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Die AM-Zentrale

Anforderungsmanagement in novaCapta-Projekten

Anforderungen bilden die Basis für den Projekterfolg. Anforderungsmanagement ist vor allem dort von Bedeutung, wo komplexe Produkte bzw. Systeme konzipiert werden. Kriterien wie Verständlichkeit, Eindeutigkeit, Nachweisbarkeit und Vollständigkeit dienen der Beurteilung der erreichten Qualität. Mit der AM-Zentrale unter Microsoft SharePoint streben wir ein durchgängiges System zur Unterstützung und Nachverfolgung der Prozesse im Anforderungsmanagement unserer Kundenprojekte an. Mit der AM-Zentrale entwickeln wir ein Werkzeug, mit dem das Projekt jederzeit weiß, in welchem Status es sich befindet und ob die Projektplanung noch geeignet ist.

Typische Ausgangssituation im Anforderungsmanagement

Viele Untersuchungen haben gezeigt, dass mehr als die Hälfte aller Anwendungsentwicklungsprojekte die geplante Projektlaufzeit deutlich übersteigen und ein Großteil aller Projekte ergebnislos abgebrochen wird. Ursache hierfür sind zum überwiegenden Teil Fehler, die auf ein unzureichendes Anforderungsmanagement zurückzuführen sind.

Der Faktor Mensch ist gerade im Anforderungsmanagement eine nicht zu unterschätzende Größe, geht es doch darum, Anforderungen von Technik-Fremden Mitarbeitern so aufzubereiten, dass Technik-Experten diese exakt einschätzen und umsetzen können und darum, diesen Prozess über die verschiedenen Abteilungen hinweg zu begleiten und zu steuern.

Das bedeutet, dass sowohl prosaische Beschreibungen, deren technische Übersetzung sowie Ergebnistypen, Meilensteine und Termine sicher gehandhabt werden müssen. Ganz zu schweigen von abschließendem Reporting, welches die vergleichende Auswertung des AM-Prozesses ermöglicht. Die Grundlage jeder Initiative zur Prozessoptimierung.

Und genau hier befindet sich eines der Kernherausforderungen für jedes Anforderungsmanagement:
Die Heterogenität der Medien und die damit verbundene Unmöglichkeit, Informationen gezielt zu erfassen, zu überblicken und auszuwerten.

Die AM-Zentrale

novaCapta nutzt zu diesem Zweck die SharePoint-Plattform. Die AM-Zentrale ist unsere SharePoint-Applikation für das Anforderungsmanagement. Damit adressieren wir die wichtigen Punkte des Anforderungsmanagements mit einer einzigen zentralen Anwendung. Und - besonders wichtig – es besteht weiterhin die Möglichkeit, die bisherigen Medien (insbesondere Dokumente und Tabellen) weiter zu verwenden.

Die AM-Zentrale ist der zentrale Informationsspeicher für alle anforderungsrelevanten Daten des Projekts:

Anforderungsdokumentation
Engineering-Dokumente
Projektinformationen
Termine
Meilensteine
Zuständigkeiten (fachlich/technisch)

Die einzelnen Prozessschritte sind klar voneinander abgegrenzt, folgen zeitnah aufeinander und werden gleichzeitig nachvollziehbar dokumentiert.

Meilenstein-Management

Die Verwaltung sämtlicher Meilensteine als Zusatzinformation zu dem Projekt bzw. den einzelnen Projekten ist ein wichtiges Feature. Sämtliche Meilensteine werden vorgehalten und die Projektmitarbeiter bestimmen, welche Meilensteine für Ihre persönliche Arbeit wichtig sind.

Nehmen wir zum Beispiel an, dass diverse Meilensteine für die Erstellung einer Mehrschicht-Anwendung vorliegen. Diese wurden zuvor von der zuständigen Projektleitung in die AM-Zentrale eingegeben. Sie interessieren sich naturgemäß jedoch nur für die Meilensteine, die Ihnen eine Überprüfung gegen die zugrundeliegenden Anforderungen ermöglichen. Das wären zum Beispiel „Fertigstellung der Benutzeroberfläche“, „Erster End-To-End-Durchstich“ und „Abnahme für Gesamtintegrationstest“.

