• Caritasverband Köln verwaltet Qualitätsmanagement-Dokumente mit SharePoint 2013

    Caritasverband Köln verwaltet Qualitätsmanagement-Dokumente mit SharePoint 2013

    Ausgangssituation

    Der Caritasverband für die Stadt Köln e.V. (Caritas Köln) verwaltet im Rahmen des Qualitätsmanagements (QM) umfangreiche Prozessbeschreibungen. Die bisher verwendete QM-Lösung war kompliziert zu bedienen, das Auffinden von Dokumenten umständlich und zeitraubend. Mussten Dokumente geändert werden, war systemseitig kein geregelter Workflow vorgegeben.

    Lösung

    Microsoft SharePoint bietet umfangreiche Möglichkeiten zum Dokumentenmanagement und deckt fast alle Anforderungen der Caritas Köln an ein QM-System standardmäßig ab. Da die Software bereits als Intranet-Lösung eingesetzt wird, waren langwierige Mitarbeiterschulungen unnötig. Ergänzt um Nintex zum Workflow- und Prozessmanagement, bildet die Dokumentenbibliothek einen einheitlichen und kontrollierten Ablageort für alle QM-Dokumente. Die Bibliotheksstruktur und komfortable Suchfunktionen stellen das schnelle Auffinden von Dokumenten sicher. Verbindliche Prozessbeschreibungen stehen damit allen Mitarbeitern schnell und einfach zur Verfügung.

    Wert für den Kunden

    Für die QM-Lösung wurden überwiegend Standard-Funktionalitäten verwendet. Dadurch kann sie neuen Anforderungen jederzeit unkompliziert angepasst werden, womit die QM-Lösung zukunftssicher aufgestellt ist. Die gesamte Dokumentenverwaltung ist zudem prozesssicher und einfach administrierbar. Die Mitarbeiter der Caritas Köln profitieren von der bereits bekannten SharePoint-Oberfläche sowie der übersichtlichen SharePoint-Suche.

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  • Deutsche Post DHL Group Konzernsicherheit entwickelt SharePoint Portal mit Unterstützung von novaCapta

    Deutsche Post DHL Group Konzernsicherheit entwickelt SharePoint Portal mit Unterstützung von novaCapta

    Ausgangssituation

    Die Abteilung Konzernsicherheit von Deutsche Post DHL Group wollte ein Portal zum Dokumentenmanagement in SharePoint einführen. Die Umsetzung sollte möglichst zeitnah und nach Möglichkeit mit Standard Mitteln erfolgen.

    Lösung

    novaCapta unterstützt die Deutsche Post DHL Group bereits seit vielen Jahren bei der Entwicklung von Microsoft SharePoint-Portalen und Applikationen. In diesem Projekt agierten die SharePoint-Spezialisten als Berater und Coaches: Durch Schulungen, Coaching und im gemeinsamen Austausch unterstützte novaCapta die Konzernsicherheit von Deutsche Post DHL Group dabei, das angestrebte Portal mit eigenen Mitteln umzusetzen. Auf aufwendige Programmierarbeit konnte vollständig verzichtet werden: Für die Umsetzung wurde ausschließlich auf Standard SharePoint-Konfigurationen zurückgegriffen.

    Wert für den Kunden

    Die Konzernsicherheit von Deutsche Post DHL Group konnte sich im Projekt umfangreiches Wissen zur Erstellung einer SharePoint-Fachapplikation aneignen. Werden Anpassungen notwendig, können diese jederzeit unkompliziert und schnell durchgeführt werden. Ein Rückgriff auf einen externen Dienstleister ist nicht notwendig.

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  • Die Sana Kliniken AG setzt auf novaAudit für ihr internes Revisionsmanagement in SharePoint

    Die Sana Kliniken AG setzt auf novaAudit für ihr internes Revisionsmanagement in SharePoint

    “novaAudit bedeutet für unsere interne Revision eine enorme Aufwandsreduktion! Alle wesentlichen Prozessschritte werden in einer zentralen IT-Lösung abgebildet, so dass Medienbrüche weitestgehend entfallen.” Matthias Bescherer, Referent für Konzernrevision, Sana Kliniken AG

    Ausgangssituation

    Für ihre interne Revision gab es bei der Sana Kliniken AG bislang nur für das Follow-Up eine eigenentwickelte, softwarebasierte Lösung. Die Datenerfassung und –verwaltung erfolgte ohne zentrales System zugleich u. a. mit Excel, Word und E-Mail. Es fehlte eine einheitliche Informationsablage und eine Möglichkeit, die Prozesse gezielt zu steuern und zu automatisieren. Eine SharePoint basierte Lösung zum Revisionsmanagement sollte den Gesamtprozess transparenter gestalten und zugleich die Zusammenarbeit aller Beteiligten vereinfachen.

