zwischen Outlook und SharePoint: das lästige Zwischenspeichern der Mails und Dateianhänge. Hier sah man dringenden Bedarf, die Usability zu verbessern. So begann REWE 2007 eine intensive Marktrecherche und unternahm auch eigene Entwicklungsanstrengungen, um diese Lücke zu schließen. Eines der Plugins, das sich REWE 2007 genau ansah, war das Office2SharePoint-Plugin, kurz O2S. Das Ende der Geschichte ist schnell berichtet: O2S ist mittlerweile seit über 10 Jahren erfolgreich bei der REWE Group im Einsatz.

Screenshot Outlook 2 Sharepoint Mailablagesystem

O2S spannt die Brücke zwischen SharePoint und Outlook

Das Outlook-Plugin wird aktuell konzernweit in ­allen Zentralbereichen eingesetzt und kommt auf über 3.500 User, die täglich mit O2S arbeiten. O2S spannt die ­Brücke zwischen Outlook und SharePoint. Ohne O2S muss die Mail erst lokal zwischengespeichert werden, bevor über SharePoint die Mail in die entsprechende Bibliothek hochgeladen wird. Mit dem Plugin ist damit Schluss: E-Mails können von Outlook per Drag & Drop in die entsprechende SharePoint-Bibliothek im O2S-­Menü ­hochgeladen werden. Auch Dateianhänge ­werden ­problemlos und ohne Zwischenschritte übertragen. Sogar die ­Vergabe der Metadaten erfolgt einfach und selbstverständlich. Bernadette Griessler, ­IT-Organisatorin IT-­Portalsysteme bestätigt: „Die nahtlose Dokumentenablage mit dem einfachen Befüllen der ­Metadatenfelder macht O2S bei uns im Unternehmen zu einem gut akzeptierten Tool in den Zentralbereichen.“

Via Drag & Drop E-Mails, Dateien und Ordner übertragen

O2S ist in der Lage, über einfachste Drag & Drop ­Funktionen Daten bzw. Ordnerstrukturen zu übertragen. In der neuesten Version verhält sich O2S zu SharePoint wie Exchange zu Outlook – es ist nahtlos integriert. Oder anders gesagt: Der User öffnet eine Mail im SharePoint und hat dieselbe Funktionalität, als wäre diese Mail in Outlook geöffnet worden. 

Geringer Schulungsaufwand erforderlich

O2S erfüllt vorbildlich die Bedürfnisse von ­Konzernen – vor allem was Konfiguration und Administration ­angeht. Viele Voreinstellungen werden bereits bei der ­Installation mitgegeben, von Seiten der Anwender sind kaum Anpassungen notwendig. Die gewünschten SharePoint-Bereiche werden vom Mitarbeiter einmalig im O2S verknüpft und bleiben dann gespeichert. Genau dieser einfache und pragmatische Einsatz macht O2S bei der REWE Group so erfolgreich. Bernadette Griessler: „O2S ist ­intuitiv ­bedienbar, der Schulungsaufwand ist gering und wird bei uns mithilfe eines eLearning-Moduls und Video-­Tutorials unterstützt.“

Download CaseStudy REWE DE (PDF)

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REWE Group

Die 1927 in Köln am Rhein gegründete genossenschaft­liche REWE Group ist einer der führenden Handels- und ­Touristikkonzerne in Deutschland und Europa. Rund 345.000 Mitarbeiter in 21 europäischen Ländern arbeiten in mehr als 15.000 Märkten. Im Jahr 2017 erzielte die REWE Group einen Gesamtaußenumsatz von 58 Milliarden Euro. Ihre internationalen Geschäfte sind unter dem Dach von REWE International in Österreich gebündelt. 

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