E-Akte – Realisierung einer elektronischen Akte

Durch die steigende Präsenz elektronischer Medien und die weiter wachsende Bedeutung von E-Mail und Dokumentenmanagement, nimmt der Begriff der elektronischen Akte (E-Akte) eine immer gewichtigere Rolle ein. Das Bestreben, die klassische Papierform von Akten durch ein elektronisches Pendant abzulösen, konkurriert dabei mit dem Wunsch, die Arbeitsweise der Anwender nicht auf einen Schlag komplett zu verändern und somit einen seichten Übergang zu ermöglichen.

Anforderungen

Im Wesentlichen bedienen E-Akte-Systeme die gleichen Anforderungen, wie die klassischen Papier-basierten Prozesse. Zentral ist dabei immer die Möglichkeit, Akten, Vorgänge und Dokumente geordnet abzulegen, zu bearbeiten und suchen zu können. Darüber hinaus sind die Integration der E-Akte-Funktionen in die bekannte Arbeitsumgebung der Anwendung und eine Anbindung des E-Akte-Systems an bestehende Systeme und Datenbanken typische Anforderungen. Neben diesen Aspekten unterstützen heutige E-Akte-Systeme zusätzlich typische Prozesse (z. B. Geschäftsgang, Wiedervorlagen, Digitalisierung) oder bilden diese vollständig ab.

Unser Ansatz für eine maßgeschneiderte, aber standardnahe Lösung

In verschiedenen Projekten und Evaluierungen hat sich SharePoint als hervorragende zentrale Lösungsplattform für E-Akte-Systeme herausgestellt. Nachfolgend werden ein paar Gründe aufgeführt, die dies belegen:

  • SharePoint ist ein Dokumenten-Management-System und bietet daher von Haus aus alle notwendigen Funktionalitäten zur Strukturierung und Ablage von Dokumenten
  • SharePoint ist ein Content-Management-System und erlaubt auf Wunsch die freie Gestaltung von einzelnen Seitenbereichen
  • SharePoint-Workflows erlauben die teilweise oder vollständige Abbildung von aktenbezogenen Prozessen
  • Durch Metadaten oder Seiten- bzw. Ordnerhierarchien lässt sich ein hierarchischer Aktenplan abbilden
  • Microsoft Office ist vollständig mit SharePoint integriert und bringt das E-Akte-System auf diese Weise direkt in die Arbeitsumgebung der Anwender
  • Office ist darüber hinaus ein weit verbreitetes und nahezu allen Anwendern bekanntes Werkzeug, sodass keine große Umgewöhnung notwendig ist
  • SharePoint unterstützt eine Integration des Windows Explorers zum Zugriff auf Dokumente
  • SharePoint bietet ausreichende Flexibilität, um das E-Akte-System auch nach der ersten Einrichtung noch ohne große Mehrkosten anpassen zu können

Durch Standard-SharePoint-Funktionen und deren nahtlose Integration in die Microsoft-Welt lässt sich ein E-Akte-Grundsystem sehr einfach realisieren.

Die vollständige Erfüllung der spezifischen Anforderungen erreichen wir durch individuelle und standardnahe Erweiterungen der Plattform, die wir eng mit unseren Kunden abstimmen. So erhalten unsere Kunden eine maßgeschneiderte Lösung, die sich aber dennoch so nah wie möglich an den Standards von SharePoint bewegt.

Ihre Vorteile und unsere Leistung

Aufgrund von unterschiedlichen Projekten und Evaluierungen im Bereich E-Akte greifen unsere Architekten auf einen großen Erfahrungsschatz zurück. Bei der Realisierung eines E-Akte-Systems auf Basis von SharePoint liegt unser Fokus selbstverständlich darauf, möglichst viele Standardfunktionen zu nutzen. Reichen diese Funktionen nicht aus, so konzipieren und realisieren wir Erweiterungen, um eine vollständige Abdeckung der Anforderungen zu erreichen.

Bei der Umsetzung von E-Akte-Lösungen sind wir selbstverständlich nicht auf SharePoint als Lösungsplattform beschränkt. Auch andere Technologien aus dem Microsoft-Umfeld eignen sich als Plattform oder Plattformkomponenten, um maßgeschneiderte E-Akte-Systeme zu realisieren. Aus diesem Grund führen wir bei Projektstart typischerweise eine Evaluierung mit unseren Kunden durch, um die bestmögliche Lösung zu finden.

Wir betreuen das Projekt also auf Wunsch in allen Phasen und besetzen die verschiedenen Projektrollen (Architekt, Entwickler, Qualitätsmanager) selbstverständlich mit zertifizierten Spezialisten.

Exemplarische Lösungsszenarien

In der Vergangenheit haben wir Evaluierungen und Umsetzungen von E-Akte-Systemen in verschiedenen Szenarien betreut. SharePoint spielte dabei sowohl als System zur Datenhaltung (DMS), als auch als Oberfläche eine Rolle. In großen Umgebungen mit vielen angeschlossenen Systemen und einem hohen Datenaufkommen wurde der BizTalk Server als Nachrichtenverteiler bzw. Enterprise Service Bus (ESB) eingesetzt. In fast allen Fällen stellte Office eine zentrale Komponente der Client-Systeme dar. Office wurde dann so erweitert, dass die Betrachtung und Pflege des Aktenplans ebenfalls direkt aus den Office-Anwendungen (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) heraus möglich war – der Anwender konnte Office also als "Cockpit" für den Zugriff auf den Aktenplan verwenden.

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