Leistung durch Zusammenarbeit
Collaboration ist ein zentraler Bestandteil der Leistungs- und Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens. Für jede Gruppe mit mehr als zwei Personen empfiehlt sich ein elektronisches System dass die projektorientierte Arbeitsweise unterstützt, um das gemeinsame Ziel effektiv zu erreichen. Dieser Standard wird häufig in einem Firmen- Intranet umgesetzt, in dem für feste oder kurzfristige Teams übergreifende Strukturen zur Kooperation bereitgestellt werden.
Eine gemeinsame Plattform
Die novaCapta hat sich nicht grundlos auf SharePoint als Portallösung spezialisiert: Die Plattform ist zentral verfügbar, mit dem Browser nutzbar und besteht aus flexibel kombinierbaren Bausteinen zur Abbildung der Firmenstruktur und Arbeitsabläufen. Durch eine umfangreiche Auswahl an Templates können problemlos beliebige öffentliche und private Bereiche eingerichtet werden, von denen der Benutzer nur sieht, wofür er berechtigt ist. Das gemeinsame Arbeiten erfolgt mit diversen Templates für Inhalte – wie z.B. gemeinsame Kalender, Dokumentencenter oder Formularsammlungen. Workflows erlauben automatische Geschäftsprozesse, Formulare und Inhaltstypen erzeugen Konformität und offline Synchronisation, E- Mail Integration und Templates für "Small Devices" erweitern die Arbeitsbereiche. Für alle genannten Bausteine gibt es vorhandene Werkzeuge, falls die Bordmittel nicht ausreichen: SharePoint Designer für angepasste Templates und Visio Professional Plus um individuelle Workflows zu erzeugen.
Individuell anpassbar
Die klassischen Tools der Zusammenarbeit mit Schwerpunkt auf Dokumenten- und Informationsaustausch sind in SharePoint über die üblichen Grenzen hinaus erweiterbar:
- Jeder Speicherpunkt für Informationen lässt sich vom Benutzer als automatische Benachrichtigung bei jeglicher Änderung Abonnieren oder RSS Feeds aktivieren.
- Mit sog. Webparts lassen sich externe Daten an beliebiger Stelle platzieren um z.B. als BI- Dashboard Reporting Kennzahlen optisch aufbereitet anzuzeigen.
- Die serienmäßige Office Integration bettet Online Funktionen von SharePoint direkt in die Office Anwendung ein. Verschiedene Bearbeitungsstände eines Dokuments von Kollegen können z.B. mit der eigenen Version verglichen werden.
- Standardisierte Schnittstellen erlauben den Einsatz von zusätzlichen Tools wie Blog Writern, RSS Feed Readern oder CMS Tools.
Effiziente Lösung
Wir machen die häufige Erfahrung, dass durch den effektiven Einsatz der Möglichkeiten von SharePoint gerade im Zusammenhang der Ausrichtung auf Collaboration sehr schnell ungeahnte Synergien aus Kundenprojekten entstehen:
- Aus einer statischen Sitestruktur wird ein redaktionell gepflegter CMS Bereich – Aufwand: Veröffentlichungsfeatures aktivieren und einen Poweruser einweisen.
- Aus einer importierten Bestandsliste wird ein "Mini- Beschaffungswesen" – Aufwand: Template "Aufgaben" aktivieren und anpassen, Workflow erstellen und zusätzliche Metaeigenschaften Nachpflegen.
- Aus verteilten Info- Blogs wird ein Firmen Wiki – Aufwand: WIKI Template aktivieren, Blog Listen Importieren, Filtern und Verschlagworten.
Die geschilderten Beispiele lassen sich on Demand ohne tiefe Systemeingriffe realisieren und könnten bei entsprechender Einarbeitung direkt von den betroffenen Fachabteilungen weitergepflegt werden.