    Lösung

    Mit novaAudit haben sich die Sana Kliniken für eine hochflexible Audit-Management-Lösung entschieden. In enger Abstimmung entstanden ein ausgefeiltes Implementierungskonzept sowie ein passgenaues Prozess-Design. Auch in der agilen Umsetzung des Projekts behielten die Entwickler und die Projektgruppe ihren intensiven Austausch bei. Die einheitliche Datenhaltung und -verarbeitung an einem Platz sowie die prozessbegleitenden Kontrollfunktionen schaffen eine erhebliche Zeitersparnis.

    Wert für den Kunden

    Die hohe Flexibilität und die einfache Integration bestehender, interner Prozesse machen novaAudit zu einer hochfunktionalen Audit-Management-Lösung. Die Konzernrevision der Klinikgruppe gewinnt durch die zentrale Informationsablage und ein wirkungsvolles Prozess-Design an Struktur, Dynamik und Effizienz.

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  • Grünenthal optimiert Geschäftsprozesse mit SharePoint und Nintex im agilen Verfahren

    Grünenthal optimiert Geschäftsprozesse mit SharePoint und Nintex im agilen Verfahren

    “Die Entscheidung, mit Nintex unsere SharePoint-Plattform zu erweitern, erlaubt uns heute Prozessanforderungen agil, zeitnah und effizient umzusetzen.” Marco Polo, Manager IT, Grünenthal Pharma GmbH & Co. KG

    Ausgangssituation

    Grünenthal nutzt Microsoft SharePoint bereits seit vielen Jahren. Bislang kam die global genutzte Plattform ausschließlich für die Collaboration und den Informationsaustausch in Projekten, Fachteams und Abteilungen zum Einsatz. Aufgrund der anhaltend positiven Akzeptanz der Plattform im Unternehmen suchte man nach Möglichkeiten, das Funktionsangebot sinnvoll zu erweitern. Vor dem Hintergrund zahlreicher papierbasierter Arbeitsabläufe geriet das Thema Workflow-Automation in den Fokus der Überlegungen. Programmierten Lösungen basierend auf C#/.NET erteilte man jedoch im Vorhinein eine ‚Absage‘.

    Lösung

    Für diese Anforderungen schlug novaCapta den Einsatz von Nintex Workflow vor. Nintex Workflow erweitert Microsoft SharePoint um einen Workflow Designer, Konnektivität zur vorhandenen Infrastruktur und zahlreiche Workflow Features, verbunden mit der Option für individuelle Erweiterungen.

    Wert für den Kunden

    Nintex Workflow beinhaltet einen anwenderfreundlichen Workflow Designer. Fachprozesse können hiermit wirkungsvoll und mit kurzer Implementierungsdauer automatisiert werden. Optimierungspotentiale können daher schnell und mit vertretbarem Aufwand realisiert werden. Die Workflows sorgen für durchgehend aktuelle Daten, Fehlerquellen werden minimiert und die Transparenz für die Prozessbeteiligten deutlich erhöht.

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  • Intuitiv & Übersichtlich: Siemens nutzt SharePoint Formulare zur Projekt- und Arbeitsstundenerfassung

    Intuitiv & Übersichtlich: Siemens nutzt SharePoint Formulare zur Projekt- und Arbeitsstundenerfassung

    "novaCapta hat unsere komplexen Formulare in eine nutzerfreundliche Anwendung übertragen. Wir sparen damit Zeit, Kosten und sicherlich auch viele Nerven" Carlos Riedelbauch, Business Process Shared Services, Siemens AG

    Ausgangssituation

    Zur Verwaltung und Auswertung der Projekt- und Arbeitsstunden nutzte Siemens komplexe Excel Tabellen. Mit wachsender Tabellengröße und zusätzlichen Zusammenhängen zwischen den Inhalten wurde deren Handhabung laufend komplizierter. Insbesondere bei der Kostenzuordnung zu Verrechnungskonten lauerten zahlreiche Fehlerquellen. Darüber hinaus fehlte die Möglichkeit, ein Berechtigungskonzept abzubilden. Siemens suchte daher nach einer Lösung, mit der Zeit und Kosten der Projekte einfacher nachverfolgt und besser ausgewertet werden können.