Sie wählen per Mausklick genau diese Meilensteine, wählen noch die Art und Weise, wie Sie an das Eintreffen erinnert werden möchten, und können sich ab jetzt darauf verlassen, dass Sie diesen Termin mit Sicherheit nicht verpassen werden.

..und wenn Sie einmal verhindert sein sollten, dann gibt es die…

Vertretungsregelungen

Mit Hilfe der Vertretungsregelungen wird auf effiziente Art und Weise geregelt, wer die entsprechende Rolle übernimmt, wenn der für ein Projekt, eine Anforderungsspezifikation oder eine Meilenstein-Überprüfung zuständige Anforderungsmanager verhindert ist.

So gehören Situationen, in denen Termine, die in irgendwelchen Dokumenten oder den Terminkalendern von Einzelpersonen wohlverborgen schlummern und versehentlich nicht übergeben worden sind, der Vergangenheit an.

In der Praxis wird für jedes Projekt und jeden Anforderungsmanager eine Vertretung hinterlegt. Wenn dann ein Termin eintritt, bei dem das Anforderungsmanagement zuvor definiert hat, dass eine Aktion zu ergreifen ist (sei es Anwesenheit in einer Sitzung, Einforderung einer Rückmeldung oder Fertigstellung eines Dokumentes), wird zunächst der direkt Zuständige informiert. Wird auf diese Information innerhalb eines von Ihnen definierten Zeitraumes nicht reagiert, wendet die AM-Zentrale sich an den Vertreter und unterrichtet ihn über die bevorstehende Aktion, die geplant wurde.

Die Benachrichtigungsparameter definieren Sie als Nutzer der AM-Zentrale selbst - sie können das System also völlig auf die Bedürfnisse Ihrer Organisation einstellen.

Auswertungen

Verschiedenste Berichtsformen geben Ihnen die Möglichkeit, Prozesslücken aufzudecken, Budgetengpässe vorauszusehen und zu vermeiden und über Anforderungs- und Projektgrenzen hinweg Auszuwerten.

Beliebig erweiterbar – ganz nach Ihren Vorstellungen.

Eine besonders mächtige Funktion ist beispielsweise die Auswertung der Meilensteinverschiebungen innerhalb eines Projektes. Woran kann man besser die Qualität von Anforderungen erkennen als an der resultierenden Planungssicherheit von Projekten?

Des weitern steht ständig eine Übersicht über die aktuell zu bearbeitenden Anforderungen und die nächsten Termine zur Verfügung. Je nach Rolle über die Gesamtheit der laufenden Prozesse, oder eben nur über alle Themen, die den jeweiligen Mitarbeiter betreffen.

Wie funktioniert das denn?

Sehr gut – denn wir greifen auf bewährte und zukunftsweisende Basisarchitektur zurück: Microsoft Sharepoint. Inzwischen ein deFacto-Standard für Kollaborationslösungen im Unternehmensumfeld.

Die gesamte AM-Zentrale ist webbasiert: Jeder Projektbeteiligte kann von überall auf die AM-Zentrale zugreifen um seine Daten zu erfassen, zu pflegen oder auch um Auswertungen abfragen zu können.

Auf der anderen Seite ist die AM-Zentrale dadurch komplett mit Microsoft Office integriert: Die Projektmitarbeiter können sich weiter in der ihnen bereits vertrauten Umgebung bewegen, bekannte Formulare verwenden und ganz nebenbei die vielen Vorteile der AM-Zentrale und des MS-Sharepoint-Servers nutzen.

Sie möchten weiterführende Informationen zu diesem Thema? Bitte kontaktieren Sie uns:

novaCapta GmbH
Im Zollhafen 18
D-50678 Köln

info@novaCapta.de
Telefon: +49 221 589 19 343
Fax: +49 221 589 19 345