Ein neues Level der Vernetzung – HubSites

Um was geht es?

Mit der Einführung der Modern Sites auf SharePoint Online hielt ein komplett neues Bedienungs-, Oberflächen- und Nutzungskonzept Einzug. Microsoft führt diese Optimierung konsequent weiter – nicht zuletzt auch, um die neuen Teamsites und Communication Sites weiter zu verankern und beim Endkunden beliebt zu machen.

Mit der Ankündigung vom letzten Herbst wurde die Hub Site ins Spiel gebracht. Ziel dieser Sites ist die Vernetzung von Team Sites und Communications Sites an einem Ort. Im Fokus liegt dabei die Konsolidierung von Aktivitäten, News und einer zentralen Suchmöglichkeit über die vernetzten Sites.

Dabei kann der Benutzer jede Team Site oder Communication Site mit genau einer Hub Site verbinden. Dies setzt natürlich die vorhergehende Erstellung einer Hub Site voraus.

Hub Sites vereint Team- und Communication Sites
Hub Sites vereint Team- und Communication Sites

Wie sieht dies konkret aus?

In den Eigenschaften der jeweiligen Site wird zukünftig die Verbindung zur Hub Site konfiguriert werden können.

Durch die Zuweisung einer Site zur einer Hub Site, wird diese Site in der jeweiligen Hub Site angezeigt, dabei wird auch der Inhalt indexiert und wiedergefunden. Sucht ein Benutzer in der Hub Site nach einem Begriff, wird ihm nur der Inhalt angezeigt, zu dem er auch Zugriff hat.

Die Erstellung einer Hub Site erfolgt jeweils durch den Administrator, welcher dies entweder via PowerShell oder direkt im SharePoint-Admincenter vornehmen kann. Der Administrator kann dann festlegen wer Sites zu Hub Sites zuweisen kann. Die Benutzer können den Hub Sites folgen/entfolgen und diese dann auch nutzen.

Wieso sollte ich das nutzen?

Unternehmen stehen zunehmend vor der Herausforderung, umfangreiche Collaboration-Portale nachhaltig und mit neuen Technologien bereitzustellen. Gerade die dynamische Nutzung von SharePoint stellt einen immer wieder vor neue Herausforderungen. Mit den Hub Sites können auf einfache Art und Weise die einzelnen Sites organisiert und dadurch auch effizienter genutzt werden. Die entsprechenden Team Sites/Communication Sites können sehr einfach von einer Hub Site zu einer anderen verschoben werden und mit ihr natürlich auch der komplette Inhalt und das Design. Denn ein weiterer Vorteil ist, dass alle Sub Sites das Design der übergeordneten Hub Site erben. Dadurch werden sämtliche Sites einer Hub Site im gleichen Look & Feel dargestellt.

Effizientes Arbeiten mit dynamischem Inhalt und Hub Sites
Effizientes Arbeiten mit dynamischem Inhalt und Hub Sites

Des Weiteren erhält jede Site die Toplevel-Navigation der zugeordneten Hub Site. Ebenfalls wichtig zu wissen ist, dass bei einer Zuordnung zu einer Hub Site nichts an den Berechtigungen geändert wird. Es gibt jedoch die Möglichkeit, dass die Sites die Berechtigungen der Hub Sites übernehmen, dies ist jedoch nicht standardmäßig eingestellt.

Die Toplevel-Navigation ist auf jeder zugeordneten Site ersichtlich
Die Toplevel-Navigation ist auf jeder zugeordneten Site ersichtlich

Empfohlene Webparts

Um einen bestmöglichen Einsatz von Hub Sites zu ermöglichen, empfiehlt Microsoft folgende Webparts:

News Roll-Up

Wenn eine neue News auf der Hub Site oder einer zugeordneten Site publiziert wird, erscheint diese News automatisch (sofern das WebPart eingesetzt wird) auf der Homepage der Hub Site. Auf der Hub Site kann eingestellt werden, von welchen Sites die News angezeigt werden sollen. Benutzer sehen nur die News, auf die sie berechtigt sind. Mit einem Klick auf den entsprechenden News-Artikel gelangt man direkt zu der Site mit dem entsprechenden Artikel.

News WebPart in einer HubSite
News WebPart in einer HubSite
Die Seiten mit der meisten Aktivität
Die Seiten mit der meisten Aktivität

Hervorgehobener Inhalt

Mit dem WebPart «Hervorgehobener Inhalt» werden Inhalte der Sites dynamisch auf der Homepage der Hub Site dargestellt.

Hervorgehobener Inhalt auf der HubSite
Hervorgehobener Inhalt auf der HubSite

Wann kriege ich das auf meinem Tenant?

Seit dem 7. Mai 2018 ist der Rollout zu 100% weltweit, inklusive Enterprise, Education und Government Kunden, erfolgt.

Wie sieht die geplante Weiterentwicklung aus?

Aktuell werden einzig die Neuigkeiten und Aktivitäten in den Hub Sites zusammengefasst, in Zukunft sind weitere Zusammenzüge, wie z.B. Kalender oder die Einbindung von Teams, geplant.

Eine klare Roadmap ist jedoch aktuell nicht ersichtlich, jedoch empfiehlt Microsoft regelmäßig auf dem Blog zu HubSites sich schlau zu machen.

Welche Alternative habe ich?

Es besteht nach wie vor kein Zwang die neuen Konzepte einzusetzen. Eine klare Empfehlung seitens Microsoft ist jedoch spürbar, die neuen Wege einzuschlagen und Kunden in diese Richtung zu bewegen. Die Koexistenz der klassischen Seiten mit den modernen Seiten ist nach wie vor unverändert unterstützt.

Fazit

Mit SharePoint Hub Sites wird die Reichweite an Informationen erhöht und Bindungen im bzw. an das Unternehmen können gestärkt werden. Gerade mit dem cleveren Einsatz der verschiedenen Webparts lässt sich dieses Vorhaben weiter umsetzen.

Hub Sites als Bindeglied
Hub Sites als Bindeglied

FAQ

Q: Können bereits erstellte Team- oder Communication Sites in eine Hub Site konvertiert werden?
A: Ja, dies ist entweder via PowerShell oder dem Admincenter möglich und wird typischerweise vom Administrator durchgeführt

Q: Kann eine Hub Site einer anderen Hub Site beitreten?
A: Nein, dies ist nicht möglich.

Q: Kann eine Team Site oder Communications Site mehr als einer Hub Site zugeordnet werden?
A: Nein, denn die SubSites übernehmen unter anderem das Design der Hub Site. Natürlich ist es mögliche andere Hub Sites in der Navigation zu verlinken, jedoch ist es nicht möglich weiteren Hub Sites „offiziell“ beizutreten.

Q: Wie viele Sites können maximal einer Hub Site zugeordnet werden?
A: Aktuell gibt es keine Beschränkung.

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