    Lösung

    novaCapta setzte die komplexen Excel-Formulare von Siemens in eine einfach zu bedienende, intuitive Anwendung in Microsoft SharePoint um. Die vielschichtige Validierungslogik verbirgt sich darin hinter einer ei- gens entwickelten, intuitiven Bedienoberfläche und ist mit einem kundenspezifischen, logischen Berechtigungskonzept ausgestattet. Die Anwendung wurde unter Verwendung von Java und SharePoint Funktionalitäten entwickelt. Die clientseitige Technologie ist Cloud-Ready und nahezu versionsunabhängig.

    Wert für den Kunden

    Die von novaCapta umgesetzte Formularlösung ermöglicht eine gesicherte Eingabe und Zuordnung. Die Mitarbeiter von Siemens können sowohl am Desktop-PC als auch mobil einfach und intuitiv damit arbeiten. Darüber hinaus kann sie bei Bedarf bequem in eine neue SharePoint Version überführt werden.

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  • Microsoft SharePoint-Lösung der novaCapta optimiert das Qualitätsmanagement der R+V Versicherung

    Microsoft SharePoint-Lösung der novaCapta optimiert das Qualitätsmanagement der R+V Versicherung

    “Wir wollten unser Qualitätsmanagement optimieren. Mit der SharePoint-Lösung von novaCapta ist uns das hervorragend gelungen”, Thomas Wessel, R+V Versicherung AG

    Ausgangssituation

    Die rund 250 Mitarbeiter der Abteilung Qualitätsmanagement (QM) nutzten Microsoft Excel als übergreifendes Prüfinstrument zur Auditierung. Daten wurden hierzu manuell aus Drittsystemen entnommen. Die Prozessierung der Prüfungen war insgesamt aufwendig und der aktuelle Bearbeitungsstand nur schwer einzusehen. Das gemeinsame Bearbeiten eines Prüfpakets war nicht möglich.

    Lösung

    Basierend auf der bei R+V bereits vorhandenen Infrastruktur erarbeitete novaCapta eine QM-Lösung in Microsoft SharePoint. Ein ergänzender Microsoft SQL Server verkürzt die Zugriffszeiten auf die Prüfungsrelevanten Daten, die automatisiert aus dem Drittsystemen entnommen werden. Die existierenden Microsoft-Systeme sind direkt angebunden, so dass Daten auf Knopfdruck Im- oder Exportiert werden können.

    Wert für den Kunden

    In dem neuen QM-System der R+V Versicherung müssen Daten nicht mehr manuell aus den Drittsystemen entnommen werden. Der zeitliche Aufwand für die Datenbeschaffung verringert sich damit immens. Integrierte Berechtigungsstrukturen und Hierarchien sorgen für einen transparenten und klaren Ablauf der gesamten Auditierung. Der Bearbeitungsstand der Prüfungen ist in Microsoft SharePoint jederzeit einsehbar. Abweichungen und QM-Schwankungen fließen direkt in das Interne Kontrollsystem (IKS) ein.

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  • Richterarbeitsplatz beim LAG Hamm - Integrierte Zusammenarbeit ohne Medienbrüche

    Richterarbeitsplatz beim LAG Hamm - Integrierte Zusammenarbeit ohne Medienbrüche

    “Das ist eine echte Innovation, spart bares Geld und optimiert den ganzen Prozess weitreichend.” Rita Selig, Regierungsoberamtsrätin, Landesarbeitsgericht Hamm

    Ausgangssituation

    Das Landesarbeitsgericht (LAG) Hamm nutzt das eigenentwickelte Software SHARK für unterschiedlichste Geschäftsstellenaufgaben an nicht-richterlichen Arbeitsplätzen. Richterliche Verfügungen mussten von Hand vorgeschrieben und anschließend durch eine Servicekraft in die Vorlagen am Rechner übertragen werden. Auch Folgedokumente, wie zum Beispiel Anschreiben, mussten umständlich und über mehrere Medienbrüche angelegt werden.

    Lösung

    SHARK wird über eine Schnittstelle an Microsoft SharePoint 2010 und Microsoft Office angebunden. Formularvorlagen können damit in Microsoft Office geöffnet, bearbeitet und zentral abgespeichert werden. In SHARK hinterlegte Informationen wie Aktenzeichen oder Verfahrensbeteiligte werden dabei automatisch in die Formulare übernommen, Folgedokumente auf Knopfdruck erstellt.

    Wert für den Kunden

    Mit der neuen Lösung wurde eine integrierte Arbeitsweise geschaffen, die Verfahrenslaufzeiten und Prozesskosten senkt. Durch die klare, prozessorientierte Struktur wurden Medienbrüche vermieden und die möglichen Fehlerquellen vermindert. Die agile Lösung stellt sicher, dass die Richtlinien zur Verfügungstellung eingehalten werden. Sie ist ein Meilenstein auf dem Weg zu einem vollständig integrierten Richterarbeitsplatz.

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  • Rollenbasiert, transparent und prozessgesteuert: novaCapta setzt SharePoint Formularlösung für Siemens um

    Rollenbasiert, transparent und prozessgesteuert: novaCapta setzt SharePoint Formularlösung für Siemens um

    “Die Formularlösung der novaCapta vereinfacht die komplexen Prozesse für das Zulassungsverfahren der FDA maßgeblich” Carlos Riedelbauch, Business Process Shared Services, Siemens AG

    Ausgangssituation

    Das Zulassungsverfahren von medizinischen Geräten bei der FDA (US Food & Drug Administration) ist äußerst komplex: Es erfordert umfangreiche Formulare und detaillierte Angaben. Fehlerhafte, fehlende oder inkonsistente Angaben können die Markteinführung eines Produktes in den USA erheblich verzögern. Bei Siemens ist eine große Anzahl von Mitarbeiten in dieses aufwendige, wissensbasierte Zulassungsverfahren involviert. Um die Fehlerquote bei der Bearbeitung zu senken, sollten die Formulare zukünftig über eine webbasierte Anwendung gesteuert ablaufen.

    Lösung

    In enger Zusammenarbeit mit Siemens übertrug novaCapta die komplizierten Formularlogiken in eine Single Page Application auf Basis von JavaScript und Microsoft SharePoint. Die eigens entwickelte, intuitive Nutzeroberfläche ermöglicht den rollenbasierten Zugriff und führt die Mitarbeiter prozessgesteuert durch das komplexe Formulargeflecht. Eingegebene Daten werden in Echtzeit auf Validität geprüft und leiten weitere Prozessschritte ein. Die clientseitige Technologie ist Cloud-Ready und nahezu versionsunabhängig.

    Wert für den Kunden

    Die Formularlösung der novaCapta ermöglicht eine vollständig gesicherte Eingabe und Zuordnung der Daten. Die Mitarbeiter profitieren von der intuitiven Oberfläche und können sowohl mobil als auch über den Desktop auf die Anwendung zugreifen. Darüber hinaus kann die Lösung einfach in eine neue SharePoint Version überführt werden.

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  • SharePoint Anwendung der novaCapta schafft „Lebendes Wissen“ im Metco Knowledge Portal

    SharePoint Anwendung der novaCapta schafft „Lebendes Wissen“ im Metco Knowledge Portal

    “Mit Semantic Applications for SharePoint 2010 ist unser Unternehmenswissen jetzt in einer einheitlichen Sicht verfügbar. Entwicklung, Vertrieb, Customer Support – alle greifen auf einen gemeinsamen Wissensschatz zu und bauen ihn gemeinsam aus.“ Dr. Uwe Häcker, Knowledge Database Specialist, Oerlikon Metco.

    Ausgangssituation

    Das umfangreiche Wissen, dass sich Oerlikon Metco durch langjährige Forschung und Entwicklung erarbeitet hat, war oft versteckt und nur schwer zugänglich. Separate, uneinheitliche Datenquellen sowie eingeschränkte Suchmöglichkeiten mit fehlenden Querverknüpfungen machten Fachrecherchen aufwendig und fehleranfällig. Mit ausscheidenden Mitarbeitern verließ oft auch ihr Wissen das Unternehmen.

    Lösung

    „Semantic Applications for SharePoint 2010“ dient als gemeinsamer Wissensspeicher mit einer ganzheitlichen, semantischen Suche. Die Lösung der novaCapta ist via Intranet zugänglich, so dass alle Mitarbeiter von Oerlikon Metco auf das hinterlegte Wissen zugreifen können. Ein integrierter Freigabeprozess sowie automatisierte Konsistenzprüfungen sichern eine hohe Datenqualität.

    Wert für den Kunden

    Lebendes, vernetztes und schnell abfragbares Wissen statt verstreuter Datenquellen: Das „Metco Knowledge Portal“ ermöglicht einen gemeinsamen Wissensstand in allen Standorten und Geschäftseinheiten – von Werkstoff- und Anlagen-Entwicklung, Vertrieb, bis zum Customer Service. Die semantische Suche bezieht auch themenverwandte Inhalte sowie verknüpfte Dokumente mit ein, so dass alle Mitarbeiter schnell und effektiv recherchieren können.

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